Sistema de costos: qué es y cómo funciona

¿Qué es el sistema de costos?

El sistema de costos es un conjunto de métodos y procedimientos que usan las empresas para controlar los costos en cada área o departamento.

Sistema de costos: Explicación sencilla

En otras palabras, son las técnicas que utiliza una empresa para determinar y analizar sus costos.

Según el libro «Contabilidad de costos, tradiciones e innovaciones» de Jesse T. Barfield, Cecily A. Raiborn y Michael R. Kinney, un sistema de administración de costos debe tener en cuenta objetivos a corto y largo plazo.

A corto plazo, el objetivo es que los ingresos superen los costos, usando eficientemente los recursos. A largo plazo, la supervivencia de la empresa depende de la compra de insumos adecuados, elección de proveedores, y uso de canales de distribución apropiados. Esto significa que la gestión de costos también es una cuestión estratégica.

Un costo de producción es el gasto necesario para fabricar un bien o entregar un servicio. Esto incluye la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos.

Objetivos del sistema de costos

Las metas o los objetivos que persigue un sistema de costos, según Barfield, Raiborn y Kinney, son las siguientes:

• Calcular los costos de los productos o servicios con la mayor exactitud posible.
• Evaluar el ciclo de vida de los productos o servicios. Así, puede hallarse, por ejemplo, si una importante inversión en la etapa de desarrollo y diseño puede brindar recompensas en etapas posteriores, con un producto o servicio con menos fallas en la calidad.
• Comprender los procesos y actividades de la empresa, entendiendo así los motivos por los cuales se incurre en costos. De ese modo, se pueden proponer mejoras en el sistema de producción.
• Identificar y proporcionar información sobre los generadores de costos, es decir, qué proceso o actividad, por ejemplo, está presentando fallas.
• Medir el rendimiento del recurso humano de la organización, o de una determinada inversión. Por ejemplo, una inversión en tecnología podría reducir costos administrativos en el tiempo, por lo que podría ser una inversión rentable.
• Apuntar al planteamiento de estrategias organizacionales.

Tipos de sistemas costos

Los tipos de sistema de costos, según la forma de producir, son los siguientes:

• Sistemas de costos por órdenes de producción: Cuando la compañía opera según el pedido de cada cliente, siendo en cada caso las especificaciones distintas. Por ende, los costos no pueden generalizarse y deben agruparse por orden o lote producido.
• Sistema de costos por procesos: La empresa fabrica en serie, por lo cual se puede calcular un costo promedio del producto o servicio, acumulándose, además, los costos por departamento o centro de costos (unidad del negocio que genera costos para la empresa).

Asimismo, podemos distinguir los sistemas de costos de acuerdo con el tratamiento que se da a los costos indirectos:

• Costo por absorción: Los costos fijos y variables forman parte del costo del producto o servicio.
• Costo directo: Solo los costos variables se consideran como costos del producto, mientras que los costos fijos forman parte de los gastos de fabricación. En ese sentido, debemos recordar que la diferencia entre costo y gasto es que el costo se encuentra directamente relacionado con los ingresos de la empresa y se considera una inversión, mientras que el gasto no.
• Modelo de costos ABC: Es un modelo que distribuye los costes con base en las actividades que se desarrollan en la firma. Esto, con relación a los distintos inductores o factores, como la duración y la intensidad de la actividad.

Importancia del sistema de costos en la gestión empresarial

El sistema de costos es fundamental para la gestión empresarial, ya que permite a las empresas conocer con precisión sus costos de producción y operación. Esto facilita la toma de decisiones estratégicas, como la fijación de precios, identificación de áreas de mejora y optimización de recursos.

Ventajas y desventajas

Te explicamos las principales ventajas y desventajas de este tipo de sistema:

Ventajas

• Precisión en la fijación de precios: Permite establecer precios de venta más precisos y competitivos. Esto evitará que puedas vender a pérdidas por no tener controlados los costes.
• Identificación de ineficiencias: Ayuda a detectar áreas donde los costos pueden reducirse.
• Mejora de la rentabilidad: Facilita el control de gastos, mejorando la rentabilidad de la empresa.

Desventajas

• Complejidad: Implementar y mantener un sistema de costos puede ser complejo y costoso.
• Requiere personal capacitado: Se necesita personal con conocimientos especializados para gestionar el sistema de costos.