El control interno es un procedimiento que se enmarca en el control de recursos y activos de una empresa, y sirve para llevar un registro sobre su actividad y trazabilidad.
Las empresas en la medida que van creciendo, se les hace cada vez más difícil realizar el seguimiento sobre lo que ocurre con sus recursos, sus activos, sus herramientas, y las personas.
Es por esto, que se ha hecho necesario establecer un mecanismo que permita dejar registro sobre el uso de estos recursos, como también, sobre las actividades.
Ejemplos de control interno en recursos financieros y bienes
Algunos usos del control interno aplicable a bienes, son los chequeos de entrada y salida de vehículos de propiedad de la empresa. Con esto se controla la actividad del vehículo, el desgaste, consumo de combustible y persona responsable de él.
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Cuando se ocupan vehículos de la empresa, los conductores deben llevar consigo una bitácora donde se registre el inicio y término del trayecto, junto a las horas de cada hito.
Otro ejemplo, es el control de inventario de materiales en bodega. Los sistemas FIFO y LIFO requieren necesariamente de un chequeo de control interno para saber fechas y tipos de material o existencias. Es un insumo contable, que podría servir también para la depreciación de bienes.
En cuanto a los recursos financieros, se efectúa un control interno antes de ejecutar un gasto, por ejemplo, en los GAV (Gastos de Administración y Ventas) que son derivados de las tareas propias de estas funciones. Sin embargo, debe controlarse para no exceder de lo necesario para esta ejecución durante el periodo.
Por ejemplo, si para un mes de ventas se requiere comprar hojas de papel, lápices y tinta para impresora, el control interno debería tener un estimado de lo que se gasta mensualmente y cotejar esto todos los meses, para resguardar ese margen de gasto.
Respaldos del control interno
Así como se realiza un registro instantáneo de los recursos y actividades, es importante archivarlo para generar un expediente respecto a cada elemento controlado.
Existen diferentes softwares de control interno que las empresas pueden contratar, o bien, una planilla de Microsoft Excel es suficiente, si es que está ordenada.
Para evitar pérdidas, se pude comprar una nube virtual de almacenamiento y subir allí estos archivos para evitar su extravío.
Si se tiene además el respaldo en papel con firmas de responsabilidad, es conveniente digitalizar estos documentos. Por ejemplo, por medio del scanner y posterior vaciado a carpetas digitales.
Responsables de control interno
Las personas responsables de las acciones de control interno deben ser ordenadas, organizadas y con capacidad para trabajar en escenarios de alta demanda, ya que por ejemplo, podrían tener el control de muchos elementos al mismo tiempo: el control financiero de gastos, el control de existencias, el control de uso de bienes de la empresa, y el control de entrada y salida de personas.
Si algo falla en este proceso de registro, podrían producirse desviaciones en la realidad operativa y capital de la empresa, respecto a sus activos. Es por esa razón que el control interno debe ser parte de un sistema de operaciones ordenado y encadenado.
El control interno entrega un valioso apoyo a la gestión operativa de la organización, asegurando procesos de trazabilidad transparentes y seguros.
Por ello su importancia radica en que las empresas, independiente de su estructura y tamaño, implementen algún sistema de control interno, a fin de llevar un mejor registro sobre sus activos y puedan diagnosticar dónde se producen desviaciones de tipo logístico, para así mejorar constantemente los procesos en su cadena de valor.
