Sistema de información

Un sistema de información está conformado por una serie de datos vinculados entre sí para conseguir un objetivo común.

Un sistema de información tiene como principal objetivo la gestión, y administración de los datos e información que lo componen. Lo importante es poder recuperar siempre esos datos, y que además se tenga un fácil acceso a ellos con total seguridad.

Los componentes del sistema de información, permiten una serie de procesos que consisten en: la entrada de los datos, la gestión y el procesamiento de estos, el almacenamiento y la salida para todos aquellos interesados que deseen tener acceso a este tipo de información.

Los elementos del sistema de información trabajan de manera conjunta y con los mismos objetivos para conseguir el uso y la correcta administración de cualquier información concreta.

Cómo funciona un sistema de información

Esta es la metodología habitual:

• La entrada de la información. En este paso se da entrada a la información de manera automática o manual, dependiendo de la técnica que se utilice para incluir los datos. Las manuales las introduce directamente el usuario, las automáticas se gestionan a través de información recibida o proveniente de otro tipo de áreas y módulos. Las formas de entrada más habituales de registros y datos son las siguientes: códigos de barra, el teclado de un ordenador, cajas registradoras, sistemas de voz, un escáner, entre otros.
• El procesamiento de la información registrada. En el sistema existen una serie de operaciones y acciones que previamente se han configurado y establecido. Una vez que se ha producido la entrada de la información se procede a transformar esos datos en información requerida para la toma de decisiones, valoración, investigación y análisis para llevar a cabo un balance o visión general en función de los contenidos que resultan de este proceso.
• El almacenamiento de la información. Esta opción permite que la información quede registrada en el sistema, en un ordenador, por ejemplo. De esta forma, si quiere revisarse o acceder a ella cuando se requiera, siempre estará almacenada y accesible para las tareas que se requieran. En los ordenadores suele almacenarse en discos duros interno, o extraíbles, o incluso en los CDs habituales, aunque su utilización suele ser menor, y en muchos ordenadores se ha dejado de incluir el soporte para ellos.
• La salida de la información. En este caso la información que está incluida en un determinado soporte y previamente procesada, facilita a un usuario a que tenga acceso a ella y pueda sacarla a través de diferentes dispositivos como: usb, impresoras, sistemas de voz, entre otros.

Los sistemas de información más destacados

Estos son los principales sistemas que existen:

• Sistemas de información en marketing y comunicación. Su principal objetivo es la venta y promoción de artículos. La creación de información y datos para que se puedan dar a conocer este tipo de artículos y sean de interés para el público.
• El sistema de información administrativa (MIS). Es uno de los más importantes, y se basa en proporcionar la información más destacada y relevante que necesita la empresa para la toma de decisiones, y valoración de datos para llevar a cabo un plan de acción posterior en base a esta recogida de documentos.
• El sistema de procesamiento de transacciones (TPS). En este caso los datos aquí se incluyen son los referidos a las actividades comerciales de la empresa.
• El sistema de apoyo a ejecutivos (EIS). Destinado especialmente a aportar información y datos relevantes para la toma de decisiones estratégicas en concreto.
• El sistema para la toma de decisiones en grupo (GDSS). La información tiene como objetivo ser compartida entre los componentes del grupo para que se faciliten las tareas de trabajos y la cooperación entre todos.
• El sistema de información para expertos (EDSS). En este caso lo que se trata de conseguir es compartir datos de interés entre determinados segmentos y especialistas para valorar esa información destinada a ellos.