Las etapas de un proyecto definen las diferentes fases necesarias para su realización y configuran su ciclo de vida.
Por tanto, estas no son más que un camino a seguir. Así, todo proyecto tiene tres momentos cruciales, nace, crece y acaba. Por eso, conviene conocer las etapas que se dan en cada uno de ellos y cómo llevarlas a cabo. Estas no son una regla rígida sino una recomendación basada en investigaciones, análisis y experiencias previas.
Las cinco etapas de un proyecto
Vamos a ver cuáles son las cinco etapas habituales en el ciclo de vida de un proyecto, que serían: el comienzo, la planificación, la ejecución, el control y el cierre.
El comienzo
Todos los comienzos son difíciles y en este caso no es diferente. Debemos saber qué queremos, cómo lo vamos a conseguir y con qué contamos. Pero todo desde una visión general, ya que los detalles se llevarán a cabo en la de planificación.
Un proyecto suele partir de una idea o de un estado de ánimo y por eso es importante visualizarlo. En esta etapa conviene apuntar todo lo que se nos ocurra y podemos utilizar una libreta e incluso el móvil. Debemos saber qué queremos conseguir para después poder planificarlo y ejecutarlo.
La planificación
Llegó el momento de planificar todo con detalle y hacerlo de forma realista. Esta etapa es crucial, por eso precisa de toda nuestra atención. En ella hay que tener en cuenta qué vamos a necesitar, cómo lo vamos a conseguir, con quién vamos a contar o qué haremos en caso de contingencia.
Los planes se van modificando con el tiempo, pero tenerlos ayuda a no desviarse del camino. Por eso, esta etapa se tiene que elaborar con detalle. Un modelo similar al de un plan estratégico o de negocio puede ser de mucha ayuda.
La ejecución
Toca ponerse manos a la obra. El proyecto debe empezar a funcionar y todos los procesos que se planificaron se pondrán en marcha. En esta etapa conviene llevar una contabilidad clara de todos ellos para después poder realizar el control pertinente.
En este punto hay que ser pacientes e ir paso a paso. Correr no es una buena idea cuando se trata de proyectos. Solo cuando una parte esté asentada iniciaremos la siguiente. De esta forma, minimizaremos los posibles problemas al resolverlos uno a uno.
Control de las etapas de un proyecto
Ahora hay que hacer un seguimiento. De esta forma, comprobamos en qué nos hemos equivocado y cuál ha sido la desviación sobre el plan. Solo así podremos plantear las medidas correctoras adecuadas. Una vez más, tenerlo todo documentado nos será de mucha ayuda.
En esta fase se establecen las mejoras, pero también los posibles fallos en las contingencias. Cuando planeamos, decidimos qué hacer en casos extraordinarios y ahora hay que valorar su efectividad. Una vez tengamos corregidos los errores, estos no volverán a suceder en el futuro.
Llegó el final
Todo llega a su fin y también los proyectos. En el caso de bienes o servicios, estos tienen un ciclo de vida: nacen, crecen y al final desaparecen. Por supuesto, cuando iniciamos un negocio lo hacemos pensando en el largo plazo, pero hay que tener claro qué hacer en caso de acabarlo. Lo mismo sucede con cualquier tipo de proyecto.
Aquí se establecerán, si llegara el caso, las condiciones del cierre. Una vez terminado el proyecto hay que saber qué se va a hacer y cómo. Esta etapa es, dentro de las etapas de un proyecto, tan importante como las demás, porque en ella es dónde suelen aparecer los conflictos de interés. Por tanto, requiere de toda nuestra atención y no debemos dejar nada al azar.
Un ejemplo de etapas de un proyecto. Una asociación
Imaginemos, para terminar, que queremos crear una asociación sin ánimo de lucro dedicada a promover la cultura económica en nuestro país. Nos reunimos con los colaboradores y damos forma a la idea. Los pasos a seguir se pueden resumir en la siguiente figura:
El proceso es sencillo, aunque dependiendo del proyecto, se puede complicar. Primero la idea, la asociación, segundo ejecución, hay que crearla, ponerla en marcha, ver quién va a colaborar, etcétera. Después hay que hacer un seguimiento para encontrar desviaciones o errores. Para terminar, la última de las etapas de un proyecto es el cierre que debe ser claro y conciso.
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