Algunos registros deben conservarse de forma permanente. Mantenerlos puede ayudarte a ahorrar dinero en impuestos en el futuro. A continuación te enumeramos los tipos de registros y te explicamos por qué es importante conservarlos:
El Servicio de Impuestos Internos (IRS) normalmente puede auditar las declaraciones hasta tres años después de haberlas presentado. Sin embargo, si el IRS sospecha que no presentaste una declaración, tendrá que aportar pruebas de lo contrario. Al igual que se debe llevar un registro en todo aquello que se hace, como días de deporte, consumo de azúcar, ingresos, gastos o hasta de cuando se juega en el casino en linea, también debes llevar este registro de tu declaración de la renta y de su presentación. Llevar estos registros es obligatorio por ley.
Si presentaste la declaración por vía electrónica, conserva el recibo del registro o certificado por si tienes que enviar cierta documentación en papel. También puedes conservar el recibo de un servicio de entrega privado como FedEx o UPS.
Al hacer una presentación telemática, el IRS enviará un correo electrónico de confirmación como prueba de que tu declaración fue recibida. También recibirás un correo electrónico de confirmación del software de preparación de impuestos como TurboTax. Si contratas a un preparador de impuestos, asegúrate de obtener la confirmación de que recibieron su documentación.
Para la presentación de impuestos estatales, debes hacer lo mismo. Mantén siempre un registro de la declaración de la renta que presentaste.
Documentación legal del propietario
Uno de los bienes más valiosos que posee la mayoría de la gente es su casa. En determinadas circunstancias, un propietario puede obtener una ganancia de 250.000 $ (o 500.000 $ para las parejas casadas que declaran conjuntamente) por la venta de su vivienda principal.
Maximizar la base de la vivienda es esencial para minimizar cualquier ganancia gravada. El precio de compra sirve como base inicial, y cualquier modificación posterior (como una nueva habitación, tejado, electrodomésticos, piscina o jardinería) sirve para aumentar ese precio.
El valor de su propiedad puede aumentar con el tiempo, lo que te permitirá recuperar parte de su inversión inicial e incluso obtener algún beneficio. Por lo tanto, es recomendable conservar la documentación sobre el precio d compra de la propiedad.
Precios de compra de la propiedad
Al igual que es importante llevar un control de tus acciones, casas de vacaciones, propiedades en alquiler y obras de arte, también deberías hacerlo de las reformas de tu casa. Las ganancias por venta requieren conocer el precio de compra, que debe incluir todos los gastos y comisiones asociados a la transacción. Las agencias de valores y las sociedades de fondos de inversión facilitan datos sobre la base del coste. No obstante, conserva tus registros, porque podrían perderse si tu empresa se fusiona o te marchas de ella.
A efectos fiscales, el valor de un bien heredado se «incrementa» hasta su valor de mercado en la fecha de fallecimiento del propietario. Cuando el valor de un bien supera un determinado nivel, el gobierno federal exige un informe de la cantidad. Incluso los patrimonios pequeños pueden tener que presentar declaraciones estatales del impuesto de sucesiones si poseen alguna propiedad importante. Para demostrar posteriormente su base en una herencia, necesitará el valor de mercado de cualquier título que cotice en bolsa y una valoración de cualquier bien inmueble que haya recibido.
Aunque pueda parecer una tarea pesada, llevar un registro puede ser más fácil si desarrolla un sistema que funcione para ti. Piensa en escanear la documentación y guardar copias digitales en su ordenador, en un dispositivo de almacenamiento extraíble o en la nube.
Dado que la tecnología puede funcionar mal o extraviarse, es importante hacer copias de seguridad de los documentos importantes en más de un lugar. Las copias en papel de los documentos deben guardarse como copia de seguridad tanto de los documentos electrónicos como de los documentos en papel.
