Análisis de procesos

El análisis de procesos es una metodología que describe los diferentes pasos que integran un proceso.

Es importante destacar que analizar cada uno de los pasos del proceso es fundamental porque algunos de ellos agregan valor y otros solo producen desperdicio. El análisis permite identificar esos pasos que resultan negativos para el funcionamiento de la empresa. Lo que se busca al realizar un análisis de procesos es reducir o eliminar los pasos que producen desperdicio.

Por otro lado, conocer y comprender cómo están operando los procesos ayuda a mejorar y asegurar la competitividad de la empresa. Esto, dado que permite examinar en forma general cómo están operando los procesos e incluso se pueden obtener datos numéricos. Estos datos proporcionan indicadores del tiempo requerido del proceso, el monto del desperdicio, cuántas personas están involucradas y el costo requerido.

En definitiva, lo que se busca al realizar un análisis de procesos es separar los pasos que forman los procesos. Luego, estudiar separadamente cada paso, para finalmente determinar si está funcionando adecuadamente, o de lo contrario buscar cómo mejorarlos.

Conceptos importantes en el análisis de procesos

Antes que nada, los conceptos más significativos que se deben dominar para comprender mejor un análisis de procesos son:

¿Qué es un proceso?

Un proceso es un conjunto de pasos o actividades relacionadas con el fin de lograr un resultado determinado. Todo proceso implica una serie de entradas, las cuales son transformadas para obtener unas salidas. Las salidas corresponden al fin o resultado esperado.

¿Qué es análisis?

Ahora bien, el análisis es un método que consiste en identificar los componentes que integran un todo o una unidad. Luego se procede a separar cada uno de los componentes. Cada componente se debe examinar detalladamente para conocer sus características, su naturaleza y cómo es su funcionamiento.

Pasos para elaborar un análisis de procesos

Los pasos principales para realizar un análisis de procesos son los siguientes:

1. Identificación de los procesos

Para empezar a realizar un análisis de procesos, primero se deben identificar los procesos que provoquen algún tipo de problema. Esto, con el propósito de poder mejorarlos. Los procesos que deben mejorarse serán aquellos que no estén cumpliendo con los objetivos establecidos.

2. Designar el equipo de trabajo

Luego que han sido identificados los procesos que serán objeto de mejora, el siguiente paso es designar el grupo de personas que deberán revisarlos y analizarlos. Lo más adecuado será elegir aquellas personas que conozcan de los procesos o que tengan relación con ellos.

El equipo de trabajo deberá estar conformado por:

• Una persona que asuma el papel del líder del equipo.
• Un ejecutivo de la empresa que tenga capacidad de decisión.
• Un grupo de trabajadores familiarizados con el proceso.
• Trabajadores de otros departamentos que quieran seguir de cerca las mejoras.

3. Elaborar un diagrama de procesos

En seguida se procede a la elaboración de un diagrama de procesos. Este diagrama facilita visualizar gráficamente el proceso objeto de mejora. El diagrama permite entender el proceso de manera sencilla y responsabilizar a cada miembro del equipo de las tareas que deben realizar. En este paso es conveniente definir las fechas de inicio y de finalización del análisis del proceso.

4. Conocer la situación actual del proceso

Este paso permite conocer como se está desarrollando un proceso. Posteriormente se debe buscar la manera óptima de implementarlo para que se obtengan mejores resultados. Para lograr una mejora del proceso es importante conocer las opiniones de los trabajadores involucrados. También es necesario revisar los datos numéricos de la eficiencia del proceso, cuál es el objetivo final del proceso y los obstáculos que lo puedan estar afectando.

5. Determinar los aspectos de mejora

Después de conocer el desempeño actual del proceso, es importante determinar cuáles son los aspectos que deben ser objeto de mejora. Los aspectos por mejorar deberán correlacionarse con los objetivos esperados del proceso.

6. Rediseñar el proceso mejorado

Finalmente, luego de llevar a cabo todos los pasos anteriores, se rediseña el nuevo proceso mejorado. Este rediseño es posible realizarlo con toda la información que se ha ido obteniendo a lo largo de los pasos mencionados. El rediseño del nuevo proceso deberá estar enfocado en el logro de los objetivos. Si se obtienen los objetivos esperados, el análisis es exitoso y la empresa se desempeñará de manera más eficiente.

Beneficios de realizar un análisis de procesos

Sin duda, el objetivo de realizar un análisis de procesos no es únicamente la recolección de datos y de información. Lo importante es que los datos y la información obtenida se puedan utilizar para realizar las mejoras correspondientes y necesarias en los procesos. De lo contrario, solo se estaría desperdiciando tiempo, esfuerzo y recursos.

Los beneficios que se pueden lograr con el uso de esta metodología son:

• Mejorar la calidad de los procesos.
• Incrementar la eficiencia de la empresa.
• Disminuir los costos de los procesos implementados.
• Simplificar el trabajo y las actividades.
• Lograr que el trabajo en general sea más eficiente y seguro.

Tipos de análisis de procesos

Los dos tipos de análisis de procesos más importantes son:

• Análisis de tareas de procesos: En el análisis de tareas de los procesos el enfoque principal son las actividades y tareas que realizan las personas. Por lo tanto, lo más importante en este análisis son las personas o lo que hacen.
• Análisis de productos del proceso: El análisis de producto se centra en lo que se le puede hacer a un objeto. Lo más importante es el objeto o lo que se le puede hacer.

Desde luego, en el análisis se puede encontrar el orden de los pasos de todo el proceso. Estos pasos y su orden correspondiente se pueden representar en forma gráfica utilizando una simbología específica.

Hoja de trabajo para el análisis de procesos

Generalmente, para poder realizar un análisis de proceso se puede utilizar una sencilla hoja que debe tener las siguientes columnas:

• Número: Aquí se anota el número correspondiente a cada uno de los pasos del proceso, según el orden requerido.
• Pasos: La columna de pasos se utiliza para anotar y describir cada uno de los pasos que deben seguirse en un proceso.
• Flujo: En la columna de flujo se coloca la simbología utilizada para visualizar el flujo del proceso.
• Tiempo: En esta columna se utiliza una unidad de medida de tiempo adecuada para registrar el desempeño de cada paso.
• Símbolos gráficos: En este apartado se representan por medio de símbolos el orden correcto de cada uno de los pasos del proceso.

La hoja de trabajo de análisis de procesos quedará representada de la siguiente forma:

Para terminar, concluimos diciendo que el análisis de procesos es una metodología de mucha utilidad para cualquier empresa, puesto que cuando se hace un análisis adecuado de procesos es muy sencillo identificar y evaluar todos los pasos que son objeto de mejora en los procesos que presentan algún tipo de problema. Además, ayuda a tomar decisiones para implementar el rediseño de procesos que deben ser mejorados para que se puedan lograr los objetivos.