Sistema de costos: qué es y cómo funciona

¿Qué es el sistema de costos?

Un sistema de costos es el conjunto de métodos, procedimientos y técnicas que una empresa utiliza para registrar, analizar y asignar los costes de sus operaciones. Su objetivo principal es determinar con precisión cuánto cuesta producir un bien o prestar un servicio.

Sistema de costos: Explicación sencilla

Un sistema de costos responde a una pregunta fundamental para cualquier negocio: «¿cuánto me cuesta realmente fabricar mi producto?». Piensa en él como un sistema de rastreo que sigue el rastro de cada euro gastado en materiales, salarios y gastos generales, y lo asigna de forma lógica a cada producto o servicio final.

Conocer este coste exacto es vital. Permite a la empresa fijar un precio de venta adecuado para ser rentable, identificar qué productos son los más beneficiosos y encontrar puntos donde se pueden reducir gastos para ser más eficiente.

Existen diferentes sistemas, pero los dos enfoques principales dependen del tipo de producción. Un sistema de costos por órdenes se usa cuando se fabrican productos únicos o por lotes, como en una constructora que edifica una casa o una imprenta que hace un trabajo específico.

En este caso, se calculan los costes para cada «orden» concreta. Por otro lado, un sistema de costos por procesos se utiliza en la producción en masa de productos idénticos, como en una fábrica de refrescos. Aquí, los costes se promedian entre todas las unidades que pasan por cada fase de la producción.

Objetivos del sistema de costos

Las metas o los objetivos que persigue un sistema de costos, según Barfield, Raiborn y Kinney, son las siguientes:

• Calcular los costos de los productos o servicios con la mayor exactitud posible.
• Evaluar el ciclo de vida de los productos o servicios. Así, puede hallarse, por ejemplo, si una importante inversión en la etapa de desarrollo y diseño puede brindar recompensas en etapas posteriores, con un producto o servicio con menos fallas en la calidad.
• Comprender los procesos y actividades de la empresa, entendiendo así los motivos por los cuales se incurre en costos. De ese modo, se pueden proponer mejoras en el sistema de producción.
• Identificar y proporcionar información sobre los generadores de costos, es decir, qué proceso o actividad, por ejemplo, está presentando fallas.
• Medir el rendimiento del recurso humano de la organización, o de una determinada inversión. Por ejemplo, una inversión en tecnología podría reducir costos administrativos en el tiempo, por lo que podría ser una inversión rentable.
• Apuntar al planteamiento de estrategias organizacionales.

Tipos de sistemas costos

Los tipos de sistema de costos, según la forma de producir, son los siguientes:

• Sistemas de costos por órdenes de producción: Cuando la compañía opera según el pedido de cada cliente, siendo en cada caso las especificaciones distintas. Por ende, los costos no pueden generalizarse y deben agruparse por orden o lote producido.
• Sistema de costos por procesos: La empresa fabrica en serie, por lo cual se puede calcular un costo promedio del producto o servicio, acumulándose, además, los costos por departamento o centro de costos (unidad del negocio que genera costos para la empresa).

Asimismo, podemos distinguir los sistemas de costos de acuerdo con el tratamiento que se da a los costos indirectos:

• Costo por absorción: Los costos fijos y variables forman parte del costo del producto o servicio.
• Costo directo: Solo los costos variables se consideran como costos del producto, mientras que los costos fijos forman parte de los gastos de fabricación. En ese sentido, debemos recordar que la diferencia entre costo y gasto es que el costo se encuentra directamente relacionado con los ingresos de la empresa y se considera una inversión, mientras que el gasto no.
• Modelo de costos ABC: Es un modelo que distribuye los costes con base en las actividades que se desarrollan en la firma. Esto, con relación a los distintos inductores o factores, como la duración y la intensidad de la actividad.

Importancia del sistema de costos en la gestión empresarial

El sistema de costos es fundamental para la gestión empresarial, ya que permite a las empresas conocer con precisión sus costos de producción y operación. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas, como la fijación de precios, identificación de áreas de mejora y optimización de recursos.

Ventajas y desventajas

Te explicamos las principales ventajas y desventajas de este tipo de sistema:

Ventajas

• Precisión en la fijación de precios: Permite establecer precios de venta más precisos y competitivos. Esto evitará que puedas vender a pérdidas por no tener controlados los costes.
• Identificación de ineficiencias: Ayuda a detectar áreas donde los costos pueden reducirse.
• Mejora de la rentabilidad: Facilita el control de gastos, mejorando la rentabilidad de la empresa.

Desventajas

• Complejidad: Implementar y mantener un sistema de costos puede ser complejo y costoso.
• Requiere personal capacitado: Se necesita personal con conocimientos especializados para gestionar el sistema de costos.