Indicadores de gestión

Gracias a los indicadores de gestión es posible interpretar lo que está sucediendo, conocer la magnitud de desviación de una meta y a partir de ello poder tomar medidas correctivas o en su caso preventivas.

Los puntos más destacados que reflejan la importancia de los indicadores de gestión son los siguientes:

• Apoya la planificación de políticas en la organización.
• Proporcionan información esencial para la toma de decisiones, en un estilo administrativo y basado en hechos.
• Miden los progresos a lo largo del tiempo.
• Promueve la trasparencia las actividades de toda la organización, al comunicar cómo se medirán los resultados y cuáles son los objetivos a alcanzar.
• Fomenta la motivación en los miembros de la organización, porque les brinda información sobre los objetivos que se debe alcanzar e incluso pueden implementarse incentivos al cumplimiento de metas.
• Orientarse al mejoramiento continuo, al dar origen a procesos de innovación para resolver situaciones de no conformidad.

Tomando en consideración que la gestión está relacionada con la capacidad de administrar (delinear acciones específicas para que se logren los objetivos planeados); es entonces que los indicadores deben medir ese proceso.

Para que sea considerado un indicador de gestión, es necesario que cumpla con ciertos requerimientos mínimos, como lo son:

• Utilidad: Selección de datos relevantes, congruentes y consistentes, para que reflejen realmente la situación de la organización y la perfilen a lo que se desea lograr.
• Accesibilidad: Un indicador de gestión debe ser compartido entre los usuarios y enterar a toda la organización; para que puedan conocer qué se mide, por qué se mide y la importancia que esto tiene; lo que permitirá que ellos se comprometan en las metas.
• Simpleza: Generación de datos de bajo costo, tanto en el tiempo como en el empleo de recursos.
• Facilidad: Que permita de manera sencilla, reflejar el hecho a analizar y mostrar la desviación con relación a lo deseado.
• Temporalidad: Debe tener la capacidad de medirse en periodos de tiempo de manera sistemática, para que muestre datos históricos comparativos. (por ejemplo; diario, semanal, mensual, trimestral, anual, etc.)
• Oportunidad: La recolección y preparación de datos para su análisis, debe procesarse de manera ágil con relación al tiempo, para que permita tomar decisiones correctivas que faciliten llegar a objetivos en vez de medidas que remedien un conflicto.
• Unidad de medida del indicador: Define cómo se medirá el indicador. Por ejemplo número, porcentajes, tasas, etc.

Existen muchas metodologías para establecer un indicador. Por ejemplo, están los que se enfocan en los resultados generales de una organización, los que se miden en función del tiempo, los que miden la operación o los que miden la estrategia. Es por ello que, debe dar respuestas a interrogantes como:

• ¿Qué se hizo?
• ¿Cómo se hizo?
• ¿Para qué se hizo?
• ¿Cuál fue el resultado?

Y dado que los indicadores de gestión se emplean para guiar a la organización al logro de objetivos en el momento de su construcción, es necesario que cumpla con ciertos elementos, éstos son:

• Objetivo: Cuál es el propósito de la medición por ejemplo eliminar, minimizar, maximizar, etc.
• Valor de referencia: Dato con el que se compara. Pueden ser históricos o estándares; puede ser con respecto al requerimiento de usuarios, clientes o proveedores; con respecto a la competencia, etc.).
• Confiabilidad: Los datos deben tener la cualidad de ser certeros. Es decir, totalmente acordes a la realidad.
• Fórmula: Es necesario contar con procedimiento matemático con el cual se calculará el indicador.
• Fuente: Origen de la información que puede ser utiliza para construir el indicador.
• Responsable: La persona o área encargada de consultar, procesar la información y presentar el indicador.
• Rango de gestión: Valores máximos y mínimos que puede tomar el indicador. En algunos casos se definen empleando colores como los del semáforo para identificar fácilmente los niveles y la toma de decisiones. A continuación, un ejemplo de valores:

Dependiendo de lo que se pretende medir y lo que se pretende lograr, los tipos de indicadores de gestión pueden ser clasificados como tácticos, estratégicos, operativos, compartidos o interrelacionados, de eficiencia, eficacia o de efectividad.

Los indicadores de gestión pueden calcularse para entender procesos, definir responsabilidades, medir comportamientos, delegar, identificar problemas u oportunidades.