El sistema de costos es el conjunto de métodos o procedimientos formales, técnicos y administrativos, que implementan las empresas para controlar los costos. Esto, en los distintos procesos de la organización, es decir, en cada área o departamento.
Es decir, el sistema de costos son todas las técnicas empleadas por una compañía para determinar y analizar sus costos.
Según Jesse T. Barfield, Cecily A. Raiborn y Michael R. Kinney, en el libro «Contabilidad de costos, tradiciones e innovaciones«, un sistema de administración de costos debe tener en cuenta los objetivos a corto y largo plazo.
Por un lado, el objetivo a corto plazo es que los ingresos sean mayores que los costos, es decir, hacer un uso eficiente de los recursos. En tanto, en el largo plazo, la supervivencia de la compañía depende, según el citado libro, de la compra de los insumos adecuados (y a los proveedores más convenientes), del uso de los canales de distribución más apropiados, entre otros. En otras palabras, en el largo plazo, la gestión de los costos está relacionada con una administración estratégica.
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En este punto, debemos recordar, además, que un costo de producción es el gasto necesario para fabricar un bien o entregar un servicio. Así, se incluye la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos.
Objetivos del sistema de costos
Las metas o los objetivos que persigue un sistema de costos, según Barfield, Raiborn y Kinney, son las siguientes:
- Calcular los costos de los productos o servicios con la mayor exactitud posible.
- Evaluar el ciclo de vida de los productos o servicios. Así, puede hallarse, por ejemplo, si una importante inversión en la etapa de desarrollo y diseño puede brindar recompensas en etapas posteriores, con un producto o servicio con menos fallas en la calidad.
- Comprender los procesos y actividades de la empresa, entendiendo así los motivos por los cuales se incurre en costos. De ese modo, se pueden proponer mejoras en el sistema de producción.
- Identificar y proporcionar información sobre los generadores de costos, es decir, qué proceso o actividad, por ejemplo, está presentando fallas.
- Medir el rendimiento del recurso humano de la organización, o de una determinada inversión. Por ejemplo, una inversión en tecnología podría reducir costos administrativos en el tiempo, por lo que podría ser una inversión rentable.
- Apuntar al planteamiento de estrategias organizacionales.
Tipos de sistemas costos
Los tipos de sistema de costos, según la forma de producir, son los siguientes:
- Sistemas de costos por órdenes de producción: Cuando la compañía opera según el pedido de cada cliente, siendo en cada caso las especificaciones distintas. Por ende, los costos no pueden generalizarse y deben agruparse por orden o lote producido.
- Sistema de costos por procesos: La empresa fabrica en serie, por lo cual se puede calcular un costo promedio del producto o servicio, acumulándose, además, los costos por departamento o centro de costos (unidad del negocio que genera costos para la empresa).
Asimismo, podemos distinguir los sistemas de costos de acuerdo con el tratamiento que se da a los costos indirectos:
- Costo por absorción: Los costos fijos y variables forman parte del costo del producto o servicio.
- Costo directo: Solo los costos variables se consideran como costos del producto, mientras que los costos fijos forman parte de los gastos de fabricación. En ese sentido, debemos recordar que la diferencia entre costo y gasto es que el costo se encuentra directamente relacionado con los ingresos de la empresa y se considera una inversión, mientras que el gasto no.
- Modelo de costos ABC: Es un modelo que distribuye los costes con base en las actividades que se desarrollan en la firma. Esto, con relación a los distintos inductores o factores, como la duración y la intensidad de la actividad.
