Se denomina back office al conjunto de tareas, actividades, puestos y procedimientos encaminados a dar apoyo y soporte a la empresa en la gestión de la misma.

Este término anglosajón se refiere a todas aquellas tareas que están “detrás” del negocio, sin contacto directo con el cliente pero que suponen la gestión y movimiento real en una organización, y se contrapone al término front office, que define aquellas tareas y actividades en contacto directo con los clientes, siendo así la cara visible de una organización frente a otra.

En el back office, los servicios son gestionados desde dentro de la misma empresa, aunque supone indirectamente una labor intraorganizativa entre departamentos reportada desde el exterior a partir de la información dada por los departamentos de front office.

En general, en las empresas grandes las funciones suelen estar separadas por departamentos, dando apoyo y servicio al objeto general de la organización. Así, los departamentos que podrían considerarse back office son fundamentalmente el equipo de técnicos de IT (informática), recursos humanos, contabilidad y finanzas y la comunicación de la empresa. Estos departamentos no están en contacto directo con el cliente, sino que suplen las funciones internas de gestión y lograr los objetivos. Es por ello, que todas estas unidades organizativas dan apoyo a la administración de ventas que es la encargada de vender y negociar con los clientes, en el caso de empresas comerciales, y cuyo front office sería precisamente la administración de ventas.  

El back office en informática

Dentro del departamento de informática, el back office también se refiere a aquellas tareas que se reflejan, guardan y dan apoyo desde un segundo plano, como por ejemplo el call center de resolución de incidencias, los servidores que guardan y transmiten la información, además de realizar copias de seguridad, y en general, todas aquellas tareas que dan soporte.

También, podrían considerarse back office elementos que sirvan para desempeñar las actividades anteriormente mencionadas como dispositivos móviles, ordenadores, teléfonos móviles y el resto de equipamiento informático y de comunicación.