Una factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado. Es decir, es la traducción en forma de documento de una transacción mercantil realizada entre un vendedor y un comprador.

La factura representa el justificante de cualquier operación comercial. Sin una factura, la operación no es válida a efectos formales: por tanto, aunque la operación se haya realizado de forma efectiva, no cumple con los requisitos formales. Esto tiene una serie de consecuencias que analizaremos en apartados posteriores.

Características de la factura: ¿qué conceptos debe incluir?

A pesar de que no existe un modelo estándar, todas ellas deben incluir una serie de contenidos mínimos:

  • Lugar y fecha de emisión: en todas las facturas debe indicarse el lugar y la fecha en la que se emite. Habitualmente, se indica en el encabezamiento.
  • Numeración de factura: junto al lugar y la fecha, se ha de indicar la numeración de la factura. Esta numeración es cronológica en función de la facturación del emisor.
  • Identificación de comprador y vendedor: debe identificarse al comprador y el vendedor. Habitualmente el emisor de la factura (es decir, el que la realiza) es el vendedor, aunque en ciertas ocasiones es el comprador (en los casos de auto-factura).
  • Descripción de la operación: en el cuerpo de la factura, se realiza una breve descripción de la operación u operaciones que forman parte de la factura. Esta descripción suele constar de las unidades físicas que se venden de un producto o de las fechas en las que se prestan los servicios. Por ejemplo: venta de 4.000 tornillos o prestación de un curso de formación realizado durante los días 3 y 4 de febrero.
  • Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos): junto a la descripción de la operación, se debe indicar la base imponible de cada una de las operaciones. La base imponible constituye, como norma general, la contraprestación sin incluir los impuestos indirectos, es decir, el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Esta cantidad supone el ingreso para el vendedor.
  • Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
  • Contraprestación total: la contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la gravan. Esta es la cantidad que el comprador debe pagar al vendedor.
  • Forma de pago: aunque no sea un requisito indispensable, habitualmente se indica la forma de pago (al contado, por transferencia bancaria, etc), así como las fechas de vencimiento si el pago es a plazos.

Además es necesario destacar que, a raíz de la revolución tecnológica, la factura electrónica tiene la misma validez que la factura física. Es decir, la factura remitida por medios telemáticos es igual de válida que la factura “en papel” remitida por correo ordinario.

¿Por qué es necesario estar en posesión de la factura?

Como ya se ha comentado anteriormente, la factura es el medio justificativo de cualquier operación. Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o contabiliza como ingreso una operación tiene que poseer las facturas, ya que es el único justificante válido ante una posible inspección de la Agencia Tributaria.