Matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower es una representación gráfica, que muestra las tareas pendientes de ejecución, pero lo hace clasificándolas por el grado de importancia de dichas tareas. De esta forma, permitiendo organizarlas por nivel de importancia.

La matriz de Eisenhower es una representación gráfica, donde se muestra un cuadrante de dos ejes. En estos ejes se muestra el grado de importancia, así como la urgencia requerida para cada tarea. En este sentido, el cuadrante nos ayuda a clasificar las tareas, dependiendo de su grado de importancia y los tiempos de entrega. A la vez que, por otro lado, permite la organización del trabajo, de forma que de un vistazo podemos organizar todo el trabajo pendiente de realizar.

La matriz de Eisenhower se compone de cuatro bloques. 

Su clasificación, como decíamos, establece las tareas en función de la urgencia que requiere dicha tarea, así como la importancia de estas.

¿Cómo se diseña la matriz de Eisenhower?

Debemos saber que la matriz de Eisenhower, como decíamos, se compone de cuatro cuadrantes.

En un primer cuadrante se encuentran las tareas más importantes, así como urgentes. En este sentido, hablamos de aquellos proyectos más importantes, por lo que requieren mayor atención, así como urgencia en su ejecución. Estas son las tareas prioritarias en la ejecución.

En el segundo cuadrante se encontrarían las tareas que, siendo importantes, requieren una menor urgencia. Un cuadrante que incluye aquellas tareas a realizar en plazo más largo de tiempo, pero que requieren de mucha atención, por lo que este cuadrante puede ayudarnos a ser previsores en el trabajo. Estas tareas deben programarse, con el objetivo de prevenir.

Por otro lado, en el tercer cuadrante tenemos aquellas tareas que, no siendo importantes, requieren de una mayor urgencia. En este sentido, debemos ser cuidadosos y no colocar estas tareas en el primer cuadrante. En este se establecen aquellas que, pese a la urgencia que requieren, presentan una menor importancia. Estas pueden delegarse a otras personas.

En último lugar, el cuarto cuadrante se integra de aquellas tareas que no son ni urgentes ni importantes. En este sentido, hablamos del cuadrante menos importante de la matriz. Pues, atendiendo a estas tareas, debemos saber que estas son las últimas a las que se le presta atención. Estas pueden, en muchos casos, eliminarse.

Para hacernos una idea más visual, se expone un ejemplo de cómo quedaría la matriz de Eisenhower:

¿Cómo funciona la matriz de Eisenhower?

Debemos saber que, como toda matriz, la matriz de Eisenhower tiene un funcionamiento específico, definido por el autor, que nos ayuda a realizar su matriz, así como utilizarla correctamente.

En este sentido, como se muestra en su representación gráfica, tenemos cuatro cuadrantes, ordenados en dos ejes que miden el grado de importancia, así como de urgencia, de todas nuestras tareas.

El primer cuadrante, tal y como se muestra en su definición, incluirá aquellas tareas más prioritarias, y que, en cierta forma, nos ayudan a lograr aquellos objetivos prioritarios que determinarán la consecución de nuestros objetivos. En este cuadrante, por tanto, incluiremos crisis que requieran solución inmediata, problemas que requieren de una solución rápida, proyectos importantes que gozan de mayor importancia.

En segundo lugar, el segundo cuadrante se centra en aquellas actividades importantes, pero no urgentes. En este sentido, incluiremos tareas relacionadas con la observación de nuevas oportunidades, la construcción de relaciones, así como otras tareas importantes, pero que no requieren de urgencia.

En tercer lugar, tenemos el tercer cuadrante, que incluye tareas no importantes, pero que sí requieren de urgencia. En este cuadrante incluiremos las llamadas telefónicas con clientes, correos electrónicos, reuniones, actividades institucionales, entre otras.

En cuarto y último lugar, tenemos el cuarto cuadrante. Este integra tareas que no son ni importantes ni urgentes, por lo que no le daremos más importancia de lo que ya tiene. En este cuadrante se pueden incluir aspectos como desayunar en la oficina espacios largos de tiempo, algunas llamadas que no aportan nada, correos que no tienen que ver con la actividad de trabajo, actividades ajenas a lo laboral, entre otras.

Con estos cuatro cuadrantes, y ordenando bien las tareas, se persigue que el trabajador logre incrementar su productividad y eficiencia.

Objetivos de la matriz de Eisenhower

Como decíamos, existen una serie de objetivos a cumplir con la implementación de dicha matriz. 

En este sentido, podríamos incluir los siguientes objetivos, como aquellos que persigue principalmente esta matriz:

• Incremento de la productividad.
• Mayor eficiencia y eficacia en la gestión de tareas.
• Lograr los objetivos en tiempo y forma.
• Organizar el trabajo de mejor manera.
• Mayor concentración en lo prioritario.
• Administración de crisis.
• Disciplina.
• Control.
• Visión.

Entre otros muchos objetivos que, implementando dicha matriz, pueden lograrse.