Base de datos

Una base de datos hace referencia al conjunto de datos o informaciones determinadas que se pueden consultar de manera ágil, y segmentando las características que se quieran destacar para concretar más la información que se pretende revisar.

Si hablamos de una base de datos en el contexto informático, hay que señalar que se trata de un programa o archivo electrónico en el que la información va organizada y estructurada en determinados campos que serán de utilidad para el usuario.

Por ejemplo, si tenemos una clínica veterinaria tendremos una base de datos de todos los clientes, en la que se pueden incluir campos como el nombre del animal, su historia médica, su número de teléfono, calendario de vacunación y datos de gran relevancia. De tal forma que cuando se quiera consultar cualquier aspecto concreto, se podrá seleccionar el campo y obtener una información inmediata sobre ello.

¿Cómo diseñar una base de datos eficaz?

Una base de datos debe ser útil para encontrar la información de manera estructurada, ordenada y ágil. Las recomendaciones para crearla son las siguientes:

• Determinar el objetivo principal de esa base de datos. ¿Para qué sirve? ¿Qué queremos conseguir con ella?
• Determinar la información que queremos añadir y que esté reflejada en la base de datos.
• Incluir los campos o tablas que se necesiten para que quede estructurada.
• Señalar las claves de segmentación principales a la hora de destacar la información.
• Diseñar acorde con las necesidades de la información.

Tipos de bases de datos

Los tipos de bases de datos más más características son:

• Los directorios para acceder a información útil como teléfonos de usuarios, correos electrónicos y datos similares.
• Bases de datos bibliográficas. Las referidas a material de consulta, información, libros…en ella se incluyen algunos datos como: autor, fecha de publicación, editorial, título.
• Bases de datos científicas. En estas bases se distinguen algunas como las bases relacionales, deductivas, que se basan en aspectos matemáticos, entre otras.
• Bases de datos para clientes. Una de las opciones más utilizadas ya que son muy útiles para tener un seguimiento de los clientes en cualquier momento. Para contactar con ellos, mandarles un recordatorio de algo importante, incluso alguna promoción o novedad que tenga el comercio, es lo que se denominan campañas de email marketing.
• Bases de datos de red. Son aquellas que están orientadas a la representación de objetos a través del almacenamiento previo de datos.
• Bases de datos jerárquicas. En estos casos la información queda almacenada siguiendo una estructura de árbol, dando lugar a pequeñas ramificaciones con informaciones relacionadas y derivadas de las principales.

¿Cuáles son los datos más comunes que se suelen incluir en una base de datos para clientes?

Esta opción es muy recomendable y utilizada ampliamente en las empresas. Pero, ¿cuáles son los datos más destacados que se suelen incluir en ellas?

• El teléfono o métodos de contacto. Es importante añadir varias opciones por si falla alguno de ellos. Por ejemplo, el correo electrónico.
• El nombre del cliente.
• Las redes sociales que tiene.
• La dirección postal.
• El puesto que ocupa en una empresa, si por ejemplo nos referimos a distribuidores o colaboradores.
• La localización.

Para este propósito existen programas especializados que facilitan la tarea. Por ejemplo, SAP.

Ventajas y desventajas de las bases de datos

Entre las ventajas de las bases de datos podemos encontrar:

• Permiten encontrar información con mayor rapidez. Esto, colocando una palabra clave (o incluso solo una parte de esta) e iniciando una búsqueda que, dependiendo del tamaño de la base de datos, suele ser muy veloz.
• Ahorro de espacio físico, al no tener que guardar archivos o papeles en el almacén u oficina.
• Permiten compartir datos de manera rápida con quien sea requerido.
• Permiten ingresar una cantidad prácticamente ilimitada de datos.
• Es posible trabajar con los datos en función a lo que requiere el analista, seleccionando rápidamente los datos que comparten características. Por ejemplo, extrayendo aquella información que pertenece al mismo cliente.
• Permiten agilizar los procesos y, por ende, aumentar en general la productividad.

Sin embargo, también las bases de datos presentan desventajas como las siguientes:

• Pueden ser vulnerables o susceptibles a ataques externos, por ejemplo, por parte de un hacker (Por eso es importante tener un respaldo e invertir en seguridad informática).
• Si el sistema falla, se genera un efecto en cadena que puede paralizar muchos procesos importantes de la empresa.
• Se requiere de mucha capacidad en el disco duro y de memoria RAM para funcionar de forma eficiente.
• Su instalación puede exigir un elevado coste.
• Se debe contratar a un especialista para su mantenimiento.

Historia de las bases de datos

Se puede decir que la historia de las bases de datos se remonta a la antigüedad, cuando los seres humanos se vieron en la necesidad de efectuar el inventario de sus cosechas.

Sin embargo, a finales del siglo XIX se dio un hito importante. En 1884 Herman Hollerith inventó una máquina tabuladora que funcionaba en base a tarjetas perforadas. Esta fue utilizada para realizar censos en Estados Unidos.

En 1950 aparecieron las cintas magnéticas, sistema inventado por Oberlin Smith. La desventaja de este mecanismo es que solo se podía efectuar la lectura de forma secuencial. Es decir, si se quería buscar un nombre, se llegaba con la cinta hasta ese punto, pero para iniciar otra búsqueda se debía retornar al principio.

Posteriormente, en la década de los sesenta destacó la alianza entre IBM y American Airlines para diseñar un sistema operativo para gestionar las reservas de vuelos, así como las operaciones y la información de los pasajeros.

En los años setentas, Edgar Frank Codd, científico informático inglés, definió el modelo relacional. A partir de dicho trabajo, Lawrence J. Ellison desarrolló el Relational Software System o lo que hoy se conoce como Oracle Corporation.

En los noventas, el modelo dio un giro hacia las bases de datos orientadas a objetos. Así, se crearon herramientas como Excel y Access del paquete de Microsoft Office. 

(Para este apartado revisamos como fuentes conocelahistoria.com y histinf.blogs.upv.es)

Ejemplo de base de datos

Un ejemplo de base de datos podría ser el caso de una empresa de retail que ingresa la información de todos sus clientes en un software.

Los consumidores van acumulando individualmente puntos, conforme van efectuando compras, y luego pueden intercambiar estos puntos por regalos o descuentos.

En esta base de datos se reúne información personal como dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros.