El control de inventario es el proceso por el cual una empresa administra las mercancías que mantiene en almacén. Esto, con el objetivo de recopilar información de la entrada y salida de los productos, buscando además el ahorro de costes.
Es decir, el control de inventario permite, entre otros fines, llevar el registro de las existencias de la compañía. Así, en base a dichos datos pueden tomarse decisiones, por ejemplo, para que la firma mantengan en lo posible el menor stock inmovilizado, lo cual implica un coste de almacenamiento.
Cabe recordar que con inventario se suele hacer referencia a la materia prima, los bienes intermedios y los bienes finales que ofrece la firma a sus clientes.
Subdivisiones del control de inventario
El control de inventario se subdivide en dos tareas principales:
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- Gestión de inventarios: Su objetivo es mantener la productividad en el manejo de las existencias. Es decir, llevar a cabo todas las tareas en el menor plazo y con el menor esfuerzo posible. Esto se logra, por ejemplo, usando códigos de barras para identificar rápidamente de forma electrónica las mercancías almacenadas. Igualmente, parte de estas tareas es la distribución estratégica de la mercancía, de manera que aquella de mayor rotación se encuentre más cerca a la salida del almacén y pueda ser despachada en menos tiempo.
- Optimización de inventarios: Busca usar de la manera más eficiente los recursos. Es decir, persigue que los resultados financieros sean los mejores posibles, reduciendo costes. Esto se consigue, por ejemplo, calculando (en base a los datos históricos) la cantidad óptima de insumos que deben solicitarse al proveedor, de manera que no quede un exceso de materia prima sin utilizar y que se pueda echar a perder.
Tareas en el control de inventarios
El control de inventarios incluye varias tareas como las siguientes:
- Clasificación de inventarios: Se pueden identificar distintas categorías. Por ejemplo, de acuerdo a la frecuencia de ventas mediante el Análisis ABC.
- Definir máximos y mínimos de stock: En base a la información histórica, la empresa podría determinar la cantidad mínima y máxima de mercancía que debería tener disponible para la venta. Esto, para evitar un exceso en gastos de almacenamiento, pero previendo aumentos inesperados en la demanda.
- Definir la frecuencia con la que se hará la revisión del inventario: En este punto, debemos recordar que existen dos métodos:
- Inventario perpetuo: Se hace un registro diario y permanente de las existencias.
- Inventario periódico: Se determina una frecuencia en la que se efectúa el conteo de las mercancías, por ejemplo, cada semana. Entonces, se destina un tiempo de la jornada laboral a esta labor.
Es importante acotar que, suponiendo que la empresa mantiene un sistema de inventario perpetuo con la ayuda de un software, igualmente es importante realizar un inventario físico. De ese modo, se puede identificar si hay alguna mercancía faltante que pueda haber sido robada o extraviada.
