El inventario de existencias es un registro de todas las mercancías que forman parte de la actividad económica de una empresa. Así, se incluye los bienes disponibles para la venta, los insumos y los productos que aún no finalizan su fabricación.
Este inventario tiene como objetivo mantener la integridad de las propiedades de la compañía y anotarlas correctamente en su balance de situación.
Características del inventario de existencias
Entre las principales características del inventario de existencias destacan:
- Comienza desde que los artículos ingresan a la empresa, reportando la factura entregada por el vendedor y las cuentas a pagar, en caso sea una compra a crédito.
- Debe contrastarse el inventario de existencias con el inventario físico. La diferencia es que el primero muestra el resultado de los sucesivos registros en la contabilidad. En cambio, el segundo es un conteo manual que se efectúa en un momento determinado. Para explicarlo mejor, supongamos que, luego de su última venta, la empresa AZ anota una salida de diez artículos de sus almacenes. Si antes de esa operación, su inventario era de cien unidades, deberían quedarle 90. Sin embargo, puede ser que esto no coincida con lo observado en los depósitos, por ejemplo, 80 unidades.
- Al realizar la comparación explicada en el punto anterior, se puede identificar si se están generando daños o robos en alguna parte del proceso de producción.
- En el inventario deben detallarse las características de las mercancías y su costo, para el cual usualmente se consigna el precio de compra al proveedor. Para los productos en venta(o en proceso de fabricación) se utilizan otros métodos. Estos son tres: Método de valoración FIFO, Modelo de valoración LIFO y Precio medio ponderado (PMP).
Tipos de inventarios de existencias
Existen dos tipos de inventarios de existencias:
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- Inventario periódico: Es un sistema que se aplica en comercios con mercancías de bajo valor y donde no se usa caja registradora. La metodología consiste en no consignar automáticamente todos las productos que van saliendo. Este es el caso, por ejemplo, de un puesto de periódicos.
- Inventario perpetuo: El negocio tiene un registro diario de las existencias. Para ello, se utiliza normalmente un programa computarizado. Así, se anotan todas las entradas y salidas de bienes conforme la empresa va efectuando la respectiva compra o venta.
Errores
Cuando hay un error en el inventario de existencias, debe efectuarse la corrección respectiva en el balance general y en la cuenta de resultados.
Por ejemplo, imaginemos que al realizar el inventario físico se descubre que las mercancías en almacén son menores a las que registraba la contabilidad. Específicamente, la diferencia es de veinte unidades con un costo de US$ 7 cada una.
Entonces, se reportará una pérdida en la cuenta de resultados que disminuirá en US$ 140 la utilidad neta de la empresa. Asimismo, el activo no corriente de la firma se reducirá por ese mismo valor.
