La automatización de procesos consiste en la optimización de tareas o actividades vía software. Estos procesos deberán ser eficientes, reducir costes y tiempos de ejecución.
Es decir, las tareas que son objeto de automatización suelen ser actividades manuales repetitivas y fáciles de realizar. Por lo que aquellas que se consideren dinámicas o necesiten de algún tipo de intervención analítica excesivamente avanzada, no se podrá automatizar.
El proceso por el cual una empresa puede convertir una tarea manual a una tarea automatizada puede consistir de forma resumida en el siguiente:
La automatización de procesos es sinónimo de eficiencia en términos económicos, pero también está suponiendo el ocaso de multitud de profesiones que con el tiempo van desapareciendo.
Ventajas y desventajas de la automatización de procesos
En torno a la automatización de procesos se encuentran varias ventajas y desventajas, dependiendo del punto de vista.
Si lo vemos desde una perspectiva meramente económica y empresarial, es toda una ventaja lograr una mayor eficiencia porque ello conlleva a una reducción de costes. Ello supone que en un mercado de competencia perfecta se pueda dar una reducción de precios en el producto o servicio ofertado.
Por otra parte, desde el punto de vista social y humano la automatización de procesos supondrá que algunas profesiones dejen de existir o que en su defecto, posean menos relevancia.
Para poder hacer balance entre las ventajas y desventajas, se exponen las siguientes ventajas:
- Reducción de costes y tiempos de ejecución de tareas.
- Aumento de la eficiencia y la productividad empresarial.
- Digitalización y seguimiento específico de uno o más procesos.
- Aminoración de errores de procedencia humana.
- Creación de puestos de trabajo especializados en la materia.
Teniendo en cuenta las ventajas no parece que la automatización de procesos tenga hándicap alguno, pero lo cierto es que presenta algunas desventajas a tener en cuenta:
- Podría necesitar una fuerte inversión inicial.
- Aparición o acentuación del riesgo tecnológico en la empresa.
- Posible existencia de errores en cadena.
- Destrucción de puestos de trabajo básicos.
Haciendo balance entre las ventajas y desventajas, si observamos en ocasiones anteriores a nivel histórico podemos llegar a la conclusión que la automatización de procesos va en línea al imparable progreso tecnológico. Al igual que en el caso del automóvil y el caballo, si bien la aparición de los vehículos acabó con una economía basada en el transporte a caballo, el automóvil posibilitó realizar casi las mismas tareas de forma más eficiente.
Se cambiaron pues adiestradores por mecánicos, y puestos de venta de paja por gasolineras. En otras palabras, el progreso bien ejecutado trae consigo un aumento de la riqueza social.
Ejemplos de automatización de procesos
Dependiendo del sector o campo profesional, la automatización de procesos se ha llevado a cabo de las siguientes formas:
- Marketing: El denominado ‘marketing automation’, es la automatización aplicada al conjunto de procesos de datos relacionados con los consumidores. Usualmente en los departamentos de marketing están siendo claves de cara a entender y anticiparse a los comportamientos del consumidor. Otras aplicaciones son el envío masivo de e-mails segmentados de forma automática, en lugar de enviarlos de forma manual.
- Finanzas: En las finanzas la automatización de procesos funciona mayormente con las tendencias de precios del mercado bursátil o en su caso, de la propia contabilidad interna de la empresa. Ejemplos son la compraventa de productos financieros de forma automática llegados a un cierto precio.
- Industria: Este es un sector en el cual las actualizaciones y adelantos tecnológicos se suelen acoplar de forma temprana. El motivo radica en su naturaleza de gran volumen de ventas. Es decir, un pequeño ahorro o reducción de coste puntual en una gran cadena de montaje supondrá un gran ahorro. Esto es debido a que este se repetirá tantas veces como se ejecute el proceso, por lo que supondrá una ventaja competitiva frente a competidores que tendrán menos margen.
En resumen, estos son algunos de los sectores que pueden verse involucrados en la automatización de procesos, pero no todos tienen que estar ligados a lo digital y tecnológico.
Ejemplo de ello son las estrategias o metodologías ágiles, las cuales son procesos que guían y establecen reglas que potencian la comunicación y los procesos en torno al capital humano, es decir, en torno al personal de la empresa.
