Administración: ¿Qué es y para qué sirve? Tipos y objetivos

¿Qué es la administración?

La administración es el proceso que busca dar el uso más eficiente posible a los recursos para alcanzar los objetivos de una institución. Dicho de otro modo, trata de aprovechar lo que tiene una organización para lograr sus metas con la mayor calidad, en el menor tiempo y con el menor coste posible.

El proceso administrativo se lleva a cabo en cuatro fases: la planificación, la organización, la ejecución y el control de los recursos.

Administración: explicación sencilla

Piensa en cualquier organización, desde un pequeño negocio hasta un gran hospital. Todas necesitan decidir qué hacer, cómo repartir el trabajo, quién se encarga de cada cosa y cómo comprobar si los resultados son los esperados. Eso es, en esencia, administrar: poner orden para que los recursos rindan al máximo.

No hace falta dirigir una gran empresa para administrar. Una familia que reparte el dinero del mes entre gastos fijos, ahorro y ocio también está administrando sus recursos, aunque no tenga departamentos ni organigramas.

La clave está en usar bien lo que se tiene, ya sea dinero, tiempo, personas o maquinaria, para llegar a un objetivo con el menor desperdicio posible. Por eso la administración no es solo teoría: es una práctica que se aplica cada día en cualquier tipo de organización.

¿Para qué sirve la administración?

Para alcanzar sus metas, toda organización debe coordinar de la mejor forma posible sus recursos humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros.

Esta coordinación es clave para garantizar la estabilidad, el mantenimiento y el crecimiento de grupos sociales o instituciones. En este proceso, el administrador juega un papel fundamental.

La administración implica trabajar bajo la guía de otra persona, estableciendo una jerarquía necesaria para la eficacia de la organización.

Pero no hace falta ser una gran institución formal para administrar. Cualquier organización, por pequeña que sea, puede hacerlo.

• Las instituciones formales se rigen por normas y leyes escritas que regulan su funcionamiento, como las empresas o los gobiernos.
• Las instituciones informales, como las familias, no tienen reglas escritas, pero también necesitan administrar sus recursos para alcanzar sus objetivos.

Historia y origen de la administración

El origen de la administración se remonta a los inicios de la humanidad, cuando las personas tuvieron que organizarse para tareas básicas como la recolección de alimentos o la construcción de sus viviendas.

En la Edad Antigua ya se encuentran desarrollos en la materia en Egipto, Grecia, Roma, China, Babilonia y Sumeria. Más tarde, en la Edad Media, aparecieron aportes vinculados a la administración descentralizada del feudalismo, mientras que en la Edad Moderna la Revolución Industrial impulsó la búsqueda de mejoras en los métodos de producción.

Fue a partir del siglo XX cuando la administración se convirtió en una ciencia formal, con aportaciones como las del fayolismo y el taylorismo.

Objetivos de la administración: ¿Por qué es tan importante?

Estos son los principales beneficios que explican la importancia de la administración:

1. Favorece el esfuerzo humano

Ayuda a mantener un equilibrio entre eficacia y eficiencia. La eficacia consiste en alcanzar los objetivos propuestos, mientras que la eficiencia es lograrlo utilizando la menor cantidad de recursos posible.

2. Permite medir el desempeño de la institución

La administración aporta indicadores de desempeño que se pueden medir de forma cuantitativa. Esto proporciona a las instituciones datos objetivos, sencillos y fiables para monitorear cómo funcionan.

3. Genera información y conocimiento importante

También genera información relevante sobre la forma correcta de usar los recursos humanos, intelectuales, materiales, tecnológicos y financieros, para aprovecharlos al máximo.

4. Reduce costes

Si los recursos se usan de forma eficiente y se maximiza su aprovechamiento, los costes tienden a bajar, lo que mejora el desempeño de la organización.

5. Permite el crecimiento sostenible

El aumento de la eficiencia y el logro de los objetivos y metas propuestos dan a la institución la posibilidad de seguir creciendo de forma sostenible en el tiempo.

Características de la administración

Las características más importantes de la administración son las siguientes:

1. La universalidad

La administración puede aplicarse en cualquier tipo de institución o grupo social, ya sea formal, informal, privado o público, porque todos buscan alcanzar sus metas usando bien sus recursos.

2. Es interdisciplinaria

Se relaciona con cualquier ciencia que use métodos, principios y procesos orientados a que los recursos se usen con eficiencia.

3. Es un medio para lograr un fin

La administración es eminentemente práctica: es un instrumento para lograr un fin determinado, ya que cada organización que la aplica busca alcanzar sus propios objetivos.

4. Tiene jerarquía

Necesita una unidad jerárquica para funcionar, con un jefe al mando y una cadena de subordinados que encadene los esfuerzos de todos hacia la meta común.

5. Tiene unidad temporal

Las etapas del proceso administrativo no se ejecutan de forma aislada, sino de manera simultánea, porque el proceso administrativo es dinámico.

6. Su aplicación es amplia

La administración opera en todos los niveles de una organización donde existe jerarquía, y la aplican tanto un ama de casa como el presidente de una empresa o el presidente de un país.

7. Es específica

Se relaciona y se apoya en muchas otras ciencias y técnicas, pero no debe confundirse con ellas, porque tiene un carácter propio y específico.

8. Es flexible

Puede aplicarse en cualquier tipo de organización, sea cual sea su campo de actividad, y se adapta a sus necesidades sin ser rígida.

Tipos de administración

Los tipos de administración, según el tipo de organización en cuestión, pueden ser:

• Pública: Se encarga de la gestión de las instituciones del Estado.
• Privada: Se dedica a la administración de entidades privadas que no dependen del Gobierno.
• Mixta: Se enfoca en la gestión de instituciones privadas que reciben apoyo del Estado, o de organismos autónomos donde el Gobierno tiene cierta injerencia.

También se puede clasificar la administración según la materia que se gestiona: financiera (si se trata de capitales), comercial (en el área de marketing), de procesos, de recursos humanos, etc.

La administración resulta necesaria para el funcionamiento de cualquier grupo u organización social, desde la más simple hasta la más compleja, y es especialmente importante en el desempeño de las organizaciones más grandes.

Además de facilitar el logro de objetivos, genera mejores relaciones humanas dentro del grupo y favorece la optimización de los recursos, lo que se traduce en mayor bienestar para todos.