La dirección de un proyecto es aquella disciplina que tiene como fin la aplicación de una serie de conocimientos, incluidas herramientas o técnicas, en la consecución de un objetivo y que este tenga éxito.
De esta forma, su principal preocupación es que llegue a buen término. Por ese motivo es esencial una buena dirección. Hay que saber qué queremos, cómo lo queremos, cuándo lo queremos o con qué medios contamos para conseguirlo. Por supuesto, no hay que olvidar la razón por la que lo llevamos a cabo, la satisfacción de una necesidad de mercado.
La necesidad de la dirección de un proyecto
La dirección de un proyecto se hace más necesaria que nunca en un mundo globalizado. Los mercados competitivos, las demanadas del consumidor (variadas y a veces imprevistas) o la presión de otros competidores hace que sea necesario dirigir de forma eficaz y eficiente. Por eso, conviene conocer a fondo este aspecto.
Por los motivos anteriores es más que recomendable estudiar la ciencia que nos enseña cómo llevar a cabo la dirección de un proyecto. No solo los ingenieros, economistas o arquitectos, sino todos aquellos que trabajen con proyectos deben formarse para dirigirlos de la forma adecuada.
Cinco etapas en la dirección de un proyecto
Todo proyecto tiene una serie de etapas que el director debe conocer para poder gestionarlo correctamente. Estas serías las que se muestran a continuación.
- La primera es establecer los objetivos a conseguir. Esta es quizá la fundamental, saber qué queremos. Hay que detallar el objetivo principal, el más general, y los específicos que ayudan a conseguir este.
- El análisis de la situación. Para saber cómo conseguir lo que queremos, debemos tener claro de dónde partimos. Hay que conocer nuestras fortalezas y debilidades y también las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. Una matriz DAFO (o FODA) puede ayudar.
- La estrategia a seguir. Esta es la conclusión del apartado anterior. Partimos del conocimiento sobre qué tenemos o en qué somos buenos y no tan buenos. Por otro lado, conocemos lo qué ofrece el mercado y cuáles son los obstáculos. Ahora debemos iniciar el camino y para eso tenemos que elegir una estrategia adecuada.
- Una vez elegida, hay que llevarla a cabo. Esta etapa es esencial porque nos ofrecerá retroalimentación para saber si lo estamos haciendo bien o no. Nos aportará información relevante para la última etapa.
- Retroalimentacion. Toca conocer el resultado de la estrategia, saber si hemos acertado. En caso contrario podremos implementar las medidas correctoras oportunas. Por eso, en ella es importante tener una forma de calcular las posibles desviaciones.
El plan de dirección de un proyecto
Ya sabemos qué es la dirección de un proyecto, su importancia o sus principales etapas. Ahora toca plasmarlo todo en un documento, el plan de dirección ¿por qué es importante hacerlo? Porque al estar escrito podemos revisarlo, nos servirá de guía y se puede transmitir de forma más sencilla a todo el mundo. El informe podría tener las siguientes partes.
- Planificación. Hay que establecer el objetivo, cronogramas y toda la información pertinente, como costes y rendimientos esperados. Esta parte del plan sería la que permitirá conocer el alcance del proyecto en sí.
- Integración. Ahora hay que decidir qué va a hacer cada miembro del equipo. Por supuesto, se debe tener en cuenta sus sugerencias y opiniones. Esta parte sería la de la puesta en marcha.
- Por último, estaría la parte formal. En ella el plan debe ser revisado y aprobado por la dirección general, consensuándolo con el resto de direcciones.
Ejemplo de dirección de un proyecto
Imaginemos que queremos llevar a cabo un proyecto. Una revista escrita por estudiantes y relacionada con diversas materias académicas, entre ellas, la economía. Veamos que fases habría que tener en cuenta:
Como vemos en la figura, una primera etapa son los objetivos principal y auxiliares, crear la revista y cómo lo haremos. La segunda nos permitirá conocer si hay otras similares en el mercado o con qué o quién contamos (colaboradores). En tercer lugar, hay que plantear con detalle la estrategia a seguir, como la vamos a crear, que servidor contratar, etcétera. El cuarto paso es implementar la estrategia, ponerse a escribir. El quinto sería ver qué hicimos mal y corregirlo.
En realidad, las fases para llevar a cabo la dirección de un proyecto son sencillas. Lo difícil es ponerlas en práctica y, sobre todo, tener éxito en esa andadura. Pero como todo en la vida, es cuestión de sopesar riesgos y decidir qué es lo que nos conviene.
