Gestión presupuestaria

La gestión presupuestaria consiste en la administración y adjudicación de partidas monetarias a departamentos o proyectos determinados de una empresa.

En otras palabras, la gestión presupuestaria es una herramienta de planificación que nos permite tomar una estrategia junto con sus objetivos correspondientes.

Objetivo de la gestión presupuestaria

La correcta gestión del presupuesto siempre y cuando este esté bien repartido, nos permitirá cumplir no sólo los objetivos económicos de los presupuestos, sino que también las metas individuales que se den en estos.

Se puede dar el caso en el que un presupuesto tenga como objetivo la reducción del déficit presupuestario, y que a su vez posea unas metas que incentiven la utilización de energías limpias, por ejemplo.

Si bien existe una gran diferencia entre la gestión presupuestaria de una empresa privada y la de un gobierno, se trata de la misma herramienta.

Métodos de gestión presupuestaria

Aunque a priori esta clasificación proviene de los tipos de presupuestos en base a su cálculo y metodología, se pueden extrapolar a la gestión de estos. Por tanto, los tipos de gestión presupuestaria que nos podemos encontrar son:

• Fija. Se trata de un presupuesto totalmente rígido en cantidades y distribución partidas fruto de una teórica muy buena previsión de la actividad. Ello nos permitirá ser eficientes en el uso de los recursos y evitar costes de oportunidad negativos para la empresa.
• Variable. En este caso consiste en un presupuesto que cambia según el volumen de actividad. Si bien es cierto que es bastante flexible y nos permite controlar lo previsto con lo que está pasando realmente, es muy complejo de llevar a cabo, ya que necesita de una continua actualización.
• Base cero. No toma estadísticas de años anteriores para determinar ninguna decisión. Parte de cero como bien indica su nombre, con la consiguiente ventaja de una supuesta adaptación al mercado ante posibles cambios no previstos. Por otra parte, tiene como desventaja que si el mercado se mantiene constante, habrá sido una laboriosa tarea sin apenas recompensa.
• Programática. Se trata de dividir las partidas no sólo en departamentos, sino en secciones y subsecciones de dichos departamentos. Ello permite tener un mayor control de a qué se destina el presupuesto dentro de cada departamento o área empresarial.
• Por actividades. Finalmente, este presupuesto se centra en los procesos de la empresa, más que en los departamentos en sí. En otras palabras, persigue la eficiencia en la adjudicación de partidas en el presupuesto previendo la necesidad de recursos de cada actividad que se produce en la empresa. Analiza cada actividad de la cadena de producción, además de otras actividades como las relacionadas con la logística, la comercialización, etc.

Si bien la gestión presupuestaria flexible podría combinar todas las gestiones expuestas si se diera el caso, también es cierto que por otra parte podemos adaptar la gestión a las necesidades de nuestra empresa, incluyendo procesos de más de una gestión.

Ejemplos de uso de la gestión presupuestaria

Para comprender con más claridad la utilidad de cada gestión presupuestaria, se exponen los siguientes ejemplos de uso:

• Empresas con un gran volumen de costes fijos y que además, apenas poseen costes variables que perturben el flujo de caja durante su actividad: centrales de energía, tales como las eléctricas o las plantas de extracción de petróleo y gas son un buen ejemplo en el que se podrían encajar este tipo de presupuestos.
• Negocio de carácter estacional. Claros ejemplos de estos son las empresas que poseen más de una línea de negocio y que a su vez, no suelen ser del todo compatibles. El caso del turismo de playa y sol es de por sí poco compatible con el de frío y montaña, por ello la tipología de costes y las necesidades de tesorería varían según la estación.
• Por defecto este presupuesto lo utilizan las denominadas start up, ya que al comenzar no disponen de datos propios para prever su funcionamiento. Además su crecimiento en los primeros años es exponencial, por lo que deben adaptarse una y otra vez hasta conseguir tocar cierto techo y por ende, estabilidad en términos de crecimiento.
• Tradicionalmente este tipo de presupuestos se atribuye al sector público, ya que la rendición de cuentas y su correspondiente control es en la teoría su meta. A pesar de su carácter programático, en el que se debería tener una cierta claridad en el uso de los recursos, se han registrado numerosos casos de uso indebido de estos.
• Las empresas de servicios de mensajería o de transporte, son un buen ejemplo en el uso de presupuestos por actividad, ya que la facturación y el gasto es directamente proporcional a la acción del empleado o trabajador.