Un documento es la constancia escrita, ya sea de forma física o virtual, que plasma las características de un hecho o circunstancia.
Es decir, un documento es un evidencia sobre un acontecimiento o situación. Puede tratarse de un texto redactado en un papel (u otro soporte material como el cartón) o un archivo guardado en un soporte electrónico.
Un documento puede servir para dejar constancia de un hecho relevante. Por ejemplo, si una persona finaliza sus estudios universitarios puede solicitar a la entidad educativa un escrito con todas las materias cursadas y las notas conseguidas.
Asimismo, un documento puede ser el resultado de un trabajo. Por ejemplo, si un investigador realiza un estudio sobre el posible impacto de la contaminación en la economía mundial, eso se plasmará en un texto. Este sería un documento académico.
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En el ámbito más cotidiano, todas las personas, cuando realizamos trámites antes las autoridades, utilizamos documentos para sustentar los hechos que queremos demostrar. El más común es el documento de identidad, donde se pueden visualizar todos los datos personales del individuo como nombre, apellidos, edad, sexo y domicilio.
El objetivo de crear un documento es dejar testimonio de la materia de interés, pudiendo entonces preservarse en el tiempo.
Cabe destacar además que la tecnología nos permite guardar y compartir gran cantidad de información contenida en documentos digitales. Esto, utilizando el correo electrónico, un pendrive o incluso la nube.
Tipos de documentos
Los documentos pueden clasificarse bajo diferentes criterios. Por ejemplo, según la fuente, pueden dividirse en los siguientes:
- Primarios: Son aquellos que contienen la información original del autor. Por ejemplo, una tesis publicada por una universidad sobre un tema nunca antes estudiado.
- Secundarios: Son aquellos que han sido de algún modo modificados. Por ejemplo, volviendo al tema de la tesis, puede tratarse de un resumen hecho de la misma.
- Terciarios: Son los que resultan del tratamiento de los documentos secundarios. Por ejemplo, un artículo periodístico en base al resumen de la tesis que ya mencionamos.
Asimismo, según el tipo de entidad que los emite pueden ser:
- Públicos: Aquellos emitidos por las entidades del sector público (Administración Pública).
- Privados: Están reconocidos por las partes interesadas, pero no ante las autoridades.
Debemos tener en cuenta, además, que ciertos documentos deben ser legalizados para tener validez antes las autoridades. Nos referimos, por ejemplo, a un testamento o un contrato. De ese modo, si existe incumplimiento por parte de alguno de los contratantes, el afectado puede proceder a reclamo ante las entidades de justicia.
