La caja chica es el conjunto de efectivo de una empresa destinado a cubrir requerimientos extraordinarios y urgentes en el corto plazo, normalmente de pequeños montos.
Es decir, la caja chica es un fondo que servirá para poder solventar gastos de emergencia que no están programados en el presupuesto de la compañía, y que no pueden ser pagados con un cheque o a crédito.
La idea es poder disponer de los fondos de caja chica ante gastos imprevistos, sin necesitar la aprobación de la gerencia. Sin embargo, estos egresos deben justificarse y suele requerirse el respectivo comprobante de pago.
Otro asunto a tomar en cuenta es que la caja chica es custodiada usualmente por un empleado, al que denominaremos cajero. Este rendirá cuentas a la gerencia por la gestión de los fondos.
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Asimismo, es importante recalcar que la caja chica no puede ser utilizada libremente, ni por el empleados ni por los gerentes de la compañía.
El importe de esta caja chica, además, es renovable cada cierto tiempo, manteniéndose un monto mínimo fijado por la organización.
Gastos financiados con la caja chica
Entre los gastos que se financian con la caja chica encontramos principalmente:
- Dietas y viajes: Presupuesto que se asigna a un empleado para realizar un viaje, en este caso, por motivos de actividad laboral.
- Movilidad: Gastos necesarios para cubrir el traslado de los trabajadores, a fin que puedan cumplir con la labor que les demanda la empresa.
- Materiales de oficina: Con la caja chica podrían adquirirse artículos de escritorio como papelería, tinta para impresiones y otros.
- Botiquín: Adquisición de medicinas y otros elementos con los que la empresa debe contar para atender emergencias de salud.
- Reparaciones: Puede ser que sea necesario realizar el mantenimiento de las instalaciones o de alguna maquinaria necesaria para el funcionamiento de la firma.
Caja chica y flujo de efectivo
Para mantener un saldo en caja chica sin endeudarse es necesario que la empresa genere un flujo de caja positivo. Esto quiere decir que no solo es importante obtener un margen de rentabilidad por la actividad comercial, sino asegurar el ingreso de efectivo a la organización.
Para entenderlo mejor, supongamos que una firma realiza ventas que generan rentabilidad. Sin embargo, si una parte importante de estas operaciones fueron dadas a crédito y existen dificultades para cobrar, la compañía podría tener problemas para ingresar dinero y mantener fondos en una caja chica, al menos que se endeude para disponer de efectivo.
