El inventario físico es el conteo manual de todas las existencias de una empresa. Esto, considerando los insumos, productos en proceso, bienes finales, activo fijo, entre otros.
Es decir, efectuar un inventario físico es similar a organizar un censo sobre la población de un país. Ambos, además, tienen como objetivo servir de base para la toma de decisiones.
Cabe recordar que el inventario fìsico forma parte de la gestión de inventarios.
Importancia del inventario físico
La importancia del inventario físico radica en los siguientes puntos:
- Permite verificar que lo anotado en los registros contables (presumiblemente digitalizados) efectivamente exista.
- Confirma la rotación de los productos, que es la rapidez con la que se venden o circulan los bienes. De esa forma, la administración es capaz de descubrir, por ejemplo, si hay alguna mercancía que está siendo fabricada en un número mucho mayor a su demanda, lo que afecta el resultado de la compañía.
- Revela la pérdidas por productos en mal estado, lo que es particularmente importante en el caso de los perecibles o perecederos. Puede ser, por ejemplo, que la empresa identifique una falla en sus sistemas de refrigeración.
- La compañía puede hallar bienes de capital obsoletos, como maquinaria antigua, a la cual debe dar de baja.
Proceso del inventario físico
El proceso del inventario fìsico implica diversas tareas:
- Informar e involucrar a los empleados.
- Determinar la fecha o días programados para el conteo, buscando en lo posible que sean temporadas de poca actividad en la empresa.
- Limpieza y ordenamiento de los almacenes para facilitar la elaboración del inventario.
- Detallar las características de todos los bienes, principalmente, su categoría (tipo de producto) y su medida (en litros, metros o kilos). Por ejemplo, en el caso de una farmacia, puede clasificarse en antinflamatorios, antibióticos, artículos de higiene personal, entre otros.
- Colocar los productos de acuerdo al sistema de surtido.De esa manera, los artículos podrán movilizarse más rápidamente. Esto implica, por ejemplo, que los empleados que requieran de un insumo determinado para realizar sus labores, lo puedan encontrar cerca a su ubicación.
Valoración del inventario
El inventario fìsico se valora en función a su coste, es decir, al precio de adquisición en el caso de los insumos. Para los productos finales y en proceso, se utiliza cualquiera de los siguientes tres métodos:
- Método de valoración FIFO: El valor del del bien se estima tomando en cuenta que la materia prima utilizada primero es la más antigua del almacén.
- Modelo de valoración LIFO: Es lo contrario al caso anterior. Esta vez los insumos comprados más recientemente son aquellos que se usan para fabricar la mercancía.
- Precio medio ponderado (PMP): Se calcula una media entre el valor de la materia prima registrada al inicio del proceso de producción y la de aquella que fue entrando mientras se elaboraba el bien final.
Por otro lado, el caso de los activos fijos es muy particular porque van perdiendo valor en el tiempo. A esto se le conoce como depreciación.
