Administrador: Qué es y por qué es clave

¿Qué es un administrador?

Un administrador es una persona encargada de gestionar y coordinar las actividades dentro de una empresa, asegurando que los recursos disponibles (humanos, técnicos, financieros, etc.) se utilicen de manera eficiente para alcanzar los objetivos establecidos.

Su papel es fundamental, ya que de su capacidad para planificar, organizar, dirigir y controlar las tareas, depende el rendimiento y éxito de la organización.

Administrador: Explicación sencilla

Dicho de otra manera, un administrador es el pilar sobre el cual se construye el éxito de cualquier organización. Su función principal es organizar y coordinar todos los recursos disponibles para alcanzar los objetivos propuestos.

Sin duda, el administrador juega un papel muy importante dentro de un grupo u organización, porque la manera como administra los recursos y tareas será determinante para alcanzar los objetivos propuestos. La tarea del administrador tiene un gran impacto en el rendimiento y el desempeño de las instituciones del tipo que sean.

Además, el administrador debe usar de forma eficiente y adecuada todos los recursos humanos, técnicos, financieros, cognoscitivos y materiales disponibles en una organización; para obtener los mayores beneficios.

Por eso, un administrador debe poseer ciertas cualidades para poder realizar de forma correcta su función, debe poseer actitud de liderazgo, poseer conocimiento y experiencia sobre lo que hace. Además, también es importante la capacidad de decisión para actuar en forma precisa e inmediata cuando corresponda.

Habilidades que debe poseer un administrador

Las personas que realizan la difícil tarea de la administración deben reunir las siguientes habilidades para desarrollar su trabajo de forma correcta.

1. Habilidades humanas

Puesto que, las habilidades humanas tienen que ver con la capacidad que debe tener el administrador para poder trabajar con otras personas, por ello se requiere que tenga capacidad para saber escuchar, manifestar respeto hacia los demás, tener poder de autocontrol, ser comprensivo, empático, tolerante, elocuente y ser un buen motivador para poder retroalimentar en forma oportuna. Debe ser un excelente líder, porque de eso dependerá el resultado del trabajo de los demás.

2. Habilidades técnicas

Por otro lado, el administrador debe poseer el conocimiento y el dominio de las técnicas que le ayuden a ejecutar y desempeñar su trabajo de la forma más efectiva posible. Esto le provee conocimiento específico que se relaciona con los procedimientos y el trabajo que debe ser desarrollado.

3. Habilidades conceptuales

Estas habilidades ayudan al administrador para que pueda comprender la conducta de las personas y todas las dificultades de la organización. Todo esto contribuye a poder visualizar la organización como una unidad, conociendo todas las funciones que se tienen que desempeñar y cómo llegan a complementarse entre todas.

De cualquier manera, las habilidades conceptuales se relacionan con ideas, pensamientos y el razonamiento que es aplicado para la búsqueda de soluciones o para realizar el diagnóstico de una situación.

4. Habilidades políticas

Por su parte, las habilidades políticas son fundamentales para lograr asumir la posición de liderazgo, lo que le sirve para promover sus ideas y poder influir sobre los demás. Esto le permite alcanzar un alto desempeño, ser bien evaluado y escalar puestos, así como ascensos.

Posiciones que debe desempeñar un administrador

Dada la importancia del trabajo que realiza un administrador, debe ocupar los siguientes posiciones:

1. Posición de líder

Sobre todo, el administrador debe ser un líder, porque el administrador tiene que mantener en todas sus funciones una relación con el personal de la organización, puesto que dentro de sus responsabilidades tiene que contratar, capacitar, disciplinar y motivar a los empleados. De igual forma sirve de enlace entre los diferentes puestos que se ocupan dentro de la organización.

2. Posición de informador

También, el administrador debe conocer cómo funciona su organización y las otras organizaciones que se encuentran dentro de su entorno. Es decir, el administrador es el canal que se usa para lograr la transmisión de la información a todas las personas que forman parte de la organización. También puede actuar como portavoz entre la organización y otras personas que se encuentran afuera de la organización.

3. Posición de agente decisor

Adicionalmente, el administrador es el responsable de tomar las decisiones más importantes dentro de la organización y de ellas dependerá las acciones a tomar.

Las decisiones pueden ser:

• Decisiones de emprendimiento: Generalmente se toman cuando se busca diseñar y echar a andar un proyecto nuevo.
• Decisiones en el manejo de dificultades: Cuando se presenta una dificultad, problemas o cambios. Se debe buscar el control inmediato antes que se pueda convertir en una crisis.
• Decisiones en la asignación de recursos: Son decisiones muy importantes, porque toda organización trabaja con recursos escasos y por ello es imprescindible decidir porque todos los recursos tienen usos alternativos.
• Decisiones de negociación: Se producen cuando se presentan diferencias y se trata de alcanzar un acuerdo, por lo que las decisiones del administrador son fundamentales.

Funciones del administrador

Las funciones principales que debe desempeñar el administrador son:

1. Planificación

En relación con la planificación, esta función esencialmente busca determinar en forma anticipada, qué tipo de dirección se va a seguir para llegar a alcanzar los objetivos propuestos de la manera más eficiente. En esta función el administrador adquiere una visión del futuro, determinando el logro de los objetivos esperados, eligiendo un curso de acción.

2. Organización

En cuanto a esta función se hace el organigrama, se establecen las responsabilidades y las obligaciones de cada persona que forma parte del grupo; así como la forma en que se harán las tareas y la secuencia que se debe seguir.

Es decir, se asignan las funciones que cada persona debe desempeñar, puesto que estas tareas son necesarias para alcanzar los objetivos y por esa razón se les asignan a las personas mejor capacitadas para hacerlas, dividiéndolas adecuadamente, coordinando las actividades de forma correcta y por supuesto suministrando los recursos necesarios.

3. Dirección

En realidad, esta función se efectúa por medio de la influencia que causa el administrador sobre todas las personas para el logro de los objetivos. En esta función es muy importante ejercer la habilidad de liderazgo para lograr persuadir a las personas para que cooperen y así alcanzar los objetivos, a través de la comunicación y la correcta motivación.

4. Ejecución y control

Por su parte, la ejecución implica que se ponga en práctica todo lo que se ha planificado y organizado, por ello se hace necesario motivar a las personas a que realicen las actividades que les corresponden.  Por su parte el control permite llegar a medir el desempeño en base a los objetivos propuestos, de manera que se puedan tomar medidas de corrección si fuera necesario.

El control verifica que las actividades que se dan en forma real coincidan con las actividades planificadas, luego se realiza la comparación de la medición de los resultados obtenidos con los planeados.

Concluyendo, podemos afirmar que un administrador es una pieza muy importante dentro de cualquier organización, puesto que su labor es determinante para poder alcanzar los objetivos de una organización, debido a que el administrador es quien se vuelve responsable de realizar las funciones de planificación, organización, dirección y del control de todos los recursos dentro de la institución.