Por tanto, hablamos de ventanilla única cuando la Administración Pública aglutina en un mismo organismo distintos trámites que la ciudadanía debe realizar con determinados fines. Las ventanillas únicas, aunque pueden parecer un auténtico caos por la cantidad de trámites que reciben, nacen con un objetivo completamente opuesto, simplificar cada proceso.

En este sentido, se crean con el fin de agilizar los pagos y los procedimientos oficiales en la consecución de permisos, acreditaciones, recursos o servicios. De esta forma, evitando que las personas o las empresas sufran las consecuencias negativas derivadas de la propia estructura que presentan las diferentes administraciones. En esta línea, consecuencias por la propia situación geográfica de los propios organismos.

A través de una ventanilla única, la Administración decide concentrar una serie de trámites, que se realizarán todos desde la misma. Por tanto, en función de las agrupaciones que configure la Administración Pública, una ventanilla única servirá para realizar una serie de trámites, mientras que otras servirán para realizar otros.

Dependiendo de la legislación, en cada ventanilla única podrán realizarse determinados trámites.

Un ejemplo de ventanilla única, para hacernos a la idea, podemos encontrarlo en la «ventanilla para empresas» que la Unión Europea puso en marcha. Una ventanilla en la que pretendían aglutinarse todos los trámites requeridos para poner en marcha una empresa, facilitando de esta forma el trabajo a emprendedores que quisieran llevar a cabo una determinada iniciativa empresarial.

Gracias a esta ventanilla única, el emprendedor únicamente se pone en contacto con esta institución, que es quién le ayuda, y a quien tiene que entregar todos los documentos requeridos, para poner en marcha la sociedad, y poder comenzar a operar.

No obstante, el concepto de ventanilla única, en la Directiva de Servicios por ejemplo, no se refiere sólo a facilitar a través de un único punto de contacto toda la información relativa al acceso y ejercicio de una actividad de servicios, por ejemplo.

Va mucho más allá. Pues exigen a las Administraciones Públicas que garanticen que los prestadores puedan llevar a cabo todos los trámites necesarios para el acceso y ejercicio de sus actividades de servicios a través de dicho punto único. 

Estos trámites abarcan, por ejemplo, las solicitudes de autorización o las solicitudes de inscripción en registros.

Ante el avance de la digitalización, muchos Gobiernos han podido poner en marcha la digitalización de sus instituciones, desarrollando ventanillas y portales en internet que permiten a la Administración Pública ofrecer y prestar sus servicios mediante la red, sin que el ciudadano deba personarse en las oficinas de la Administración.

Gracias a estas ventanillas, podemos encontrar toda la información, impresos, así como numerosos trámites que, de no existir estas, deberíamos realizar en la oficina de la Administración. En otras palabras, hablamos de oficinas virtuales que, como las tradicionales, facilitan aún más la tarea al ciudadano. Pues no solo se aglutina en una misma ventanilla, sino que en este caso no hay ni que acudir a la ventanilla, dado que la encontramos en internet.

Esto supuso un gran avance, y los organismos recomiendan esta digitalización. Pues no solo promueve la eficiencia y la eficacia en las tareas burocráticas, sino que también promueve la transparencia y la lucha contra la informalidad económica.