La finalidad de la factura simplificada es facilitar la documentación y fluidez en las transacciones. Por ello, la factura simplificada contiene menos datos que la factura ordinaria, pues es adecuada para operaciones con pequeñas cantidades.

En definitiva, la factura simplificada es un documento mercantil ampliamente utilizado en operaciones comerciales de bajo importe.

Por otra parte, las facturas simplificadas ayudan al empresario a reducir su trabajo administrativo, al tiempo que le permiten deducirse las pertinentes cantidades a la hora de pagar impuestos.

A diferencia de la factura ordinaria, la factura simplificada contiene únicamente los datos fundamentales de la operación. Entre estos datos imprescindibles se encuentran:

• Numeración de la factura.

• Fechas de emisión de la factura simplificada y de la operación.

• Número de Identificación Fiscal de la empresa o profesional que emite la factura.

• Bienes y servicios que forman parte de la transacción.

• IVA correspondiente a la operación.

• Cuantía total de la operación.

• Para aquellas operaciones entre países de la Unión Europea exentas del pago de IVA.

• Transacciones en las que el importe de la operación, añadiendo el IVA, no rebase los 400 euros.

• Hay situaciones especiales en las que el límite se amplía hasta los 3.000 euros como ventas minoristas, servicios de hostelería, autopistas, transporte de personas, peluquerías o uso de instalaciones deportivas entre otros.

Hay situaciones en las que se dan determinadas condiciones que impiden emitir factura simplificada, por lo que se hace obligatorio que el empresario o profesional emita una factura ordinaria. Entre estas situaciones se encuentran:

• Las entregas de bienes entre países que forman parte de la Unión Europea.
• En aquellas transacciones en las que se invierte el sujeto pasivo.
• En las operaciones comerciales en las que no coincidan físicamente el comprador y el vendedor.
• Transacciones en las que el proveedor se ubique en un estado no comunitario o si la operación tiene lugar en otro país miembro de la Unión Europea.

Existen diferencias reseñables entre las facturas ordinarias y las facturas simplificadas. Por ello, en la factura simplificada no suele ser obligatorio incluir los datos del cliente, a menos que se trate de un empresario o profesional que lo solicite expresamente. Asimismo, será obligatorio especificar los datos del cliente si se trata de un particular que lo necesita con finalidades de carácter tributario.

Otra gran diferencia con la factura ordinaria es que en la factura simplificada no es necesario reflejar el domicilio del profesional o empresario que la expide.

El IVA es otro elemento que se aborda de manera muy distinta entre facturas simplificadas y facturas ordinarias. Así, mientras que en la factura ordinaria debe detallarse con precisión el IVA aplicado, los descuentos y el monto total, en la factura simplificada basta con reflejar el tipo impositivo del IVA y el importe total de la operación.

A continuación se ofrece un ejemplo de factura simplificada. Como se observa, la factura incluye el CIF de la empresa o profesional que la emite, el número de factura, la base imponible, las cantidades vendidas, la cuantía del IVA, el importe total y la fecha de expedición.