La oficina de representación es un tipo de establecimiento mercantil. Es un lugar físico donde opera una empresa no residente, en el cual se realizan actividades de forma indirecta. Estas reportan negocio a la compañía en el país donde se ubica la oficina o en su país de origen.
La oficina de representación, por tanto, es un lugar físico fijo mediante el cual una empresa, o varias, hacen negocios en el país en el que se encuentran.
Dado que la compañía no tiene presencia física en el país, establece una oficina de representación con el objetivo de desarrollar una actividad que aporte valor a la compañía, pudiendo ser una actividad relacionada con hacer publicidad, la promoción de un determinado bien o servicio, el suministro de información de la compañía, la realización de investigaciones de mercado, así como, en general, la realización de actividades relacionadas con la empresa y su rubro.
En resumen, podríamos decir que una oficina de representación llevará a cabo todas aquellas actividades excluyentes de los términos que definen un establecimiento permanente. Es decir, todo aquello que no sea la realización directa de su actividad.
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Así pues, imaginemos una compañía que quiere vender su producto (vino, por ejemplo) en el extranjero. Esta empresa, para ello, establece oficinas de representación en aquellos países en los que quiere vender su vino. De esta forma, esta oficina se encargará de realizar tareas enfocadas a la promoción, a la venta indirecta, así como a otra serie de tareas relacionadas con la promoción de la venta de vino por parte de la empresa extranjera en dicho territorio.
Características de una oficina de representación
Entre las características que definen a una oficina de representación, conviene señalar las que se exponen a continuación:
- Es un espacio físico, establecido por una empresa no residente.
- No cuenta con personalidad jurídica propia, sino que depende de la matriz extranjera.
- Las acciones son llevadas a cabo por un representante reconocido por la empresa extranjera.
- La oficina de representación no desempeña una actividad económica como tal, sino que hace labores indirectas.
- La empresa extranjera se responsabiliza de los gastos en los que incurra esta oficina de representación.
- No poseen capital propio, aunque sí pueden contar con un presupuesto asignado.
¿Qué es una sucursal extranjera? ¿En qué se diferencia de una oficina de representación?
Aunque puedan parecer lo mismo, conviene señalar una distinción esencial que establece la diferencia entre una oficina de representación y una sucursal.
Así pues, esta diferencia se encuentra en que la oficina de representación, a diferencia de una sucursal, no puede desempeñar una actividad económica. Es decir, su actividad está relacionada con la venta indirecta de los bienes o servicios con los que cuenta la empresa en el país extranjero. Ahora bien, esta actividad no puede realizarse, como se deduce, de forma directa, por lo que suelen ser oficinas de apoyo o auxiliares.
Estas oficinas, por norma general, suelen trabajar en estudios de mercado, labores de publicidad y suministro de información, así como actividades enfocadas a la promoción indirecta del bien o servicio que la empresa extranjera quiere vender en el territorio en el que se encuentra dicha oficina.
Sucursal extranjera: ¿Qué es un establecimiento permanente?
Una vez conocemos la diferencia entre oficina de representación y sucursal, es hora de conocer el por qué de que se establezca esta distinción.
Y es que, a diferencia de la oficina de representación, el establecimiento permanente es un establecimiento que cuenta con personalidad fiscal, es decir, realiza actividades económicas y, por ello, paga impuestos. En otras palabras, el establecimiento permanente es un tipo de oficina de representación en un país extranjero en la cual se realizan actividades enfocadas directamente a la obtención de ingresos y beneficios para la empresa extranjera.
Por esta razón, se establece la distinción, pues el establecimiento permanente debe pagar impuestos por esta actividad y tributar en el país en el que se realiza dicha actividad. La oficina de representación, como sabemos, no cuenta con personalidad fiscal y no debe pagar impuestos en el territorio, pues se trata de una actividad indirecta.
¿Qué es un representante fiscal?
En toda oficina de representación, salvaguardando excepciones por no existir una ley común en todo el planeta, debe nombrarse a un representante fiscal.
Este representante es la persona que actúa en nombre de la empresa en el territorio.
Habitualmente, hablamos de una persona que suele residir en el país en el que se establece una oficina de representación. Esta será la persona a través de la cual la empresa realizará actividades en dicho territorio. Además, esta persona también responderá por la empresa ante otras empresas, autoridades, así como otros agentes.
Asimismo, la designación de un representante fiscal debe comunicarse al Gobierno, a la vez que deben mencionarse las actividades que este llevará a cabo en el país. En otras palabras, debe comunicarse su presencia, así como sus facultades.
La oficina de representación en el sector público: Embajadas, consulados, oficinas comerciales.
La oficina de representación también está presente en el sector público.
Los países, como si de empresas se tratasen, también cuentan con una red de oficinas en el extranjero en las que un representante fiscal (un cónsul, o un embajador) defiende y representa los intereses de un país, respecto a un país extranjero en el que se encuentra la oficina de representación.
Ejemplo de ello son las embajadas, los consulados, las oficinas comerciales, entre otros muchos tipos.
Las oficinas de representación de España, por ejemplo, realizan tareas como la actividad diplomática, la representación de los intereses de España en el país, así como de los españoles, y el desarrollo de actividades enfocadas a promocionar España.
