El cuadro de cuentas es un listado donde aparecen los elementos necesarios para la contabilidad de las operaciones llevadas a cabo por una compañía. Dentro de estos elementos se incluyen tanto a los activos, los pasivos y el patrimonio neto como a los gastos e ingresos en los que incurre la compañía.

Este listado permite una importante simplificación en la llevanza de la contabilidad. Por ejemplo, en una operación que afecte al capital social es suficiente con indicar su numeración establecida en el cuadro de cuentas, que en este caso sería el 100.

El cuadro de cuentas es una de las cinco partes en las que se divide el Plan General de Contabilidad Español. Las otras son el marco conceptual, las normas de registro y valoración, las cuentas anuales y las definiciones y relaciones contables.

Estructura del cuadro de cuentas

En el cuadro de cuentas encontramos una división de los elementos a distintos niveles, de más genérico a más concreto, de la siguiente forma:

  • El grupo: se refiere al nivel más general y está numerado con un dígito. El cuadro de cuentas se divide en nueve grupos: financiación básica; activo no corriente; existencias; acreedores y deudores por operaciones varias; cuentas financieras; compras y gastos; ventas e ingresos; gastos imputados al patrimonio neto; ingresos imputados al patrimonio neto. Por ejemplo, la financiación básica se corresponde al grupo 1.
  • El subgrupo: está codificado con dos dígitos y se refiere a un ámbito menos genérico que el grupo. Ejemplos de subgrupos son el 21, referido al inmovilizado material o el 44, deudores varios.
  • La cuenta: está codificada con tres dígitos y es la subdivisión más usada en la contabilidad. La ventaja de usar cuentas es que son suficientemente concretas y, al mismo tiempo, menos complejas que el siguiente nivel, la subcuenta. Ejemplos de cuentas son la 430, que es la cuenta de clientes o la 640, referente a los sueldos y salarios.
  • La subcuenta: está codificada con cuatro dígitos y es, con alguna excepción, el nivel más específico que ofrece el cuadro de cuentas. Un ejemplo de subcuenta es la 4700 referida a la Hacienda Pública, deudora por IVA.

Utilidad y obligatoriedad del cuadro de cuentas

El uso del cuadro de cuentas no es obligatorio para las empresas. Muchas de ellas tienen un cuadro de cuentas propio, ya que el ofrecido por el Plan General de Contabilidad puede no resultar suficientemente específico. Otras eligen cuadros de cuentas alternativos por motivos de comodidad o de confidencialidad.

Sin embargo, para empresas más pequeñas el cuadro de cuentas resulta una guía muy útil para llevar a cabo su contabilidad.  Además existe un cuadro de cuentas de PYMES, mucho más simplificado que el general, dirigido para las pequeñas y medianas empresas.