Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC): Qué es y cómo aplicarlo

¿Qué es el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC)?

El diagnóstico de necesidades de capacitación, también conocido por sus siglas DNC, se trata de un proceso que identifica las áreas en las que los trabajadores necesitan mejorar sus conocimientos, habilidades o actitudes para realizar su trabajo de manera más eficiente.

Es como una «revisión» para identificar las fortalezas y debilidades del equipo. El DNC ayuda a descubrir si los empleados tienen las herramientas necesarias para tener éxito en sus roles o si necesitan capacitación adicional para alcanzar su máximo potencial.

Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC): Explicación sencilla

Dicho de otra manera, el Diagnóstico de Necesidades de Capacitación (DNC) es una herramienta que te ayuda a identificar qué conocimientos o habilidades les faltan a los empleados para que puedan hacer su trabajo de manera óptima.

Sirve para garantizar que todos en la empresa estén bien preparados y alineados con lo que se necesita para cumplir los objetivos. S

i alguna persona no tiene la formación necesaria, el DNC te permite descubrirlo y tomar acción para capacitarlos adecuadamente, mejorando así el rendimiento general de la empresa.

Importancia de la aplicación de un diagnóstico de necesidades de capacitación

El diagnóstico de necesidades de capacitación es fundamental para orientar los esfuerzos organizacionales y desarrollar a partir de él los programas de capacitación. Esto, con el objetivo de partir de que sea posible el logro de los objetivos de toda la organización.

Recordemos que los colaboradores que no han tenido una apropiada capacitación sobre su función, que no conocen cuáles son los valores de la empresa, cuál es la meta a alcanzar, cuáles son las normas que se deben de cumplir, pueden ser un lastre que generará a la larga conflictos internos. En consecuencia terminarán abandonando, con lo cual podría perderse de un elemento valioso.

Es por ello que la capacitación es el punto de partida para poder planear el desarrollo de personal. Y para poder llevarlo a cabo se requiere conocer cuáles son las carencias que tienen los colaboradores.

Tipos de diagnóstico de necesidades de capacitación

Dentro de los diagnósticos más conocidos se encuentran:

• Desconocimiento de funciones del puesto.
• Falta de formación para el puesto.
• Desconocimiento de las normas.
• Mala atención que deriva en quejas de áreas internas a la organización.
• Defectos o mala atención que deriva en reclamos del público externo.
• Errores que requieren de repeticiones o reemplazo de mercancía por defectos.
• Falta de calidad.
• Falta de visión.

Necesidades de capacitación y sus tipos

Las necesidades de capacitación se pueden clasificar por tres momentos o situaciones distintas en los que se encuentra el colaborador:

• Discrepancia: Se da cuando el desempeño del colaborador no es satisfactorio. Ya sea porque le faltan los conocimientos, las habilidades o las actitudes necesarias.
• Modificación: Se da por la actualización en algún proceso, requerimiento del cliente, el uso de una nueva tecnología o una nueva norma que cambia un reglamento que afecta la operación, entre otros.
• Ingreso o salida: Cuando se incorpora un nuevo integrante al equipo o cuando algún integrante abandona la organización. En la encuesta de salida se descubre que tenía desconocimiento de funciones o procesos necesarios para un buen desempeño y dada la frustración prefiere abandonar la empresa.

Técnicas para detectar las necesidades de capacitación

Existen muchas alternativas, aunque entre las más empleadas se encuentran:

• Cuestionario.
• Encuesta.
• Entrevista.
• Lista de verificación (checklist).
• Simulación.
• Pruebas de desempeño.
• Evaluación de méritos.

La elección de cada técnica, dependerá del tipo de necesidad a detectar o bien del criterio de quien la aplica.

Una vez aplicada la técnica viene el proceso de evaluación. Para ello es necesario contar con un criterio de conformidad, en función de la revisión del análisis de puesto.

Finalmente se realiza un informe con los resultados en el que se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Datos generales del colaborador.
• Descripción de la técnica o procedimiento empleado.
• Observaciones de las actitudes del colaborador.
• Interpretación de los datos.
• Resultado del diagnóstico.
• Recomendaciones de capacitación.

Con los resultados y la formulación de recomendaciones derivadas de las necesidades de capacitación detectadas, se formula un programa que puede ser personalizado o bien general para aplicarse a un grupo específico de colaboradores. La siguiente etapa es implementar o llevar a cabo el programa de capacitación.