Etapas del proceso administrativo

En esta entrada desarrollaremos y explicaremos las etapas del proceso administrativo. Tal como se indica en el concepto de proceso administrativo, debemos distinguir entre las fases y las etapas. La fase mecánica (planificación y organización) y la fase dinámica (dirección y control).

Es muy importante comprender secuencialmente cada etapa. Todas las etapas son importantes y se relacionan entre sí.

Para hacer más fácil aún su comprensión, hemos preparado este esquema del proceso administrativo:

La planificación está compuesto por aquella parte que se encarga de ver cómo se va a hacer algo. Es decir, responder a preguntas del tipo:

• ¿Qué queremos conseguir?
• ¿Qué tenemos que hacer para alcanzar nuestro objetivo?
• ¿Quién se va a encargar de cada parte del proceso para conseguir la meta?
• ¿Cuándo y en qué plazos se va a realizar cada acción?
• ¿Qué recursos necesitamos?
• ¿Dónde podemos conseguir los recursos?
• ¿Cuál es el coste de dichos recursos?
• ¿Qué tipo de contratiempos podemos tener y cómo vamos a solucionarlos si surgen?
• ¿Qué hacemos ante un contratiempo que no habíamos previsto?

En definitiva, se trata de todo aquello que debemos decidir antes de ponernos en marcha. Sin la planificación, iremos corriendo sin rumbo fijo. Y cómo sabemos, de nada importa correr muy rápido si no tenemos un plan.

Una vez hemos realizado una planificación, toca organizarse. Esto es, dicho de manera muy simple, repartir las tareas. De algún modo darle sentido a todas las preguntas a las que hemos tratado de responder en la etapa de planificación. Algunas preguntas a resolver en es esta etapa del proceso administrativo son:

• ¿En qué orden vamos a encargarnos de las tareas?
• ¿Quién se va a encargar de cada tarea?
• ¿Vamos a realizar las tareas de forma conjunta o cada uno se va a encargar de una cosa?
• A la hora de tomar decisiones, ¿Las tomaremos de forma democrática?
• ¿La jerarquía será horizontal o vertical?

Aunque pueda parecer que estas preguntas forman parte de la planificación, el enfoque aquí es el de transmitir el concepto. Es decir, es una parte que establece cómo se organiza todo. Es decir, cuando se está ejecutando que principios organizativos se siguen.

La dirección, al contrario que muchas personas piensan, no tiene por qué estar a cargo de una sola persona. También podría estar a cargo de un grupo directivo. No obstante, la dirección se encarga de ayudar, intervenir, respaldar o motivar el trabajo que se está ejecutando.

Así, por ejemplo, los directores se encargan de influir en los integrantes del proyecto. Bien sea ayudándolos, dándole alternativas o evitando conflictos entre distintas partes de la organización.

El control, concretamente, se define como el seguimiento de resultados y su medición a través de métricas confiables. De modo que, en función de las métricas establecidas, la organización tratará de realizar un seguimiento en las actividades para comprobar si se sigue el plan previsto.

Por ejemplo, imaginemos que el objetivo de ventas anuales es de 10.000. En el plan, se establece que en el mes de enero deben realizarse, para conseguir el objetivo, 1.000 ventas. Comprobar si se están siguiendo esas metas intermedias, nos ayuda a controlar que la meta principal se está cumpliendo.