Presupuesto base cero

El presupuesto base cero es un documento que refleja cuánto y dónde se asignan los recursos de una empresa, con el objetivo de alcanzar más rentabilidad y eficiencia reasignando las partidas de gastos.

Es decir, el presupuesto base cero va más allá que un presupuesto al uso o un informe estándar.

Se trata de una técnica financiera y contable que nos permite identificar gastos ineficientes e incluso inútiles. Partiendo de esta base se pretenden potenciar las partidas de gastos que tengan un mayor impacto positivo para la empresa. ¿Cómo? Disminuyendo o haciendo desaparecer las que no valgan la pena.

Un ejemplo frecuente es cuando se duplican gastos similares. Se podría dar el caso en que una empresa tuviera contratadas dos líneas de internet simultáneas de proveedores distintos. En este escenario se debería estudiar eliminar uno de los dos proveedores y quedarnos con el que nos de el mismo servicio al menor precio.

Etapas del presupuesto base cero

Durante la confección del presupuesto base cero, se deben seguir una serie de pasos para que el resultado sea el que realmente esperamos. De este presupuesto se espera que transforme la empresa en general. Esto, ya que la redistribución de gastos afectaría a todos lo niveles y departamentos de esta.

Luego, el proceso de realización de un presupuesto de base cero se haría tal que así:

De esta forma, en base a estas cinco etapas se podrá llegar a realizar un cambio a todos los niveles de la organización de forma prácticamente integral.

1. Establecimiento de un objetivo principal: Se trata de tener claro antes de empezar a desarrollar el trabajo que supone el presupuesto base cero qué queremos alcanzar o mejorar en nuestra empresa. Un ejemplo ocurre cuando se tiene de objetivo aminorar gastos para compensar una cierta fase baja de ingresos de la empresa. Esto sucede si la empresa posee un negocio que funcione mejor en ciertas estaciones del año. Una buena muestra de ello son los parques temáticos en verano e invierno.
2. Definición de niveles de decisión: Esta fase se encarga de definir los niveles de control que se establecen entre las distintas líneas de mando de la empresa. Para ello lo óptimo es tener pocas líneas pero con una gran fluidez de comunicación y una presencia en la que casi todos los niveles se puedan sentir identificados. Un ejemplo es el caso de la gran empresa que se divide en multitud de departamentos. Para que pueda existir una buena comunicación entre estos y se reme hacia un mismo sentido, deben estar bien definidos los mandos de los departamentos junto con los mandos generales de la empresa. Así, se podrían identificar y analizar problemas que puedan existir en varios departamentos, por ejemplo.
3. Desarrollo de estrategias de decisión: En base a uno o más objetivos definidos y a unos niveles de decisión marcados de forma eficaz, se procederá a implementar la estrategia que nos permita cumplir los objetivos en todos los niveles. Un ejemplo son los objetivos mínimos que se establecen en los contratos de empleos que retribuyen de forma variable según los productos o servicios vendidos.
4. Ejecución de las estrategias: Aquí es donde se pone en marcha la estrategia desarrollada a todos los niveles de la organización para la consecución de los objetivos establecidos. En esta fase se ponen a prueba los objetivos y la nueva realidad de la empresa y se comienzan a hacer ciertos cambios que perfeccionan el proceso. Algunos casos que nos pueden servir de ejemplo es cuando un mando intermedio considera que los objetivos están por encima o por debajo de las capacidades de su personal a cargo. En consecuencia, se rebajará o se aumentará la carga mínima a conseguir.
5. Revisión del proceso: En esta etapa final del proceso, se comprueba si se están cumpliendo objetivos, plazos y la forma en la que se desarrolló la estrategia. Con esto se desean identificar por ejemplo, vicios que se puedan dar. Un caso algo frecuente es el de la acumulación de ciertos gastos generales sin identificar su utilidad o destino específico. Pudiendo, de este modo, tratarse desde la adquisición de café para empleados, a folios para la oficina. Definir estos gastos nos permite analizar las necesidades de la empresa y cómo se podría mejorar el proceso.

De esta forma, aunque el proceso posee cinco etapas y cada una de ellas necesita de la anterior que le precede, según sea el modelo de negocio y la necesidad que este posea, se podría adaptar con incluso más etapas.

Ventajas y desventajas del presupuesto base cero

Dado que el presupuesto de base cero necesita de un gran trabajo y repercute en la forma de hacer las cosas en la empresa, a continuación se van a exponer los puntos fuertes y débiles que nos puede suponer la realización e implantación del mismo:

Teniendo en cuenta que las ventajas se superponen a las desventajas únicamente realizando el proceso de forma correcta, es rentable a todos los niveles adoptar un presupuesto base cero.

En otras palabras, al realizar de forma satisfactoria cada una de las etapas del proceso, la empresa pasa de estar en una situación de cierta ineficiencia e incertidumbre, a determinar ciertos objetivos, un presupuesto ajustado y una reasignación de recursos. Ello hará que la empresa sea más sostenible económicamente.

Ejemplos de presupuesto base cero

A continuación se van a explicar situaciones en la cual la realización de un presupuesto de base cero ha originado la identificación de ciertos desajustes o problemas en una empresa:

• Duplicación de gastos: Identificar gastos duplicados, es decir, que proveen del mismo servicio y nos es útil una sola empresa que nos lo provea. Ejemplos son la telefonía, suscripciones de software similar, adquisición de productos de la misma naturaleza, etc.
• Identificación de gastos superfluos o innecesarios: Durante el proceso del presupuesto de base cero nos podemos encontrar partidas de gastos que no tengan sentido alguno. Ejemplos son gastos en dietas a empleados sin que estos viajen a ningún sitio.
• Previsión de gastos: Se intenta gastar en función de la necesidad de la empresa, sin excesos. Esto pasa por ejemplo, en negocios estacionales que deben adaptar la asignación de recursos según sea el periodo estival. Ejemplo es que para un restaurante, la compra de helado se realizará en mayor medida en verano que en invierno.
• Asignación de gastos según ratios: Si bien todos los departamentos pueden tener su propia asignación específica, el departamento que mayor ROI posea sobre lo que se invierta sobre él, será el más rentable para aumentar inversión en él. Un departamento que depende en gran medida de este tipo de visión es el departamento de marketing.

Estos son algunas de las situaciones que se pueden encontrar en las empresas. Según el sector, el tamaño y el modelo de negocio que tenga la organización, se tenderá a encontrar uno u otros puntos de mejora o rectificación durante la confección del presupuesto base cero.