Una oficina virtual, al igual que una oficina tradicional, es un espacio en el que se llevan a cabo actividades económicas o sin ánimo de lucro. La principal diferencia es que en una oficina virtual, el espacio que ocupa se encuentra en internet y no en un lugar físico.
La digitalización y el auge de internet está cambiando y revolucionando las formas de hacer las cosas. Cuando realizamos un trámite con el Gobierno de muchos países, a través del banco, o con otro tipo de empresas, organismos e instituciones, este trámite lo hacemos por internet, mediante una oficina virtual.
Al igual que si de una oficina tradicional se tratase, en la oficina virtual también se realizan servicios. En este sentido, se ofrece ayuda al cliente o interesado que accede a través de un chat, se cuenta con un blog en el que se responden a preguntas frecuentes, se ofrece una dirección de email y, si se quiere, un teléfono al que llamar. En resumen, se ofrecen servicios, pero sin la necesidad de contar con un espacio físico.
Entre sus principales características, la oficina virtual nos permite estar conectado de forma permanente con nuestros clientes, a la vez que nos ofrece la posibilidad de atender a todos nuestros contactos desde cualquier parte del mundo. De esta manera, podremos dedicar el tiempo ahorrado en un despacho físico, más económico, a otras actividades más productivas.
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¿Para qué sirve una oficina virtual?
Muchos pueden ser los que se pregunten qué ventajas y para qué sirve una oficina virtual. Y es que debemos saber que a esta pregunta podemos responder muy fácilmente, pues, prácticamente, la oficina virtual nos permite hacer lo mismo que en una oficina tradicional, pero mediante un soporte digital.
En la práctica, las oficinas virtuales sirven para contar con un espacio en internet, en el que ofrecer tus productos y servicios, a la vez que se ofrece una atención al cliente permanente para consultar cualquier duda que tenga y que desee que la marca se la resuelva. Además, esto nos permite contar con una dirección comercial, así como un teléfono local.
Con la aparición de las redes sociales, también se han convertido en una auténtica oficina virtual. Twitter, Facebook o Instagram cuentan con páginas para empresas en las que las marcas se ponen a disposición de sus clientes, así como clientes potenciales interesados, para resolver todas sus dudas o consultar dudas acerca de sus productos y servicios, entre otras muchas opciones.
¿Qué ventajas tiene crear una oficina virtual?
Hay que decir que para autónomos o perfiles freelance, para multinacionales con ganas de expandirse, para startups y empresas de reciente creación, así como para negocios online, marketplace. También debemos de mencionar numerosos negocios que hoy se crean en la red, una oficina virtual es un espacio esencial.
Entre esas ventajas que a estos les ofrece, destacan las siguientes:
- Menor inversión y coste de mantenimiento.
- Menores costes de equipo y de instalación.
- Apertura e inicio inmediato de la actividad.
- Flexibilidad horaria y atención permanente a los clientes.
- Posibilidad de programación y utilización de algoritmos para dar soporte 24 horas, los 7 días de la semana y los 365 días del año.
- Y, como dijo Bill Gates, fundador de Microsoft, una de las razones fundamentales de contar con una oficina virtual es por el hecho de que «si tu negocio hoy no está en internet, tu negocio no existe».
Oficinas virtuales de trámites más comunes
Para hacernos una idea clara de a lo que nos referimos, aunque ya deben quedar pocas dudas, veamos algunos ejemplos de aquellas principales oficinas virtuales más frecuentadas por el público.
Oficina virtual de empleo
En España, así como en numerosos territorios, los respectivos servicios de empleo (en el caso de España, el SEPE) han puesto en marcha sedes electrónicas en internet. El objetivo es atender el derecho de la ciudadanía de interactuar con la Administración pública por medios electrónicos.
La Sede Electrónica permite acercar la Administración a la ciudadanía desde cualquier lugar con conexión a Internet, para realizar los mismos trámites que antes se hacían de forma presencial, evitando desplazamientos y tiempos de espera.
Dependiendo del país, dispondremos de más o menos servicios. No obstante, contamos con un listado de trámites administrativos que, como darse de alta o de baja en la Seguridad Social, podemos realizar cómodamente.
Oficina judicial virtual
Como en el caso de la oficina virtual de empleo, la oficina judicial virtual es la dirección electrónica disponible para aquellos ciudadanos y profesionales de la justicia a través de redes de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a cada una de las Administraciones competentes en materia de Justicia.
En el caso de España, por ejemplo, la Sede Judicial Electrónica del Ministerio de Justicia abarca el ámbito de sus competencias en materia de Administración de Justicia, es decir, Tribunal Supremo, Audiencia Nacional y las Comunidades Autónomas de Extremadura, Castilla la Mancha, Castilla y León, Islas Baleares, Región de Murcia, Ceuta y Melilla.
Oficina virtual del Catastro
De la misma forma que las anteriores, otro conocido ente también es frecuentemente consultado por la ciudadanía cuando se trata de realizar trámites en linea con el Estado. En este sentido nos estamos refiriendo al Catastro, es decir, el registro de todo bien inmueble que realiza la Administración Pública de un determinado territorio.
Por tanto, en esta oficina virtual se pueden hacer los mismos trámites que, previamente, realizábamos presencialmente en el Catastro, pero que hoy podemos hacer desde nuestra casa, con un ordenador.
