Aspectos básicos de una nómina y cómo hacerla de forma fácil

Mucha gente piensa que hacer una nómina básica es dar a un botón y se calcula automáticamente lo que cobra cada empleado. Siento decirte que no, tener en tu empresa un software de nóminas sencillo, intuitivo y completo es esencial para hacer una nómina correctamente, pero su elaboración es algo más compleja.

Hoy en día la mayor parte de las empresas gestionan sus nóminas con un programa y no se hacen cálculos manuales. Aquí puedes aprender cómo hacer una nómina paso a paso, pero para poder aplicar esa teoría, debes saber manejar un software de gestión de nóminas o tus conocimientos se quedarán estancados.

Sin entrar en tecnicismos, te vamos a mostrar los puntos clave que tener en cuenta en un programa de nóminas y cómo te puede ayudar a ahorrar tiempo en el proceso de elaboración.

¿Qué datos se incluyen en la nómina?

Lo primero que debemos informar en un programa de nóminas son los datos fiscales de una empresa y el convenio al que se ha adscrito. Luego, daremos de alta a cada empleado en la empresa adjuntando sus datos personales y categoría profesional.

Con esta información, ya podemos comenzar a calcular cada periodo de liquidación, que generalmente se corresponde con el mes natural.

En segundo lugar, pasamos a detallar los conceptos salariales. Básicamente, distinguimos dos grandes categorías de conceptos:

• Recurrentes: Se informan una vez en el programa y todos los meses aparecen automáticamente en la nómina.
• Variables: Esos conceptos que son diferentes cada mes y que debemos informar con precisión cada vez que debamos pagarlos.

Una óptima configuración inicial de los conceptos que se incluirán en nómina será esencial. Esto ayudará a su correcta elaboración el resto del tiempo y a ahorrar tiempo en revisiones posteriores. 

Una vez hemos incluido los conceptos mensuales, calculamos la nómina automáticamente con el software y nos fijamos en los 3 grandes bloques de resultados:

• Devengos: La suma de las retribuciones salariales.
• Deducciones: Las cantidades que se restan de las retribuciones.
• Líquido a percibir: El dinero que se ingresará en la cuenta bancaria del trabajador y se corresponde con el total devengado menos el total de las deducciones.  

¿Qué impuestos pagamos en nuestra nómina?

Seguridad Social

A la Seguridad Social le paga, por una parte, la empresa directamente. Por otra parte, se deduce parte del salario bruto del trabajador.

La aportación del trabajador es entre un 6,35% y un 6,4% de la base de cotización. Esto se incluye como deducciones salariales. 

La aportación de la empresa es un 31,5% de la base de cotización. No impacta en el salario del empleado, ya que ni suma ni descuenta, son conceptos meramente informativos del coste que supone un trabajador para la empresa.

El programa de nóminas calcula automáticamente cuánto es la base de cotización y la cuota que debemos pagar, en función de los conceptos salariales que hemos informado cada mes. Así como, preparará los ficheros para informar estos datos a la Seguridad Social.

Estas funciones son de gran utilidad para los empresarios que no quieren hacer cálculos manuales o presentaciones de impuestos presenciales en las oficinas, como se hacía antiguamente.

IRPF

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas está obligado a pagarlo cualquier trabajador.

Hacienda propone unas reglas que nos dicen lo que debemos pagar según el salario que recibimos en términos anuales y nuestra situación personal.

La empresa tiene la obligación de retener parte del salario en concepto de IRPF para ir ingresando ese dinero en la cuenta de Hacienda mes a mes.

La estimación sobre qué porcentaje de IRPF aplicar cada mes a cada empleado está automatizado en los software de gestión de nóminas. Por lo tanto, no es necesario que sepamos manejar el algoritmo de Hacienda, aunque sí revisar que los tipos propuestos son coherentes.

Esperamos que este resumen te haya ayudado a entender la estructura de una nómina, qué puntos son fundamentales informar y qué resultados son importantes de comprobar cada mes.