Albarán

¿Qué es un albarán?

Un albarán es un documento mercantil que sirve como justificante de la entrega de una determinada mercancía o de la prestación de un servicio.

Albarán: Explicación sencilla

En el ámbito mercantil, una compraventa suele pasar por varios documentos que reflejan cada fase de la operación. Primero está el pedido, cuando el comprador comunica qué mercancía o servicio necesita. Después llega la aceptación, que valida ese pedido y pone en marcha su gestión.

El albarán aparece en el momento de la entrega. En él se detallan de forma exacta las cantidades y los productos que realmente llegan al comprador. Más adelante, con ese albarán como base, se emite la factura, que ya sí recoge el derecho de cobro para el vendedor y la obligación de pago para el comprador.

Por eso el albarán no es un documento contable, sino una herramienta de control del flujo de mercancía.

De cada entrega se suelen emitir tres copias: una para el vendedor, firmada como prueba de la entrega; otra para el comprador, con la que puede comprobar que lo recibido coincide con lo pedido; y una tercera para el transportista, que le sirve para acreditar que ha entregado lo mismo que le fue confiado.

La doble funcionalidad del albarán

• Para el vendedor: al recibir el albarán firmado, deja constancia por escrito de que la mercancía o el servicio ha llegado al comprador. Con ese documento público puede emitir después la factura correspondiente.
• Para el comprador: el albarán acredita la recepción de la mercancía y le permite controlar los flujos de entrada de productos o servicios, comprobando que coincide con lo solicitado.

Requisitos del albarán

• Debe estar asociado a un número o una orden de pedido.
• Tiene que incluir datos básicos como el lugar y la fecha de emisión, la dirección del vendedor y del comprador, y los datos fiscales de ambos.
• Debe figurar el lugar y la fecha de entrega de la mercancía.
• Debe indicar la vía por la que se realiza la entrega, es decir, el tipo de transporte o flete utilizado.
• Necesita la firma de la persona que recibe la mercancía o el servicio.