Factura: Qué es y su Importancia en el Comercio

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento de carácter mercantil que refleja la compraventa de un bien o la prestación de un servicio determinado.

Factura: Explicación Sencilla

Dicho de otra manera, una factura es esencialmente un documento oficial que registra una transacción entre dos partes: el vendedor y el comprador.

Este documento detalla la venta de bienes o la prestación de servicios, incluyendo información crucial como la descripción de los productos o servicios, las cantidades, y el precio acordado sin impuestos, además de los impuestos aplicables como el IVA.

La factura sirve no solo como prueba de la transacción, sino también como un requisito legal para validar la operación. Sin ella, la transacción carece de efectos legales, lo cual es fundamental para la contabilidad y posibles auditorías fiscales.

Este documento es crucial no solo para mantener una contabilidad precisa, sino también para cumplir con obligaciones fiscales, como el reporte y pago del IVA. En el entorno empresarial, poseer las facturas correspondientes es indispensable para justificar ingresos y gastos durante inspecciones de Hacienda.

Características de la factura: ¿qué conceptos debe incluir?

A pesar de que no existe un modelo estándar, todas ellas deben incluir una serie de contenidos mínimos:

• Lugar y fecha de emisión: En todas las facturas debe indicarse el lugar y la fecha en la que se emite. Habitualmente, se indica en el encabezamiento.
• Numeración de factura: Junto al lugar y la fecha, se ha de indicar la numeración de la factura. Esta numeración es cronológica en función de la facturación del emisor.
• Identificación de comprador y vendedor: debe identificarse al comprador y el vendedor. Habitualmente el emisor de la factura (es decir, el que la realiza) es el vendedor, aunque en ciertas ocasiones es el comprador (en los casos de auto-factura).
• Descripción de la operación: En el cuerpo de la factura, se realiza una breve descripción de la operación u operaciones que forman parte de la factura. Esta descripción suele constar de las unidades físicas que se venden de un producto o de las fechas en las que se prestan los servicios. Por ejemplo: venta de 4.000 tornillos o prestación de un curso de formación realizado durante los días 3 y 4 de febrero.
• Base imponible de la operación (o contraprestación sin impuestos): Junto a la descripción de la operación, se debe indicar la base imponible de cada una de las operaciones. La base imponible constituye, como norma general, la contraprestación sin incluir los impuestos indirectos, es decir, el impuesto sobre el valor añadido (IVA). Esta cantidad supone el ingreso para el vendedor.
• Impuestos indirectos que gravan la operación (IVA): Sobre el total de la base imponible obtenida en el apartado anterior, se calculan los impuestos indirectos que gravan la operación (el IVA). Esta cantidad no supone ningún ingreso para el vendedor, ya que es una cantidad que deberá ingresar a la Hacienda Pública. Si la operación queda exenta (es decir, no queda gravada por el IVA) se debe indicar expresamente el artículo que lo regula.
• Contraprestación total: La contraprestación total incluye la base imponible de la operación y los impuestos que la gravan. Esta es la cantidad que el comprador debe pagar al vendedor.
• Forma de pago: Aunque no sea un requisito indispensable, habitualmente se indica la forma de pago (al contado, por transferencia bancaria, etc), así como las fechas de vencimiento si el pago es a plazos.

Además es necesario destacar que, a raíz de la revolución tecnológica, la factura electrónica tiene la misma validez que la factura física. Es decir, la factura remitida por medios telemáticos es igual de válida que la factura “en papel” remitida por correo ordinario.

¿Por qué es necesario estar en posesión de la factura?

Como ya se ha comentado anteriormente, la factura es el medio justificativo de cualquier operación. Cuando una empresa se deduce un IVA soportado o contabiliza como ingreso una operación tiene que poseer las facturas, ya que es el único justificante válido ante una posible inspección de la Agencia Tributaria.