Desarrollo organizacional

Las organizaciones están en constante movimiento y ajustándose a los cambios que el mercado, la legislación local, el medioambiente y la sociedad les exige.

Ello conlleva un trabajo arduo por agilizar sus procesos, distribuir funciones eficientemente, hacer buen uso del tiempo y de los recursos financieros. En este sentido, el desarrollo organizacional tiene la función de generar empresas proactivas, flexibles y adaptativas a los diferentes escenarios que se pudieran suscitar.

La tarea de desarrollar organizaciones requiere de actividades claves y concatenadas que juntas, logren el objetivo de hacerlas más eficientes.

Algunas de las actividades para mejorar la gestión de las organizaciones pueden ser:

• Capacitar a los trabajadores en nuevas herramientas de Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) para un mejor aprovechamiento de la tecnología disponible.
• Realizar reuniones frecuentes pero breves para la atender las contingencias, sin dejar de lado las tareas estratégicas.
• Fijar tareas con plazos de holgura y perentorios, de modo de llevar un control sobre los tiempos de trabajo y entrega de productos.
• Establecer vías de comunicación claras para las diferentes situaciones que se puedan dar. Esto permite a los trabajadores resolver con las personas indicadas un problema en específico y no divagar buscando respuestas en muchas personas.
• Desarrollar experiencias que permitan a los trabajadores de todos los niveles conocer el trabajo que se realiza en las distintas áreas funcionales. Esto contribuye a entender los procesos y generar un ambiente colaborativo.
• Propiciar instancias de intercambio de conocimientos. Por ejemplo, entre trabajadores jóvenes con otros con más experiencia, y viceversa. Este intercambio de saberes permite acelerar experiencias y anteponerse a problemas frecuentes.
• Promover hábitos de salud, deporte y recreación, para una organización saludable.

Las empresas con desarrollo organizacional son más ágiles y proactivas. Por el contrario, las empresas que no desarrollan, ni actualizan sus organizaciones, son lentas, reactivas, y se encuentran constantemente “apagando incendios”, producto de su gestión poco fluida.

Una causa de las empresas sin desarrollo organizacional es tener “grasa” en sus procesos. Esto se refiera a que existen muchos trámites o acciones que no sirven para nada, y que sólo gastan tiempo en la cadena de gestión interna.

Un ejemplo de empresas sin desarrollo organizacional, son las instituciones públicas, ya que, al manejar recursos públicos, estos deben ser autorizados por muchas personas antes de efectuarse el gasto, razón por la que una gestión puede demorar días.

Imagínate que para efectuar un trámite de compra o contratación de un servicio, debes contar con la autorización de un jefe de planificación, un jefe de administración, un encargado de compras, y la autoridad competente.

Si uno de ellos se enferma, la estructura burocrática busca necesariamente una subrogancia que se responsabilice por esa gestión. La persona que asume esta subrogancia no está en conocimiento de esta compra, por lo que solicita información antes de firmar.

En ese proceso la compra se detiene dos días, hasta que lo firma y pasa a la autoridad. La autoridad no se encuentra y quien debiese subrogar tampoco tiene conocimiento de la compra, y una vez que toma conocimiento, decide consultar directamente a la autoridad titular, si es que esta compra es de carácter urgente o no y si da el visto bueno para su firma.

Bien, aquí se presentó una situación que ocurre a diario en diferentes instituciones públicas y que hace que su gestión sea mucho más lenta que el de una empresa privada.

Ahora bien, si los Gobiernos invirtieran en tecnología que permita visar estos documentos, por medio de una firma digital, una autorización a distancia o un dispositivo que reemplace al papel, sin duda los procesos de gestión pública serían mucho más rápidos. Y, en consecuencia, la ciudadanía podría recibir los beneficios del estado de manera mucho más rápida.

Estas instituciones tienen un gran desafío de desarrollo organizacional, lo que han atendido por medio de compromisos de desempeño para mejorar su gestión interna.

En tanto, en las empresas privadas la solución de este problema radica en la voluntad de los dueños, el directorio, o la gestión que los gerentes y directores de empresas puedan realizar para mejorar este aspecto, entendiéndolo como un factor clave en la estrategia empresarial.