La gestión de proyectos es un proceso que tiene vela porque el proyecto se desarrolle de principio a fin con todos los recursos asignados y en el tiempo programado.
Los proyectos son una disciplina de la cual se ha ido aprendiendo principalmente a partir de la experiencia. Al contrario que ocurre con la gestión de empresas en general, no existe tanta bibliografía asociada.
Y es que los proyectos pueden tener distintas naturalezas; comerciales, medioambientales, legales, educativos, etc. y para cada área existen restricciones y factores que podrían influir en que el proyecto sufra cambios a su diseño original, extendiéndose en tiempo, o en recursos.
¿Cómo se gestiona un proyecto?
Difícil señalarlo en una definición, pero podría simplificarse de la siguiente forma.
Un proyecto tiene un objetivo, que debe descomponerse en varios otros más específicos. Sí, muy parecido a una investigación, pero para este caso, por cada objetivo específico deben existir al menos los siguientes componentes:
- Tiempo de ejecución.
- Meta de ejecución.
- Recursos asociados.
- Programación de la ejecución (marzo a diciembre, por ejemplo, incluyendo todos aquellos días inhábiles, como feriados y festivos).
- Indicadores de seguimiento.
- Responsable de ese objetivo.
Una herramienta muy útil para la gestión de proyectos es la Carta Gantt, que permite visualizar gráficamente el proyecto, distribuyendo en colores cada una de sus etapas.
Otro punto muy importante son los monitoreos permanentes y un plan de contingencias para cada caso.
Al diseñar el proyecto es bueno hacer una lista de los riesgos posibles y las medidas que deberían tomarse si es que llegaran a concretarse. Eso permitirá actuar rápidamente sin improvisar.
Mirar constantemente las actividades y el presupuesto
La ejecución de actividades debe ser coherente con el porcentaje de presupuesto a la fecha, por lo que es importante establecer etapas. Por ejemplo, un proyecto con tres etapas:
- 1: marzo a junio 30% de las actividades y 20% del presupuesto
- 2: junio a septiembre 50% de las actividades y 50% del presupuesto
- 3: octubre a diciembre 100% de las actividades y 100% del presupuesto
Tomando lo anterior, sería peligroso que, por ejemplo, en la etapa 2 se haya ejecutado sólo el 40% de las actividades y, sin embargo, sí se haya gastado el 50% del presupuesto. Eso deja una merma de 10% de recursos que deberá ajustarse en el camino, dejando vulnerable al proyecto a sufrir nuevos cambios.
Otra lectura que este ejemplo tiene, es que el último trimestre tiene una ejecución muy ágil e intensa, porque se desarrolla la mitad del proyecto, por lo tanto, es muy importante monitorearla.
Generalmente se tiende a pensar que los proyectos tienen ejecución proporcionada. Es decir, que las actividades se distribuyen equitativamente durante todo el periodo, pero en la realidad eso dependerá del tipo de proyecto que se ejecute.
Si se trata de un proyecto educativo, lógicamente este deberá ajustarse a los meses en que los estudiantes están en la escuela, dejando los meses de vacaciones libres o con menos actividades.
Otro ejemplo importante tiene que ver con el clima. Los proyectos de construcción, por ejemplo, tienen retrasos en los meses de invierno, porque las lluvias o el frío provocan cambios y emergencias que atender.
En síntesis, la gestión de proyectos requiere una evaluación previa en los ámbitos financieros, técnico, medioambiental, legal y comunicacional, para ver cuál será el impacto que tendrá en el entorno, o bien, qué coletazos podría sufrir durante su desarrollo.
Es por esto, que cada vez los proyectos están compuestos por equipos multidisciplinarios que aportan conocimientos de diferentes áreas con el objetivo de reducir la incertidumbre y alcanzar la ejecución deseada en el tiempo programado. Ese finalmente, sería una gestión de proyecto exitosa.
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