Un plan de proyecto es un documento donde se especifican los principales lineamientos que se seguirán al momento de desarrollar un proyecto. Esto, indicando responsabilidades, plazos, presupuestos y demás datos de relevancia.
Es decir, en el plan de proyecto se debe detallar toda la información necesaria para que un proyecto pueda llevarse a cabo de manera exitosa, cumpliendo los objetivos planteados.
La idea es que este plan sea una base que sirva como guía para que un grupo de trabajo se enfoque en la misma dirección. Esto, en función a ciertas directrices.
Partes del plan de proyecto
Un plan de proyecto consta de varias partes. No todas las fuentes revisadas coinciden con incluir los mismos apartados, así que trataremos de incluir aquellos en los que hay consenso.
Definir los objetivos y métricas
Lo primero es definir los objetivos del proyecto. Estos deben ser concretos, por ejemplo, aumentar la participación del mercado a un 12%, relanzar un producto o marca, etc.
Lo importante es que los objetivos sean claros e idealmente medibles a través de indicadores o métricas. En ese sentido, puede seguirse el enfoque SMART.
Dicha metodología consiste en configurar los objetivos de la compañía de tal manera que sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y temporales. Justamente, el nombre SMART hace referencia a estos conceptos, pero en su denominación en inglés: specific, measurable, attainable, realistic y timely.
Define responsables y roles del plan de proyecto
Es fundamental definir qué persona es responsable de cada tarea. La idea es saber quién debe aprobar determinadas decisiones, quién debe supervisar cierta actividad, etc.
Esto, al ser compartido entre todo el equipo, ayudará a una mejor coordinación y rendición de cuentas en caso de retrasos, por ejemplo.
Asignación del presupuesto
Indudablemente, un proyecto requiere un presupuesto asignado. Este puede repartirse para cada departamento, o en función a una tarea o actividad.
Para el presupuesto, se debe tener mucha precisión en las mediciones, tanto en los ingresos esperados como en los gastos proyectados.
Establecer hitos y entregables
Los hitos son aquellos avances de relevancia en el proyecto. Por ejemplo, si se está desarrollando un producto audiovisual, como una serie, un hito podría ser el lanzamiento del episodio piloto.
Por otro lado, el entregable es lo que se presenta cuando se alcanza el hito. En el ejemplo planteado, el entregable es el episodio piloto en sí mismo.
Definir el cronograma del plan de proyecto
En la planeación los tiempos son muy importantes. De lo contrario, podríamos tardar mucho en culminar el proyecto. Al tener plazos de entrega definidos, esto permitirá que el equipo sienta la presión para culminar la tarea en la fecha pactada y no se caiga en la procrastinación.
Es valioso establecer las fechas con razonabilidad y teniendo en cuenta que pueden surgir contingencias.
Finalmente, una vez diseñado el plan, este debe compartirse con todo el equipo de trabajo.
Ejemplo
Un ejemplo de plan de proyecto podría ser el relanzamiento de una página web de noticias.
Entre los objetivos podríamos tener:
- Alcanzar un X número de visitas.
- Ganar posicionamiento como uno de los principales medios informativos del país.
- Generar ingresos por anuncios en la página web.
Asimismo, se asigna a una persona responsable del rediseño de la página web, y se contrata un equipo de cinco redactores y un video reportero que editará los vídeos que acompañarán las notas periodísticas. Todos ellos, bajo la dirección de un editor.
Para contratar este equipo, claro está, se requiere un presupuesto. Además, entre los hitos más importantes podríamos remarcar la presentación del prototipo de la página, la presentación de la imagen de la nueva web a los directivos del medio periodístico y, finalmente, el lanzamiento del portal de noticias renovado.
Todo el proyecto podría desarrollarse en un plazo de cinco meses, siendo la presentación del prototipo de la web al final del segundo mes.
Este sería, a muy grandes rasgos, un esbozo de un plan de proyecto. Sin embargo, como debes sospechar, el documento real deberá ser muy detallado y riguroso. De esta forma, se garantizará el cumplimiento de los objetivos.
