Un memorándum es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa sobre un determinado tema de forma directa y concisa. Esto, en el marco, por ejemplo, de una organización empresarial.
Es decir, un memorándum permite informar a los miembros de un departamento, o de toda la organización, sobre un asunto específico, por ejemplo, un evento que va a efectuarse en los próximos días o una decisión de la gerencia. Se trata de un instrumento de comunicación organizacional interna.
Debemos tener en cuenta que un memorándum es un documento formal, por lo que el lenguaje utilizado en su redacción también debe ser formal.
La palabra memorándum proviene del verbo latín memorare, que significa recordar.
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Otra característica de este tipo de documento es que suele estar numerado. Así, recibe un determinado código.
El memorándum, además, suele ser un tipo de comunicación unidireccional. Es decir, se informa sobre un hecho, pero no se espera una respuesta, como sí sucede con una carta, por ejemplo.
Vale mencionar, también, que hablamos de un tipo de documento usado en el campo diplomático, donde se comunica algún hecho de alta importancia. Asimismo, se llama memorándum a aquel cuaderno donde una persona apunta lo que considere que debe recordar en un futuro no lejano.
Elementos y partes de un memorándum
Los elementos de un memorándum son los siguientes:
- Lugar y fecha de la emisión.
- Nombre (y puesto de trabajo, de ser el caso) del destinatario o del departamento o área al que se dirige la comunicación.
- Asunto o tema.
- Cuerpo del texto.
- Datos del remitente.
Cabe resaltar que en el encabezado se recomienda colocar la palabra memorándum para que el (o los) destinatario(s) sepan qué tipo de documento han recibido.
Ejemplo de memorándum
México, D. F. 14 de diciembre del 2020
Memorándum N° 5961
Para: Redactores de la sección de Economía.
Asunto: Curso de capacitación.
Por medio de la presente se convoca a todos los redactores de la sección de Economía a la capacitación sobre nuevas herramientas de marketing digital y SEO que se llevará a cabo el próximo 16 de diciembre en la Sala de Juntas entre las 03:00 y 04:00 pm.
La asistencia es obligatoria. Si el redactor tiene alguna entrevista o conferencia agendada, coordinar con el editor de la sección para programar su capacitación en una siguiente fecha.
Atentamente,
Eduardo Camacho.
Gerente de Recursos Humanos.
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