Los gastos de representación tienen como objetivo principal mejorar o apoyar la imagen empresarial con una finalidad comercial ante clientes, proveedores y cualquier agente que sea susceptible de beneficiar a la empresa.
Estos gastos están limitados a nivel fiscal, ya que no todos los gastos que se realicen en base a este concepto se pueden deducir.
Los gastos de representación sirven como apoyo a la labor comercial de cualquier negocio, pueden tratar desde estancias en hoteles hasta regalos de empresa. El valor añadido de estos suele marcar un componente diferencial frente a la competencia, puesto que al comprar un mismo producto o servicio con un precio y calidad similares lo único que queda por potenciar es la confianza e imagen de marca que se posea. Ahí es donde los gastos de representación juegan un papel fundamental para decantar la venta por un lado u otro.
Tipos de gastos de representación
Como bien se ha mencionado anteriormente, no todos los gastos que una empresa considere que son de representación pueden utilizarse para la deducción de impuestos. En este apartado vamos a diferenciar qué gastos se pueden considerar de representación frente al fisco y cuáles no, en base a la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
Gastos que no podemos deducir fiscalmente:
- Juego.
- Donativos.
- Retribución de los fondos propios.
- Las operaciones con los denominados paraísos fiscales.
- Multas y sanciones penales o administrativas.
Gastos que sí podemos deducir fiscalmente:
- Relaciones públicas.
- Los gastos correlacionados con los ingresos.
- Promoción directa o indirecta de servicios y/o productos.
- Usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa.
Ejemplos prácticos de gastos de representación
A continuación vamos a exponer varios ejemplos para identificar qué gastos se podrían deducir o no:
- Ejemplo de relaciones públicas: un inversor extranjero quiere invertir en nuestra empresa, y nos comenta que le apasiona la cultura española y lo que esta le interesa. Si pagamos su estancia de hotel, le invitamos a un partido de fútbol o le hacemos un regalo de empresa, es probable que se lleve mejor recuerdo de nuestra empresa que si hubiéramos omitido cualquier signo de hospitalidad. Siempre midiendo que los gastos justifiquen un retorno significativo.
- Ejemplo de usos y costumbres: nuestra plantilla de la fábrica de vehículos ha rendido muy bien este año y ha habido una buena relación entre la productividad y la rentabilidad. En consecuencia se quiere seguir obsequiando a los empleados con la tradicional cesta de navidad. Continuar con dicha costumbre refuerza la imagen y recompensa a los mejores embajadores de la propia empresa, los empleados.
- Ejemplo de juego y donativos: existe un escenario en el que se va a producir la venta de nuestra empresa a un inversor, y optamos por llevarle al casino más cercano y realizar simultáneamente donativos. En este caso está bastante claro de cara a la ley que no son gastos que se puedan deducir aunque en la contabilidad de la propia empresa figuren como gastos de representación.
En definitiva, hay que tener cierta cautela con los gastos de representación, ya que técnicamente podemos meter en este particular “saco” prácticamente cualquier gasto. Sin embargo, en el momento de poder deducirnos fiscalmente dichos gastos el abanico se reduce a prácticamente los gastos que sí tienen una cierta lógica.
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