Alcance de un proyecto

Cuando una organización piensa en un proyecto, debe realizar algunas evaluaciones preliminares. Es el caso de la evaluación financiera del proyecto, las evaluaciones legales, ambientales, sociales, económicas, etc. Hasta que, finalmente, y habiendo obtenido resultados favorables en estas evaluaciones descritas, se decide poner en marcha el proyecto.

Pero además de la evolución, poner en marcha un proyecto significa, también, delimitar cuál será el radio de acción del proyecto, así como todo aquello que se necesita para ejecutarlo. Por esta razón, es importante conocer su alcance y definirlo previamente.

Un proyecto puede ser desde un método para resolver un problema, mejorar la situación de una organización, hasta la inversión acometida en algo que, en el futuro, traerá beneficios. Pero es importante saber que el proyecto no solucionará todos los aspectos de la organización, sino únicamente aquellos en los que sus objetivos tienen relación.

Por ejemplo, si una empresa decide construir una nueva bodega para el almacenamiento de inventarios, este proyecto solucionará problemas de espacios, de capacidad de stock, de producción (porque al tener más espacio para almacenar, se puede producir un poco más), y de distribución más rápida.

Esto se debe al mayor stock disponible, que permitirá despachar productos con mayor frecuencia. Sin embargo, este proyecto no tiene por qué tener incidencia en la calidad de los productos que se fabrican, dado que sus objetivos tienen relación con el stock, el espacio y el almacenaje. Pero no en la cadena de producción previa.

El alcance del proyecto es un proceso que se planifica con las personas que están interesadas en el proyecto, ya sea porque participan directamente de él (ingenieros, contadores, supervisores y gerentes), o porque financian este proyecto.

Definir el alcance de los interesados es importante, dado que se define cómo y cuándo participarán del proyecto.

• Los ingenieros en la etapa de diseño y supervisión.
• Los contadores durante la ejecución para el control de gastos;.
• Supervisores durante la fase de ejecución de tareas
• Y los inversionistas antes, durante y después, pero sólo para efectos de rendición de cuentas.

Esto permite no intervenir en exceso el proyecto con apreciaciones personales, dejando a cada participante que participe en la forma que le corresponde.

Las actividades del proyecto, desde su fase de ideación, diseño, ejecución, hasta la fase de cierre, deben quedar definidas a partir de un listado y posterior programación, con sus respectivos responsables, recursos financieros y operativos necesarios. En este sentido, se puede utilizar una Carta Gantt o herramientas de software de gestión de proyectos para llevar un mejor seguimiento sobre cada etapa.

El alcance de las actividades permite, a su vez, delimitar el tiempo del proyecto, las personas necesarias y los recursos financieros y no financieros para ejecutarlo.

Por supuesto que sí. Y es muy probable que un proyecto requiera modificaciones en su alcance, ya que es muy difícil establecer una línea base completamente asertiva, porque las actividades y recursos se planifican sin saber las eventualidades que pueden aparecer.

Lo importante en este sentido, es que en las modificaciones sobre el alcance del proyecto participen nuevamente todos los interesados, con el fin que den su aprobación y estén al tanto de la nueva programación y ajustes.

No obstante, no es una buena señal realizar demasiadas modificaciones al alcance de un proyecto, ya que eso deja ver que hubo muchos aspectos que no se pronosticaron. Por lo tanto, es causa de una incapacidad técnica de planificación.

En este sentido, es recomendable que en el estudio del alcance de un proyecto, si es que los interesados no tienen la suficiente experiencia para definirlo, se incorpore a un experto en el área o de proyectos similares, para entregar su apreciación y recomendaciones. De esta forma, también, podemos minimizar los riesgos que conlleva tener que modificar constantemente el proyecto. Pues, de ser así, con ello incurriríamos en el consumo de más recursos, a la vez que se alargarían los tiempos para su finalización y obtención de beneficios.

Un principio en el control de gestión es establecer responsables para cada línea estratégica. Así pues, en la gestión de proyectos es importante saber quién será el responsable de cada etapa. De esta forma, se podrán solicitar reportes para darle seguimiento a la gestión del proyecto. Y, además, podremos saber si se está llevando a cabo de manera correcta en el engranaje del ciclo del proyecto.

Son esos responsables los que podrán advertir si se requiere de extensión en los tiempos, aumento de recursos o de personas.

En síntesis, el alcance de un proyecto es una estructura preliminar de tiempo, recursos, personas, objetivos y resultados esperados del proyecto, que se elabora con un grupo de personas que participan y/o se beneficiarán de él.

Si bien el alcance del proyecto puede sufrir modificaciones, es recomendable planificarlo con flexibilidad y bajo una mirada realista de su ejecución y resultados. El objetivo de esto es no sufrir decepciones que no hayan sido previstas con la suficiente rigurosidad técnica.

Para definir el alcance de un proyecto, se puede hacer de tres formas principalmente:

• Matriz RACI: Es una herramienta para definir quiénes asumen las funciones relevantes en cada una de las tareas. Cada letra de la sigla RACI tiene un significado: R es responsable, A es aprobador, C es consultor e I es informador.
• Enunciado del alcance de un proyecto: En la definición o declaración del proyecto, o en el contrato, se puede incluir de manera textual cuál es el alcance de la propuesta.
• Table Top Drawing: Es una forma gráfica de definir un proyecto y la manera en la que se van a repartir las funciones entre sus distintos participantes.

Un ejemplo del alcance de un proyecto puede ser, si lo definimos mediante un enunciado:

«Construir una nueva carretera de 217,98 km que una las ciudades de Lima y Tarma en un plazo de dos años, y de acuerdo con las especificaciones técnicas del documento adjunto».