Un albarán es un documento de carácter mercantil que sirve como acreditación justificante de la entrega de una determinada mercancía o prestación de servicios.
Como normal general, en el ámbito mercantil existen diversos tipos de documentos que reflejan el estado de una transacción, dependiendo del desarrollo de ésta, como por ejemplo, una hora de pedido, cuando se realiza la comunicación o necesidad de una mercancía o prestación de servicios; la aceptación del mismo cuando se valida éste y se pone a gestionar el mismo, el albarán que figura como documento mercantil en el que se detalla y acredita la entrega de una mercancía de forma detallada, con las cantidades exactas; y finalmente la factura, que es un documento que recoge un derecho de cobro para el emisor y una obligación de pago para el receptor.
Generalmente, se suelen emitir tres copias, una para el vendedor, que deberá estar firmada, otra para el comprador, con la que se asegura la llegada y pueden realizar comprobaciones entre lo pedido y lo recepcionado y otra para el transportista que asegure la mercancía que ha entregado con respecto a la que le fue entregada. Por eso se trata de una medida de control del flujo de mercancía, y no un documento contable como la factura.
La doble funcionalidad del albarán
- El emisor o vendedor al recibir el albarán firmado da constancia de que la mercancía o servicios ha sido llevada hasta el comprador, costando así en documento público la entrega de la misma a partir de la cual podrá efectuar la factura que recoja el derecho al pago de su transacción.
- El receptor o comprador, fundamenta la recepción de la mercancía y puede gestionar la entrega de determinada mercancía a la hora de controlar los flujos de mercancía o servicios.
Requisitos del albarán
- Tiene que estar asociada a una orden o número de pedido.
- Deben figurar datos básicos como el lugar y fecha de emisión, dirección del vendedor, dirección del comprador y datos fiscales.
- Lugar y fecha de entrega de la mercancía.
- Vía por la que se va a realizar la entrega (tipo de transporte, flete,…).
- Persona que recepciona la mercancía o servicios y firma de la misma.
