¿Cómo crear un evento en 9 pasos?

¿Has decidido organizar un evento y no sabes cómo empezar? En este artículo vas a encontrar los pasos a seguir para que puedas llevar a cabo este acto de acuerdo a los objetivos que te has propuesto.

Los eventos son parte de la estrategia de comunicación de una empresa. Lo importante es saber el objetivo que se quiere conseguir y en base a ello elaborar la planificación y acciones a desarrollar para organizar un evento.

Son muy útiles para potenciar la marca de una empresa, para acercarse al cliente de manera más directa y para aumentar las posibilidades de venta.

Acciones para crear un evento con éxito

Para llevar a cabo la elaboración de un evento es esencial tener en cuenta esta serie de pasos:

Objetivos

¿Qué queremos conseguir con este evento? ¿Queremos dar a conocer la empresa? ¿Inaugurar una nueva oficina? ¿Vender nuestros productos a los clientes potenciales?

Lo primero es concretar esto para desarrollar el resto de pasos a posteriori.

Público objetivo

Si tenemos claros los objetivos, esto nos ayudará a saber el público que queremos incluir en ese evento y los motivos de ello.

¿Son clientes potenciales? ¿Son clientes de siempre con el objetivo de fidelizarlos? ¿Queremos hacer algo a nivel interno sólo con los empleados?

Es necesario también saber si habrán personalidades y cargos destacados para establecer un protocolo determinado. Hay que tener en cuenta que si es un evento más informal la gente llegará al acto y se irá acomodando a su aire.

Si se trata de un evento más formal será necesario establecer un protocolo de bienvenida, de saludo, de despedida, de brindis en el caso en el que lo hubiese.

Todo esto viene determinado por el público al que vamos a invitar y los objetivos iniciales a conseguir.

Por supuesto, habrá que elaborar las invitaciones y que los asistentes confirmen su presencia o no a dicho acto. Si es algo formal se deberán diseñar y enviar, si es algo más informal como un evento de empresa a nivel interno, se puede realizar a través del correo empresarial o de una nota en la oficina indicando el lugar, fecha y hora.

Elección del lugar

Esta es otra de las cuestiones que debes tener en cuenta en esta fase de preparación. Lo importante es buscar un lugar acondicionado a las necesidades que requiera el evento y si es posible que transmita la esencia que se quiere poner de manifiesto.

Además, hay que tener en cuenta las características del espacio del lugar. Si tiene aparcamiento, los accesos de los invitados, las dimensiones, el aforo. Todo esto son aspectos a tener en cuenta a la hora de elegir el lugar ideal para celebrarlo.

Seleccionar una fecha

Tenemos que pensar en escoger una fecha que sea adecuada y favorable para la celebración. Lo ideal es saber los objetivos iniciales, y en base a ello decidir si es más factible que se realice entre semana o los fines de semana.

Los lunes son días poco apropiados por la vuelta al trabajo tras el fin de semana, por los temas iniciales de la semana. Lo ideal es contar con días como el miércoles o jueves, y disponer del fin de semana si es un evento más destinado al ocio, por ejemplo.

Presupuesto

Obviamente este tema es fundamental. Hay que contar con el dinero que se va a utilizar para llevar a cabo esta propuesta.

Se debe hacer un registro de lo que vamos a necesitar y los costes.

Tener en cuenta el alquiler del lugar donde se realice, la elaboracion de las invitaciones y si han de imprimirse, el dinero destinado a la publicidad del evento, los gastos de comida si los hubiese, el importe que requiera el aparcamiento si se pone a disposición de los invitados.

Un largo etcétera de acciones que suponen un coste para la empresa y que deben estar incluidas en el presupuesto correspondiente.

Patrocinadores

Esta es una de las opciones que tal vez puedas incluir para ahorrar gastos o para colaborar en un intercambio de servicios. Imagina que cuentas con un restaurante que se encarga de crear la comida para el evento a cambio de aparecer en la publicidad que vas a crear para él.

Puedes establecer intercambios de servicios con los patrocinadores o bien ofrecerles su presencia en la publicidad que generes.

Promoción del evento

Una parte del presupuesto siempre ha de ir destinada a este aspecto. Si es un evento entre compañeros de oficina, más informal no es necesario salvo comunicarlo con una nota en la empresa, un correo interno o en el grupo de whatsapp si lo hubiese.

En cambio, si lo que se pretende es desarrollar un acto a gran escala se necesitan otra serie de técnicas para llevarlo a cabo:

• Publicidad en las redes sociales.
• Creación de una newsletter para los clientes de la empresa invitándoles al evento.
• Entrevistas y envío de notas de prensa a medios de comunicación.
• Colaboración con influencers para que lo pongan de manifiesto en su comunidad.

Estas son algunas técnicas que se pueden emplear para promocionar el evento y que llegue esa invitación al público potencial que necesitas y que tienes como objetivo prioritario.

Briefing

Para aclarar las ideas, tener ordenadas la ejecución de acciones y los pasos a seguir lo más recomendable será que crees un documento donde tengas todo registrado con detalle para que la ejecución sea más eficaz.

Inclúyelo en el briefing que es una herramienta que te ayudará a gestionar mucho mejor tu evento y que la elaborarás al inicio.

Detalles para los invitados

Si lo que quieres es vender productos, tal vez una pequeña muestra del producto para los invitados te ayudará a conseguir más ventas. Lo ideal es hacer la entrega al final del acto. También puedes obsequiarles con algo de merchandising de la empresa para que tengan tu contacto a mano y te tengan en cuenta de forma más inmediata.

Estos son los pasos a seguir que te ayudarán a crear un evento acorde con tus objetivos y de manera eficaz. La organización y la planificación son esenciales y establecer esta serie de acciones te permitirán tener mayor claridad de ideas y una ejecución mucho más productiva.