Cuentas de orden: qué son y cómo funcionan

¿Qué es una cuenta de orden?

Las cuentas de orden son registros usados para anotar eventos u operaciones que no afectan el activo, pasivo o patrimonio de una empresa. En otras palabras, no cambian la estructura del balance general.

Cuentas de orden: Explicación sencilla

Estas cuentas sirven para registrar transacciones o hechos que, aunque no transforman el balance de la compañía, es importante tener en cuenta. Representan derechos o responsabilidades contingentes, lo que significa que podrían o no concretarse, con cierta incertidumbre.

También, estas cuentas ayudan a monitorear aspectos administrativos, como juicios pendientes o mercancías recibidas en consignación.

La existencia de este tipo de cuentas sigue el principio contable de revelación suficiente. Esto significa que los estados financieros de la empresa deben contener la información necesaria para que terceros puedan tomar decisiones informadas sobre la firma, como comprar o valorar sus acciones.

Tipos de cuentas de orden

Los tipos de cuentas de orden son los siguientes:

• Valores ajenos: Son aquellos que la empresa recibe de terceros. Por ejemplo:
  • Depósito en prenda: En el caso de que una empresa efectúe ventas a crédito, puede solicitar algún bien o documento en prenda a modo de garantía. De ese modo, se asegura la recuperación del crédito otorgado en caso de impago.
  • Mercadería en consignación: Es aquella mercancía recibida por parte de un tercero (consignante) para venderla. Esto, a cambio de una comisión. También es conocida como mercancía de comisión.
• Valores contingentes: Son derechos u obligaciones que están sujetos a una probabilidad. Entre ellos, podemos mencionar los siguientes:
  • Documentos descontados y endosados: Son aquellas cuentas por cobrar cuyo derecho es cedido a una entidad financiera, la cual cobrará la deuda a su vencimiento. A cambio, el titular original de la cuenta recibe liquidez en el presente.
  • Avales otorgados: Es el compromiso de garantizar el pago de la deuda de un tercero. Esto, en caso de incumplimiento por parte de dicho deudor. Es decir, esta obligación se materializa si el prestatario avalado no devuelve el financiamiento recibido.
  • Juicios pendientes: Cuando la empresa ha recibido, por ejemplo, una demanda por parte de un trabajador. Así, si la compañía pierde el juicio, se concretaría una obligación de pago en la que el beneficiario es el demandante.
• Cuentas de registro: Son aquellas que, ya habiendo sido registradas en un asiento contable, se vuelven a anotar con un objetivo de control. Este es el caso, por ejemplo, de la depreciación de un bien cuando la tasa de depreciación aplicada por la firma difiere de la dictaminada por el fisco. Entonces, se registran ambas formas de depreciación.

Formas de registro de las cuentas de orden

Existen dos formas de registro de las cuentas de orden:

• Paralelo: Cuando tanto la cuenta acreedora como la deuda son cuentas de orden, de manera que no figuran en el balance de situación o en la cuenta de resultados.

Por ejemplo, para el caso de una mercancía entregada en consignación, se haría de la siguiente forma:

• Cruzado: Cuando se registra como cuenta deudora una cuenta de orden, a la cual le corresponde como cuenta acreedora una del balance general o de la cuenta de resultados. A su vez, se registrará otro asiento con una cuenta de orden como acreedora y una del balance general, o de la cuenta de resultados, como deudora. En ambos asientos, las cuentas de orden deben tener el mismo monto.

Ejemplo: Para la emisión de acciones se utilizan, primero, cuentas de orden:

Posteriormente, cuando se realiza efectivamente la colocación de acciones, se efectúan los siguientes asientos:

En este caso, vemos cómo se han utilizado cuentas del balance general como el capital social.

Ejemplo de cuenta de orden

La empresa AZY solicita al banco una carta fianza por 10.000 euros con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la orden de un cliente. Entonces, por la entrega de este documento, se registraría el siguiente asiento:

Luego, una vez que se cumple con la orden del cliente, se anotaría lo siguiente:

Un punto importante que no podemos dejar de mencionar es que los saldos de las cuentas de orden se muestran debajo del balance general, como si se tratase de cuentas aparte.