La organización formal es aquella que es planificada y que establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la organización.
La organización formal se basa en la división del trabajo, la definición de los distintos niveles de autoridad y la creación de canales de comunicación entre los trabajadores. Su estructura y directrices está planificada por los administradores de la organización y se suele plasmar en documentos, normas, procesos y organigramas. Las relaciones fuera de la organización formal se consideran organización informal, que surgen de manera espontánea entre los compañeros de trabajo.
Componentes de la organización formal
- Un conjunto de reglas y procedimientos bien definidos: que son diseñados previamente con el fin de obtener alguna meta u objetivo.
- Objetivos y estrategias: en la organización formal se definen las metas a corto y largo plazo junto con las estrategias para alcanzarlas.
- Status simbólico: la estructura de la organización formal entrega un determinado estatus a los miembros de acuerdo a su posición y poder relativo.
- Actividades definidas: la organización define las actividades propias de cada miembro de la organización. se establecen obligaciones y límites.
- Canales de comunicación: existen canales de comunicación definidos que deben estar acorde con la jerarquía y procedimientos propios de la organización.
- Procedimientos de coordinación: se definen procedimientos y mecanismo para la coordinación de actividades de los distintos miembros de la organización.
Origen de la organización formal
El origen de la organización formal es el diseño creado por los propietarios y administradores que buscan definir estrategias para alcanzar de manera exitosa sus objetivos.
Existen al menos tres elementos claves que definen la organización formal:
- División del trabajo: consiste en dividir un trabajo en varias actividades elementales de modo que los trabajadores puedan especializarse y así ser más productivos.
- Departamentalización: consiste en crear diferentes departamentos en la misma organización de modo que cada uno de ellos se haga responsable de una determinada actividad u objetivo. Así por ejemplo: departamento de marketing o departamento de relaciones públicas. A medida que la organización crece, los departamentos se vuelven más complejos y se suelen crear sud-departamentos o sub-divisiones.
- Control: consiste en crear mecanismos para controlar y medir el desarrollo de las actividades de la organización.
Relación entre la organización informal y formal
La organización informal puede complementar o fortalecer a la organización formal a través de una buena relación y cooperación entre los miembros de la organización. No obstante, la organización informal también puede debilitar a la formal. Lo anterior ocurre cuando se generan envidias, antagonismos o cuando el rol informal es más fuerte que el formal.
Un ejemplo en el cual la organización formal no coincide con la informal es cuando, de acuerdo a la estructura orgánica establecida existe un jefe de departamento pero en la práctica, todos siguen las ideas y directivas de otra persona que, si bien no tiene un cargo de jefe, tiene una personalidad y liderazgo muy fuerte.
Ejemplo de organización formal
En la siguiente imagen podemos ver el organigrama diseñado como parte de la organización formal de una empresa:
