Reducir costes es una práctica integrada en el ADN de toda empresa. Hoy en día tenemos que luchar por ser cada vez más competitivos. Aligerar los procesos, apostar por la innovación, la optimización de los recursos, el uso de las TICs (Tecnologías de la información y comunicación) son algunos de los puntos clave que conforman el índice del manual del empresario.
Una aplicación de las TICs al mundo de la empresa es la gestión de documentos, que reduce costes y tiempo.
Una empresa maneja un gran número de documentos, los cuales pasan de un departamento a otro según sean requeridos o se guardan si es necesario para poder rescatarlos cuando convenga. Por tanto, tener un orden de clasificación es de vital importancia. Estos documentos se acumulan cada vez más, ocupando un espacio y haciendo de las labores de archivo una tarea rudimentaria. Demasiado papel que podría reducirse con la informatización, beneficiando al medio ambiente y a la propia empresa.
La solución viene de la mano de las TICs, evolucionemos e informaticemos el papeleo de la empresa. Una buena gestión de documentos va a hacernos ahorrar en costes y riesgos de almacenamiento de los mismos, además de facilitar la transmisión y el uso de la información.
Veamos más a fondo en qué consiste esta gestión de documentos.
Se trata de externalizar las tareas asociadas a los documentos de la empresa. Una compañía especializada va a ser la encargada de ellas.
¿Qué servicios ofrece una empresa dedicada a la gestión de documentos?
En primer lugar, libera espacio de tus estanterías. Custodia en sus almacenes todos esos documentos que no se necesitan a diario pero que se deben guardar. Que un día los necesitas, puedes disponer de ellos sin problema. Son clasificados de forma que en caso de requerirlos se encuentren con facilidad.
Otra ventaja es la digitalización de los documentos que uno mismo crea preciso y su introducción en la base de datos de la compañía especializada, desde donde poder disponer de los archivos en cualquier momento y con gran facilidad (clasificados por diferentes campos) desde cualquier terminal autorizado y trabajar con ellos con mayor rapidez.
Otro servicio que ofrecen estas compañías es la destrucción segura de los documentos que ya no se necesitan. Puede parecer una tarea simple pero si liberas espacio estás reduciendo costes y de esto se trata.
En definitiva, sumarse al carro de la gestión de documentos es apostar por aligerar los procesos. En la actualidad, cada vez cobra más importancia porque las compañías se están dando cuenta que para sobrevivir a la feroz competencia no solo hay que innovar en el producto o servicio final sino también en su propia estructura para ser más eficientes.
