Las centralitas virtuales se han convertido en herramientas esenciales en la gestión de cualquier negocio o empresa, un sistema tecnológico capaz de ahorrar tiempo, trabajo y dinero a cualquier tipo de proyecto empresarial.
Una centralita virtual no es otra cosa que un sistema de voz que actúa sobre el Protocolo de Internet (VoIP), por lo que permite llevar a cabo conversaciones con voz usando internet.
Este software digital ubicado en servidores en la nube, y que se gestiona desde sencillos interfaces web, no necesita de ningún equipo específico, por lo que carece de este tipo de costes por instalación que suelen ser caros y complejos.
Por este principal motivo, la creación de centros de llamadas en cualquier rincón del mundo sin requerir una conexión física está considerada como una inversión sin riesgos para un negocio.
Requisitos para contratar una centralita virtual que garantice rentabilidad
El mercado ofrece distintas opciones para que cualquier compañía pueda disfrutar de las ventajas de poseer este tipo de tecnología de comunicación online. Sin embargo, hay que considerar algunos elementos para que sea una apuesta segura, sin riesgos para el negocio donde se vaya a instalar.
Personalizable y rápido
En primer lugar, debe ser personalizable, es decir, no deberá parecer un proceso estandarizado en sus mensajes de bienvenida. Los textos que se reproduzcan deberán crearse a partir de voces predefinidas, pero exclusivas, con el sello diferenciador de la personalidad empresarial que la emita. Además, tanto la instalación como la propia configuración deberán ser rápidas e intuitivas, que lleven como máximo de 3 a 5 minutos.
Información
La conexión debe permitir el más completo acceso a las estadísticas de las llamadas, perfectamente detalladas de cada entrada, ya sea el tiempo de duración (de la conversación o de la espera), el número de teléfono del que llama, el agente que respondió o el servicio de seguimiento, entre otros.
Llamadas ilimitadas
No solo basta con gestionar las llamadas desde cualquier lugar, solo con acceder al PC, a la tablet, laptop o smartphone, para que la inversión en este tipo de tecnología sea positiva deberá garantizar llamadas ilimitadas a una mayoría de países, especialmente a aquellos en los que se tengan negocios y colaboraciones.
Funcionalidades de última generación
La innovación deberá ser parte inherente de la centralita virtual que se elija, de nada sirve que esté anticuada o que por motivos de falta de actualización quede obsoleta en poco tiempo.
Además de poseer características como la distribución automática de llamadas, las colas VIP de espera, la opción de marcar un número para ser redireccionado (1 para un departamento, 2 para una oficina, 3 para un empleado…) tendrá que contar con un sistema de actualizaciones automáticas para estar siempre a la última en cuanto a sus funciones.
La integración con el CRM utilizado
Para gestionar los datos que los usuarios depositan en las compañías y que tienen como objetivo ofrecer un servicio más personalizado, aumentando su calidad y, por tanto, reteniendo a los clientes, se utiliza un Customer Relatioship Management, es decir, un CRM.
El mercado ofrece una infinidad de estos programas informáticos, por lo que cada organización tiene uno diferente. Por este motivo, la centralita virtual que se elija debe tener la capacidad de integrarse con cualquier CRM disponible, impulsando con ello la productividad de los equipos, sin distinción, y automatizando las tareas.
