El diagrama de Gantt es una metodología de representación de actividades o tareas que pretende dar una visión generalizada sobre el tiempo dedicado a cada actividad contemplada de forma independiente dentro de un proceso.
En otras palabras, el diagrama de Gantt es un tipo de gráfico que representa las actividades de forma independiente con el objetivo de tener una imagen general de cómo evolucionan las tareas a través del tiempo.
A nivel estadístico, es una herramienta útil para representar los datos, en este caso, las tareas planificadas.
Clave del diagrama de Gantt
Para recordar este tipo de gráfico de una forma sencilla y rápida, tenemos que pensar en la palabra planificación.
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Por ejemplo, cuando planificamos un viaje, una excursión… En estas situaciones tenemos en mente las tareas que tenemos que hacer antes de salir de casa: preparar la maleta, poner combustible al coche, embarcar en el aeropuerto… A todas estas tareas les asignamos un tiempo estimado al inicio para asegurar que habremos finalizado con todas ellas antes de salir de casa. Todas las tareas anteriores se pueden englobar en un proceso generalizado que lo podemos llamar, por ejemplo, vacaciones.
Pocas personas elaboran un diagrama de Gantt para planear lo que tienen que preparar antes de irse de viaje… pero podría ser una opción.
Ventajas y desventajas del diagrama de Gantt
Entre las ventajas y desventajas de este diagrama nos encontramos con las siguientes:
Ventajas
- Visualización globalizada de las tareas y el tiempo dedicado a cada una de ellas.
- El eje horizontal representa el tiempo y, por tanto, combinado con las actividades se pueden establecer relaciones entre ellas.
- Da la oportunidad de replantear el proceso. Así pues, puede ocurrir que en nuestras cabezas hayamos planeado el proceso de forma perfecta y ver que una vez representado mediante el diagrama de Gantt, concluir que no es la mejor forma de asignar recursos (capital, tiempo, etc).
Desventajas
- Al inicio se tratan las actividades como independientes entre sí. Por ejemplo, las tareas de desayunar y mandar el mensaje “¡me voy de vacaciones! están relacionadas en el sentido de que mientras desayunas puedes enviar el mensaje con el móvil. En el diagrama de Gantt veremos estas dos actividades de forma separada tal que desayunar es una tarea y mandar el mensaje es otra. Si fueran tratadas de forma dependiente veríamos la tarea única de desayunar y mandar el mensaje.
Aplicación
Es muy común que los departamentos de las empresas tengan preparado un diagrama de Gantt antes de empezar un proyecto. De esta forma se puede planificar el orden de las tareas en función del tiempo necesario para realizarlas y la carga de trabajo para cada empleado.
Ejemplo de Diagrama de Gantt
Continuamos con el ejemplo de las vacaciones. Suponemos que queremos salir de casa a las 9h pero antes tenemos que realizar las siguientes tareas:
- 1. Preparar la maleta.
- 2. Dar de comer al perro.
- 3. Desayunar.
- 4. Poner combustible al coche.
Teniendo en cuenta que nos levantamos a las 7h, tendremos 2h para realizar las tareas.
Tiempo que planteamos dedicar a cada tarea:
- 1h → Preparar la maleta.
- 10 minutos → Dar de comer al perro.
- 35 minutos → Desayunar.
- 15 minutos → Poner combustible al coche.
El diagrama de Gantt quedaría de la siguiente manera:
Con tan solo ver el gráfico, podemos deducir que preparar la maleta y desayunar son las tareas que más tiempo consumen.
