El personal administrativo es el personal empleado en una empresa, encargado de la administración de dicha empresa. Así, entre sus tareas destacan las de ordenar, organizar y disponer distintos asuntos que se encuentran bajo su responsabilidad.
El personal administrativo, por tanto, son aquellas personas que se dedican a la gestión diaria de la empresa y a todas las actividades que esta conlleva.
Suelen depender directamente de la dirección general o de las secundarias, según sea su labor.
Principales tareas del personal administrativo
Las tareas del personal administrativo son diversas, pero nos centraremos en algunas de las más relevantes.
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- Todas aquellas relacionadas con la gestión diaria: Trámites de documentos, preparación de informes o apuntes contables.
- Apoyo a la dirección: En este caso podemos incluir todas las actividades necesarias para ayudar a la dirección en su trabajo diario. Por ejemplo, la elaboración de documentos.
- Atención al público: También suelen llevar a cabo labores de atención al público o a los clientes. Desde aquella presencial y personalizada, hasta la que se realiza por correo electrónico o plataformas digitales.
- Coordinación con otros departamentos: El personal administrativo suele relacionarse de forma interdepartamental, de manera que todos están inmersos en un proceso que implica a toda la organización.
La selección y formación del personal administrativo
Una vez tenemos claro el concepto y las diferentes obligaciones del personal administrativo, llega el momento de seleccionarlo y, en su caso, formarlo.
La selección
Respecto al proceso selectivo, hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
- En primer lugar, hay que establecer claramente los procesos selectivos, titulación mínima y otros requisitos para acceder al puesto.
- Una vez realizado ese paso, se procede a la selección de los candidatos. Conviene realizar pruebas objetivas como exámenes, y subjetivas, por ejemplo, entrevistas personales.
- A partir de este momento, una vez elegida la persona adecuada, se le debe indicar claramente cuáles serán sus atribuciones. Además, debe saber quiénes son sus jefes inmediatos y los procedimientos para realizar quejas o sugerencias.
La formación
Con relación a la formación, conviene tener en cuenta lo siguiente:
- En la mayoría de los casos, se suele requerir determinada titulación previa, como ciclos de formación profesional o grados universitarios.
- Por otro lado, la formación complementaria en el puesto de trabajo es fundamental. El personal necesita ser formado en aptitudes específicas relacionadas con su puesto.
- Por este motivo, hay que aunar la formación previa con aquella que se relaciona directamente con las actividades a realizar. La primera es la base sobre la que se desarrolla la segunda.
Ejemplo de personal administrativo
Para terminar, veamos algunos ejemplos en diferentes tipos de organizaciones.
- El personal encargado de la atención al público en un ayuntamiento, una administración regional o estatal.
- Aquellos operadores que trabajan realizando encuestas.
- Las personas que atienden a los clientes en una empresa de telefonía.
- Los administrativos de apoyo en un departamento financiero.
- Los cajeros de un banco.
