Diagnóstico de necesidades de capacitación (DNC)

El diagnóstico de necesidades de capacitación, también conocido por sus siglas DNC, es el proceso mediante el cual se identifican las áreas de oportunidad de conocimiento, desarrollo de habilidades y/o actitudes, que un colaborador de una organización tiene y afectan su desempeño en las actividades asignadas.

Es decir, el DNC es la aplicación de un formulario, a partir del cual se descubre si una o más personas que colaboran en una organización, cumplen con lo requerido para la correcta ejecución de su función. En caso de que no sea así entonces será necesario instruirlo.

Dicho de una manera mas simple, el diagnóstico de necesidades de capacitación sirve para detectar la existencia de las capacidades mencionadas.

De hecho, este diagnóstico también se conoce como detección de necesidades de capacitación.

Importancia de la aplicación de un diagnóstico de necesidades de capacitación

El diagnóstico de necesidades de capacitación es fundamental para orientar los esfuerzos organizacionales y desarrollar a partir de él los programas de capacitación. Esto, con el objetivo de partir de que sea posible el logro de los objetivos de toda la organización.

Recordemos que los colaboradores que no han tenido una apropiada capacitación sobre su función, que no conocen cuáles son los valores de la empresa, cuál es la meta a alcanzar, cuáles son las normas que se deben de cumplir, pueden ser un lastre que generará a la larga conflictos internos. En consecuencia terminarán abandonando, con lo cual podría perderse de un elemento valioso.

Es por ello que la capacitación es el punto de partida para poder planear el desarrollo de personal. Y para poder llevarlo a cabo se requiere conocer cuáles son las carencias que tienen los colaboradores.

Tipos de diagnóstico de necesidades de capacitación

Dentro de los diagnósticos más conocidos se encuentran:

• Desconocimiento de funciones del puesto.
• Falta de formación para el puesto.
• Desconocimiento de las normas.
• Mala atención que deriva en quejas de áreas internas a la organización.
• Defectos o mala atención que deriva en reclamos del público externo.
• Errores que requieren de repeticiones o reemplazo de mercancía por defectos.
• Falta de calidad.
• Falta de visión.

Necesidades de capacitación y sus tipos

Las necesidades de capacitación se pueden clasificar por tres momentos o situaciones distintas en los que se encuentra el colaborador:

• Discrepancia: Se da cuando el desempeño del colaborador no es satisfactorio. Ya sea porque le faltan los conocimientos, las habilidades o las actitudes necesarias.
• Modificación: Se da por la actualización en algún proceso, requerimiento del cliente, el uso de una nueva tecnología o una nueva norma que cambia un reglamento que afecta la operación, entre otros.
• Ingreso o salida: Cuando se incorpora un nuevo integrante al equipo o cuando algún integrante abandona la organización. En la encuesta de salida se descubre que tenía desconocimiento de funciones o procesos necesarios para un buen desempeño y dada la frustración prefiere abandonar la empresa.

Técnicas para detectar las necesidades de capacitación

Existen muchas alternativas, aunque entre las más empleadas se encuentran:

• Cuestionario.
• Encuesta.
• Entrevista.
• Lista de verificación (checklist).
• Simulación.
• Pruebas de desempeño.
• Evaluación de méritos.

La elección de cada técnica, dependerá del tipo de necesidad a detectar o bien del criterio de quien la aplica.

Una vez aplicada la técnica viene el proceso de evaluación. Para ello es necesario contar con un criterio de conformidad, en función de la revisión del análisis de puesto.

Finalmente se realiza un informe con los resultados en el que se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

• Datos generales del colaborador.
• Descripción de la técnica o procedimiento empleado.
• Observaciones de las actitudes del colaborador.
• Interpretación de los datos.
• Resultado del diagnóstico.
• Recomendaciones de capacitación.

Con los resultados y la formulación de recomendaciones derivadas de las necesidades de capacitación detectadas, se formula un programa que puede ser personalizado o bien general para aplicarse a un grupo específico de colaboradores. La siguiente etapa es implementar o llevar a cabo el programa de capacitación.