Gestión de procesos

La gestión de procesos es la administración y mejora constante de los procesos productivos de un negocio.

Cuando hablamos de la gestión de procesos, nos referimos directamente a los procesos productivos. Estos incorporan distintas áreas de conocimiento que van desde la economía, ingeniería y marketing, hasta la psicología y el comportamiento humano.

La gestión de procesos busca constantemente la eficiencia en todos sus procesos productivos, razón por la que evalúa e implementa medidas que contribuyan a este objetivo.

¿Qué herramientas existen para mejorar procesos?

Cualquier herramienta que permita analizar y tomar medidas sobre un proceso es útil. Aquí algunas de las más conocidas y enseñadas en las escuelas de negocios.

• FODA o DAFO: Primero identifica Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. Hasta ahí es análisis. Pero si se utilizan las fortalezas para contrarrestar las Amenazas y se toman las Oportunidades para paliar las debilidades, es una mejora de proceso.

• CANVAS: Herramienta para identificar y mejorar los procesos internos y externos de un negocio.

Estas herramientas están más ligadas al desarrollo comercial de una empresa, pero también existen otras que aportan a la optimización de procesos industriales, donde la ingeniería ha jugado un rol fundamental, a través de sistemas que buscan la mejor solución. Por ejemplo, la programación lineal, donde por medio un gráfico se establece una región factible y finalmente aplicando una herramienta denominada SIMPLEX, se encuentra el punto con la mejor solución.

El SIMPLEX es de uso común en la Ingeniería Industrial y como toda buena herramienta, se ha digitalizado y es posible encontrarla gratuitamente en internet para uso académico y comprando licencias para uso empresarial.

Diferencia entre gestión de procesos y control de gestión

El control de gestión monitorea procesos que son llevados principalmente por personas, por ejemplo, las ventas. A esta gestión se le asignan indicadores de seguimiento, pero el desempeño tiene relación únicamente con las personas.

La gestión de procesos involucra procesos que, si bien, pueden ser liderados por personas, también son construidos por medio de la sistematización industrial. Por ejemplo, medir el desempeño de un software ERP y decidir cambiarlo porque las características de la empresa demandan mayor eficiencia y envergadura.

La reingeniería también es parte de la gestión de procesos y significa deshacer todo para construir desde cero; procesos llevados por personas y por máquinas.

Por ejemplo, cambiar la estructura organizacional de una empresa es gestión de procesos, porque se identificó que es demasiado rígida y burocrática, con procesos que no aportan valor y generan “grasa”, lo que se traduce en pérdidas de tiempo y dinero.

Si a esa reingeniería se aplican también nuevos recursos en conocimientos, capacitación y software modernos, la compañía debería cambiar su desempeño de manera estructural para alinearse a lo que el mercado está demandando.

Desde el marketing la gestión de procesos establece equilibrio entre lo que se gasta y lo rentable de las acciones de marketing.

Es algo complejo, porque el marketing es una de las cosas más difíciles de medir con exactitud, pero sí pueden hacerse comparaciones entre campañas implementadas en diferentes periodos y analizar qué tipo de campañas fueron las más apropiadas según la respuesta de ventas.

Resumen de la gestión de procesos

En síntesis, la gestión de procesos es una práctica constante de las empresas por mejorar sus procesos productivos en todos los ámbitos, sean estos llevados únicamente por personas, o también entre personas y máquinas.

La evaluación de estos resultados, al igual que en cualquier tipo de control debe tener asociados indicadores de desempeño para no sesgar las decisiones en torno a la eliminación o corrección de un proceso.

En definitiva, la gestión de procesos se dedica a trabajar sobre ellos y el control de gestión a supervisar que se ejecutan de forma correcta.