El seguimiento de un proyecto hace referencia a la realización de una serie de acciones con el objetivo de comprobar la correcta evolución de su ejecución.
El seguimiento de un proyecto, por tanto, y una vez se ha planificado, comienza con la puesta en marcha del proyecto.
La etapa de seguimiento consiste en comprobar si se van ejecutando las distintas fases del proyecto, en tiempo y forma cada una de ellas. Para hacerlo se utilizan una serie de parámetros y variables que nos permiten averiguar si hay o no desviaciones respecto al plan inicial.
Importancia del seguimiento de un proyecto
Esta etapa es esencial para establecer las medidas necesarias para resolver los problemas que se perciban en la ejecución. No podemos iniciar algo si no contamos previamente con una hoja de ruta, así como un procedimiento para comprobar que el proyecto se está ejecutando correctamente. Por este motivo, hay que establecer un seguimiento claro, conciso y detallado, con todo lo necesario para poder tomar decisiones.
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Además, como veremos en el siguiente apartado, es imprescindible establecer claramente cómo se va a realizar dicho seguimiento. Es importante que todos conozcan qué se espera de ellos y cuál debe ser su actuación en caso de una posible contingencia.
Fases del seguimiento de un proyecto
Veamos ahora en detalle cuales podrían ser las fases más importantes en el seguimiento de un proyecto, así como sus principales requisitos.
- Medir: En primer lugar, hay que medir. La medida es necesaria cuando queremos controlar algo. Tenemos que saber hasta dónde podemos llegar o cuáles serán los límites para considerar el éxito o fracaso. Por tanto, hay que plantear parámetros y variables, así como los procedimientos utilizados para analizarlos.
- Reunión y análisis: A continuación, hay que reunirse y analizar las desviaciones. Las reuniones deben ser concisas, certeras y directas. Hay que hablar del asunto con los indicadores en la mano y con una copia para cada asistente. De la reunión tiene que deducirse claramente cuál es el problema, así como las causas y consecuencias de este.
- Búsqueda de soluciones: En el siguiente paso, hay que decidir qué camino se va a seguir para resolver esas desviaciones. Para esta fase lo mejor es que cada cual trabaje en su área y con su propio grupo o de forma individual. En una reunión posterior se plantearán dichas soluciones para elegir las más adecuadas.
- Volver a medir: Por último, hay que volver a medir. Una vez se llevan a cabo las correcciones hay que volver a usar el análisis para comprobar si han funcionado. Si hemos tenido éxito, el proyecto sigue adelante; en caso contrario, habrá que volver a empezar.
Ejemplo de seguimiento de un proyecto
A continuación, vamos a ver un ejemplo para acabar.
Imaginemos una empresa que fabrica zapatos. Esta empresa produce zapatos y las distribuye entre diferentes tiendas multimarca.
Veamos cómo sería el proceso.
En esta ilustración, podemos observar cómo se llevaría a cabo el seguimiento de un proyecto. Primero, estableciendo los parámetros y variables de medida. Por ejemplo, número de zapatos fabricados o número de zapatos vendidos. Después, hay que comprobar qué tipo de zapatos funcionan mejor. Por otro lado, hay que tener en cuenta las nuevas tendencias que provocan el interés del comprador. Por último, hay que comprobar de nuevo y tomar medidas correctoras si es preciso.
