¿Cómo obtener un certificado electrónico en España?

Vamos a hacer la declaración de la renta, solicitar el informe de vida laboral, una subvención o firmar un contrato pero nos piden el certificado electrónico y no lo tengo. ¿Qué tengo que hacer para conseguirlo? ¿Por qué cada vez lo necesito para realizar más trámites?

El certificado electrónico son las credenciales que permiten identificar a una persona física, jurídica o Administración Pública en medios digitales. Este certificado va identificado con un número de serie único y permite realizar procesos con firma electrónica ante instituciones públicas y privadas de manera telemática.

En esta guía os enseñamos a paso a paso cómo obtener tu certificado electrónico, instalarlo en tu ordenador y poder gestionar un montón de cosas rápidamente y sin moverte de tu casa.

Tipos de certificado electrónico

Estos son los tipos de certificado que existen y para quién son útiles.

Certificado electrónico de persona física

Para cualquier persona mayor de edad con NIF o NIE válido. Sólo lo pueden obtener en nombre propio, no bajo un representante.

Certificado electrónico de representante de persona jurídica

Se expide a las personas físicas como representante de una persona jurídica.

Certificado electrónico de representante de entidad sin personalidad jurídica

Se expide a personas físicas como representante de estas entidades ante el ámbito tributario. Este tipo de entidades son los ayuntamientos o comunidades de bienes, por ejemplo.

Certificado electrónico de representante para administrador único o solidario

Se expide a la persona física que consta como administrador de una persona jurídica inscrita en el registro mercantil.

¿Cómo obtener el certificado electrónico?

Los certificados electrónicos son expedidos por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Estudiamos los casos de obtención de certificado de persona física y representante, ya que en el caso de la Administración Pública corresponde únicamente a estas realizar su solicitud.

Para obtener el certificado de persona física

Antes de obtener cualquier otro certificado de representante, debemos tener el de persona física que es el elemental.

Dentro de la web de la FNMT, debemos solicitar el certificado electrónico y nos llegará a nuestro email un código.

Con este código, acudiremos presencialmente a una de las oficinas de registro habilitadas para ello. La FNMT, que es la que expide el certificado, delega en otros organismos el registro de los datos. Las oficinas de registro pueden ser de organismos como la Agencia Tributaria, Seguridad Social, Ayuntamientos etc. En este enlace podemos acceder al localizador de oficinas donde podemos acudir. Si estamos en el extranjero, podemos acudir a una de las oficinas consulares para su obtención.

En las oficinas debemos presentar nuestro DNI o NIE con foto, o bien, el pasaporte junto al certificado de registro como ciudadano español. Con esto nos enviarán al email el certificado software, es decir, nuestro certificado electrónico. No tiene ningún soporte físico.

Desde el mismo ordenador y con el mismo navegador que hemos realizado la solicitud de certificado, debemos descargarlo e instalarlo. Una vez instalado en el ordenador, debemos exportarlo a un USB para tenerlo como copia de seguridad y desde ahí, también podremos exportarlo a otros ordenadores.

En este vídeo explicativo nos indican las instrucciones para la descarga y configuración del certificado:

Para obtener el certificado de representante de persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica

También debe realizar la solicitud online en la web de la FNMT y acudir presencialmente a las oficinas de registro.

En este caso, para acreditar la identidad de persona jurídica u otra entidad, deberá presentar su NIF y el documento donde acredite que es el administrador.

Si el administrador no puede acudir presencialmente a obtener su certificado de representante, deberá autorizar a otra persona para que lo recoja. Esta autorización deberá realizarse en escritura ante notario, con la firma del notario, el apoderado y el representante ya que no vale cualquier otro método de cotejo de firmas. Este es un caso muy común entre los asesores fiscales que necesitan recoger el certificado de representante de persona jurídica de sus clientes.

Si el apoderado se encuentra en el extranjero y quiere habilitar a su asesor fiscal a recoger el certificado en España, deberá enviar a España una traducción jurada con apostilla de la Haya de las escrituras de la empresa y del apoderamiento firmado ante notario. Con estos documentos, el asesor fiscal puede tramitar el certificado electrónico en España.

Para obtener el certificado electrónico de representante para administrador único o solidario

Esta es la única modalidad donde podrá gestionarse todo el proceso online. Desde la web de la FNMT, en el apartado de CERES, debe realizar la solicitud y acreditarse como administrador. Sólo es necesario tener el certificado electrónico de la persona física o el DNI electrónico que conste como administrador único o solidario en el registro mercantil. Si la identificación corresponde, se enviará por email el certificado de representante.

Podrán realizarlo las sociedades anónimas y limitadas, es decir, los NIF que comiencen por A o B.

Precios del certificado electrónico

Los precios varían dependiendo del tipo de certificado que queramos solicitar:

• El de persona física: Gratis
• El de representante de persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica: 14€
• El de representante de administrador único o solidario: 24€

Vida útil del certificado electrónico

La vida útil de un certificado no puede ser superior a 5 años sin acreditarse presencialmente. Es decir, la primera renovación podrá solicitarse por internet usando el mismo certificado electrónico que se quiere renovar 60 días antes de su fecha de caducidad. La siguiente renovación deberá ser presencial. Expirado el periodo de validez, caduca y deja de estar operativo.

• Certificado de persona física: Validez de 4 años
• Certificado de representante de persona jurídica: 2 años

Se puede revocar o eliminar un certificado ante un caso de pérdida o sospecha de que ha podido ser copiado o jaqueado. Para eso debe quitarse el certificado del navegador y solicitar uno nuevo.

¿Dónde puede utilizarse el certificado electrónico?

El certificado se puede utilizar en organismos públicos y algunos privados, por ejemplo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o la Seguridad Social. En este enlace está el listado completo.

¿Para qué podemos utilizar el certificado electrónico?

Cada vez son más los trámites que podemos realizar con el certificado electrónico, acreditando nuestra identidad online. Algunos de los más útiles son estos, seguro que necesitas alguno de ellos:

• Consultar los datos fiscales.
• Presentar declaraciones tributarias, censales o Intrastat.
• Consulta de multas de circulación.
• Consulta de colegios electorales.
• Firmar documentos y formularios oficiales electrónicamente.
• Pago de impuestos.
• Solicitud de aplazamiento, devolución de ingresos indebidos o rectificación de autoliquidaciones.
• Interposición de recursos de reposición.
• Registros telemáticos.
• Consultar declaraciones presentadas, estados de tramitación de alguna solicitud o deudas pendientes de pago.
• Suscripción al servicio de alertas de la AEAT por SMS.

Ventajas del certificado electrónico

• Agilizar y abaratar gestiones con la Administración Pública.
• Simplificación y automatización de las gestiones con la Administración Pública.
• Reducción de errores al eliminar procedimientos manuales.
• Cumplir con las obligaciones legales desde tu ordenador, sin necesidad de citas previas y tediosos trámites administrativos.

¿Aún no tienes tu certificado electrónico? Te animamos a que lo trámites cuanto antes porque va a facilitarte la vida a la hora de realizar cualquier trámite o gestión con instituciones públicas sin necesidad de presencia física.