Si tienes una PYME o eres autónomo seguro que facturar te lleva mucho más tiempo del que te gustaría. Para mejorar esto, desde Economipedia recomendamos el uso de un software de facturación en la nube.

Clientes, proveedores, ventas, reuniones, cuentas, hacienda, facturas, empleados. Sin lugar a dudas, los pequeños empresarios y autónomos están a todo. Siempre trabajando y sin tiempo que perder. Por desgracia no cuentan con todos los recursos que desearían. Así que, a falta de capital, tienen que dedicar más tiempo. Pero, ¿y si existieran alternativas que permitieran ahorrar mucho tiempo a bajo coste? No podemos asegurarte una solución de bajo coste para todo, pero sí una sobre la gestión de facturación.

Software de facturación en la nube. ¿Por qué usarlo y cuales son las ventajas?

Un software de facturación en la nube podría ser la solución ideal para tu empresa. En este sentido, aunque el tiempo es esencial y es en lo primero que suelen fijarse los autónomos y empresarios, no es lo único. Las razones por las que necesitas un software de facturación online van mucho más allá. A continuación, te mostramos algunos de ellos:

• Gestionar mayor número de clientes.
• Automatizar el proceso de facturación.
• Analizar las facturas para tomar mejores decisiones.
• Mayor seguridad para los documentos relativos a la facturación.
• Minimizar la cantidad de errores en las facturas.
• Personalizar tus facturas y mejorar tu imagen de marca.
• Disponer de los datos en la nube en cualquier lugar y a cualquier hora.

Lo anterior no solo te permitirá mejorar el área de facturación, sino que te dejará más tiempo para dedicar a otras partes del negocio o disfrutar de más tiempo libre.

¿Qué es un software de facturación?

Un software de facturación es un programa informático que te permite registrar, gestionar y controlar tanto la recepción como la emisión de facturas. Estas facturas pueden representar compras o ventas de clientes y servicios entre empresas o autónomos.

Su objetivo es tener toda la información centralizada y ordenada. Y, consecuentemente, facilitar el análisis de nuestro negocio y cumplir nuestros deberes con la hacienda pública.

¿Qué debe hacer un sistema de facturación en la nube?

Pero, ¿qué debe hacer un software de gestión de facturas? Entre las características que debemos tener en cuenta a la hora de contratar un software de facturación online se encuentran las siguientes:

• Número de usuarios: Si no eres el único que factura en tu negocio, deberás tener en cuenta si la empresa permite la edición simultánea de varios usuarios.
• Cantidad de clientes: La cantidad de clientes que puedes llevar también cambiará. Esto influirá en el precio.
• Número de facturas o presupuestos: Un software de facturación en la nube gratuito podría ponerte límites a la hora de crear facturas o elaborar presupuestos. Por ello, muchas veces merece la pena realizar un pequeño pago mensual y no tener límites.
• Automatización de la facturación de empresas: Automatizar las facturas, permite ahorrar tiempo y preocupaciones. Hacerlo de forma automática aportará seriedad y eficiencia.
• Métodos de cobro online: Otra de las características que viene muy bien es el hecho de poder cobrar las facturas a través del programa de facturación. Esto hace aún más eficiente el proceso de venta.
• Sincronización de las facturas en la nube: ¿Y si no estamos en la oficina? A quién no le ha ocurrido que le hayan pedido alguna factura y no podamos enviarla hasta tiempo más tarde. De este modo, cualquier descuido puede ser subsanado con relativa facilidad.
• Diseño de las facturas: La imagen también es importante. Una factura con buen diseño llamará la atención de los clientes, que verán documentos mucho más profesionales.
• Personalización y envío de mensajes junto con las facturas: Al hilo con la automatización, esta característica nos permitiría no solo automatizar el envío, sino también personalizar el mensaje según el cliente.
• Soporte técnico por vía telefónica, correo o chat en directo: Otra característica de suma importancia es que nuestro software de facturación online tenga un buen soporte. Es decir, estar en la nube no debe deshumanizar el servicio que estamos contratando.
• Seguridad de los datos: Por supuesto, que sería de todo lo anterior si un día perdemos los datos. Por una parte, será vital comprobar los protocolos de seguridad que tiene el sistema de facturación. Y, adicionalmente, aunque muchos no lo crean habitualmente es más seguro tener los datos en la nube.

Además de estos puntos, para a la gestión de la facturación puede ser interesante también realizar un seguimiento de las facturas, recibir recordatorios, poder analizar el histórico o disponer de distintos filtros para extraer información.

¿Cuándo es el momento de llevar la gestión de facturación en la nube?

El mejor momento para llevar a cabo decisiones que mejoraran la productividad es ahora. Claro que no siempre estamos en el mejor momento. Puede que si estamos en mitad de un proyecto no sea un momento particularmente sencillo.

Sin embargo, dadas las evidentes ventajas que lleva aparejadas cuanto antes lo hagamos mejor. Pueden existir razones de peso para evitarlo, pero debemos asegurarnos de que no son excusas para dejar a un lado lo tradicional. Como en todo, puede que al principio sea más difícil adaptarse, pero con el tiempo siempre mejorará la empresa. Por no decir que lo normal es que las ventajas se noten desde el primer momento.

¿El mejor software de facturación en la nube?

No existe mejor software de facturación online, al final esto dependerá de las preferencias de cada usuario y de sus necesidades. Lo que para unos puede ser genial, para otros puede ser excesivo y lo que para unos es mucho, para otros no cubre sus necesidades.

Con esto en mente, desde Economipedia recomendamos como la mejor opción para autónomos y Pymes Billin. El programa de facturación Billin es el que hemos elegido por su sencillez, facilidad y versatilidad. Además de hacer facturas gratis, algunas de las características que incluye su versión ampliada son:

• Interfaz muy sencilla e intuitiva.
• Personalización de tus facturas.
• Soporte telefónico gratuito.
• Subida y digitalización de todos los gastos en PDF o con la APP.
• Cuadro de visualización de ingresos y gastos junto con los impuestos que debemos pagar o estamos soportando.
• Envío de las facturas a clientes automatizada.

Además de Billin, existen otros como Freshbooks o Invoicera otros dos buenos sistemas de facturación que ofrecen un buen servicio. En la elección del mismo, todo dependerá de lo que busquemos, de nuestras necesidades y del coste. No obstante, todo sea dicho, en Economipedia apostamos por la digitalización y el almacenamiento en la nube, también de las facturas.