Administración de ventas

¿Qué es la administración de ventas?

La administración de ventas son todos los procedimientos, decisiones, acciones de supervisión y control, auditoría y evaluación que tienen lugar en la empresa y que se relacionan con las operaciones de venta.

El objetivo primordial de la administración de ventas es gestionar de forma adecuada los procesos con clientes y proveedores. En general, todo lo que tenga que ver con las operaciones de venta.

Administración de ventas: explicación sencilla

¿Para qué sirve administrar las ventas? Sobre todo, para disponer de información. Esa información es clave no solo para ofrecer un mejor servicio a los clientes, sino también para conseguir mejores condiciones con los proveedores.

Las empresas tienen constantemente contratiempos: proveedores que fallan, productos devueltos porque el cliente no los quiere, mercancía que se rompe por el camino. Por eso es tan importante tener el control de todo lo que se vende, cómo llega, cuándo lo hace y dónde se almacena.

Tener esto bajo control permite a las empresas tomar mejores decisiones, llevar todo registrado y optimizar sus recursos. Los programas informáticos ayudan mucho en esta tarea. Antes, cuando no existían los ordenadores, había que apuntarlo todo a mano (el que lo hacía). Ahora, en cambio, se puede tener toda la información a golpe de clic.

Funciones de la administración de ventas

Administrar las ventas no consiste solo en registrar todo lo relacionado con una venta, va bastante más allá. Ofrece a las empresas la posibilidad de adaptarse a las tendencias de mercado, desarrollar productos más útiles o invertir lo necesario en publicidad. Estas son sus funciones principales:

• Organizar al equipo de ventas: director de ventas, comerciales y vendedores. Pueden existir muchos más puestos dependiendo del tamaño de la empresa, pero estos tres son los más importantes.
• Planificar la estrategia de venta: debe hacerse mano a mano con el equipo de marketing. No se trata solo de hacer buena publicidad o transmitir una buena experiencia al cliente final. Una estrategia de venta tiene en cuenta muchos más factores.
• Analizar costes y beneficios: hay que tener en cuenta estimaciones de beneficios y costes, ver si la planificación avanza según lo previsto, comprobar por qué se desvía y qué hacer para solucionarlo. Así se identifica si el error viene de dentro de la organización o de causas externas.
• Realizar estudios de mercado: de nuevo, hay que trabajar junto al equipo de marketing. Las conclusiones de ambos equipos pueden ser diferentes; el éxito está en poner puntos en común y extraer conclusiones que beneficien las ventas de la empresa.
• Cuidar las relaciones con clientes y proveedores: mantener relaciones buenas y, a veces, duraderas resulta esencial. Con los clientes porque son quienes compran los productos o contratan el servicio, y con los proveedores porque si no atienden las necesidades de la empresa a tiempo, el proceso de ventas se resiente.

El proceso de administración de ventas

La administración de ventas de una compañía comprende tres procesos de decisión y actuación fundamentales:

1. Planificar: hay que responder a varias preguntas. ¿Qué vamos a vender? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿A quién? Lo importante es tener un plan claro antes de pasar al siguiente paso, incluso para los imprevistos hace falta un plan de acción.
2. Ejecutar: una vez planificado, toca ejecutar, cumplir los plazos y los presupuestos. Si el plan se cumple, aumentan las probabilidades de éxito de la empresa.
3. Evaluar y controlar: se trata de ir midiendo, en la medida de lo posible, que todo se cumple y se hace bien. Evaluar al personal y la planificación forma parte de este tercer paso.

Este proceso es continuo y debe servir para ir mejorando lo que no funciona bien y potenciar lo que da buenos resultados.

¿Por qué la administración de ventas es útil en la empresa?

La administración de ventas es imprescindible para la gran mayoría de empresas. No basta con desarrollar un producto muy bueno, de mucha calidad e incluso barato. Si el proceso de ventas falla, todo ese esfuerzo será en vano.

A continuación, algunos detalles que muestran por qué es útil la administración de ventas:

• Mantiene al día a compradores y vendedores.
• Facilita el seguimiento y cierre de las ventas.
• Permite evaluar al equipo de ventas.
• Evalúa el proceso de ventas, detectando cuellos de botella que lo dificultan.